O Básico do SPED Contábil – Parte II

5. Quais os livros abrangidos?

Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil, em suas diversas formas. O diário e o razão são, para o Sped Contábil, um livro digital único. Cabe ao PVA mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração:

Diário Geral;
Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);
Diário Auxiliar;
Razão Auxiliar;
Livro de Balancetes Diários e Balanços.

Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil:
“Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.
Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.”

Assim, todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Este livro é classificado, no Sped, como G – Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar). É o livro Diário que independe de qualquer outro. Ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer dos outros livros (R, A, Z ou B).

O Código Civil traz, também, duas as exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais:

“Art. 1.184. No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.
§ 1o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.”

Temos, assim, mais três tipos de livro:
R – Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar)
É o livro Diário que contêm escrituração resumida, nos termos do § 1º do art. 1.184 acima transcrito. Ele obriga à existência de livