G2KA Sistemas
09/16/11 10:54 AMNota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e)
O Grande Desafio
O grande desafio da Nota Fiscal de Serviços eletrônica está na adequação dos sistemas aos vários modelos de integração dos municípios. Este é um grande complicador para as empresas de desenvolvimento de softwares e empresas contribuintes que possuem suas unidades em diversos municípios.
O G2KA NFS-e abstrai dos contribuintes, e empresas de desenvolvimento de softwares, a preocupação com os detalhes técnicos e as regras de negócio específicas da NFS-e em cada município. Ele efetua toda a comunicação com os ambientes das Prefeituras, permitindo assim que as empresas continuem desempenhando apenas as atividades relacionadas à sua área de atuação.
Atendimento a Legislação
Cada município tem a liberdade de criar suas regras e definir os requisitos de emissão do Documento Eletrônico (NFS-e). Diante disto, o modelo de emissão pode variar de acordo com cada Prefeitura. Com o G2KA NFS-e é possível atender as diferentes exigências legais definidas nos Projetos de Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) de cada município.
Ele presta suporte completo ao gerenciamento na transmissão dos RPS (Recibo Provisório de Serviços) e das NFS-e. Não é necessário que o software de gestão identifique as particularidades de cada Prefeitura, pois o layout de integração com o G2KA NFS-e é único, seja padrão ABRASF, padrão próprio da Prefeitura ou outro modelo qualquer. É o G2KA NFS-e quem formata as informações e gera os arquivos de conforme os requisitos de cada Prefeitura.
Maior Cobertura Nacional em NFS-e
A solução desenvolvida pela G2KA Sistemas permite a integração com qualquer sistema de Gestão Empresarial (ERP), facilitando assim a adequação das empresas ao modelo eletrônico de emissão. Por reduzir os impactos nas soluções de ERP e no modelo operacional de faturamento das empresas, o G2KA NFS-e já foi adotado por várias empresas de software e está integrado a mais de 30 diferentes Sistemas de Gestão (ERP).
Atualmente há cerca de 500 cidades que já possuem a NFS-e ou que estão em fase de implantação do modelo eletrônico de emissão de Nota Fiscal de Serviços. O G2KA NFS-e já permite a integração com mais de 230 municípios e está prevista a implementação da comunicação mais 115 municípios. A G2KA Sistemas tem como meta disponibilizar a integração com cerca de 90% das cidades com NFS-e até Dezembro/2011.
Ver Cidades G2KA NFS-e em um mapa maior
Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
Emitindo a Nota Fiscal eletrônica
O processo de geração das Notas Fiscais eletrônicas continua sendo efetuado pelo Sistema de Gestão (ERP) da empresa contribuinte. A diferença entre o novo modelo e o atual, está no envio antecipado das informações da transação de venda a SEFAZ estadual. Os documentos também estão sujeitos a aprovação/autorização da SEFAZ antes de ser enviada a mercadoria para a empresa Compradora.
Entretanto, para a adequação ao novo modelo de emissão, não há a necessidade que o ERP trate todas as regras de negócio definidas pela NF-e. Ele pode utilizar um software middleware para lhe auxiliar no processo de Assinatura Digital, transmissão, impressão de DANFE e contingência. Soluções como o G2KA NF-e permitem que o ERP abstraia de suas rotinas todos esses requisitos do modelo eletrônico, preocupando-se apenas com a integração com o Software Integrador (G2KA NF-e).
Gestão das Notas Fiscais eletrônicas de Entrada
Poucas empresas preocupam-se com a Gestão das Notas Fiscais eletrônicas enviadas pelos fornecedores. Algumas nem mesmo cobram de seus fornecedores o envio do arquivo XML referente a NF-e. Apenas escriturar o DANFE não uma solução fiscal/legal aceitável, sendo necessário e obrigatório o armazenamento dos arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas de Entrada.
O G2KA NF-e, além de gerir todo o processo de emissão de NF-e, também possui recursos que automatizam o recebimento dos documentos eletrônicos. Esta funcionalidade centraliza o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos em uma única base de dados, facilitando assim sua administração e garantindo a segurança na guarda das informações.
Armazenamento
A Notas Fiscais eletrônicas recebidas dos fornecedores podem ser importadas para dentro da base de dados do G2KA NF-e de forma automática. O G2KA NF-e monitora o endereço de e-mail que os fornecedores utilizam para enviar os documentos eletrônicos, assim ele faz a recepção dos e-mails contendo os arquivos XMLs referentes às Notas Fiscais eletrônicas.
Ao receber um e-mail no endereço monitorado, o G2KA NF-e faz o download do arquivo XML anexo e grava o seu conteúdo na base de dados. Logo após, faz uma consulta na SEFAZ para garantir a validade da NF-e, identificando se a mesma foi autorizada. Tendo o “OK” da SEFAZ, o G2KA NF-e sinaliza o ERP indicando o status da NF-e recebida (válida ou inválida).
Entrada da NF-e no Sistema de Gestão (ERP)
Mesmo com a Nota Fiscal eletrônica ainda é comum as empresas utilizarem o processo manual de transferência das informações da NF-e para o Sistema de Gestão (ERP). Entretanto, com a NF-e, esse processo se tornou muito fácil e rápido, basta que a empresa utilize um software que lhe forneça tal recurso.
Para atender essa necessidade, a G2KA Sistemas desenvolveu o Supply B2B. Através deste software as empresas podem automatizar a entrada das Notas eletrônicas gerando as informações diretamente na base de dados do Sistema de Gestão (ERP), sem a necessidade de digitar as informações manualmente.
Este recurso reduz consideravelmente o tempo que o recebedor leva para desempenhar a atividade de validação dos documentos junto a SEFAZ e de digitação das informações no ERP. Também elimina alguns erros provenientes do processo manual, como a falha na escrituração dos documentos em papel e entrada errônea de valores ou quantidades em estoque.
Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)
Como se adequar a obrigatoriedade?
Para facilitar o processo de integração com seus sistemas, as empresas embarcadoras estão buscando por transportadoras que já efetuem a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico. Diante desta exigência do mercado, as transportadoras estão necessitando alterar seu processo de expedição para adequação ao modelo eletrônico do CT-e.
Muitas transportadoras vêm adiante a implantação do CT-e por terem dificuldades técnicas e até mesmo falta de conhecimento das vantagens que traz o documento eletrônico. Frente a este cenário, a G2KA Sistemas desenvolveu o G2KA CT-e, uma solução que agrega benefícios aos transportadores e que não causa impacto no processo de expedição.
A transportadora não necessita adquirir um novo sistema de Gestão de Transportes (TMS), ela precisa apenas viabilizar uma simples integração entre seu atual software com o G2KA CT-e. O G2KA CT-e fica responsável por gerenciar toda a comunicação e transmissão com as Secretarias de Fazenda Estaduais e também por tratar os requisitos de Certificação Digital e impressão de DANFE.
Não possuo Sistema de Gestão de Transporte. O que faço?
Grande parte das transportadoras brasileiras ainda não possui um Sistema de Gestão de Transportes (TMS). Muitas delas efetuam seus controles financeiros em planilhas Excel e procedem com a expedição manualmente, utilizando formulários pré-impressos. Para essas empresas, que possuem muitos de seus processos manuais, não há a necessidade de altos investimentos em TI (softwares e/ou hardwares). Elas podem utilizar uma solução com o SGT Online Lite, que facilitará a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico.
O SGT Online Lite é um software web que permite a transportadora efetuar operações como: cadastro de motorista, veículos e clientes, digitação/emissão do CT-e e geração do faturamento (cobrança através de boletos). Não há necessidade de instalar uma cópia do software localmente, basta ter apenas um acesso à internet. Também não há a necessidade de efetuar um alto investimento em infra somente devido do CT-e, é possível atender a legislação através do SGT Online Lite.
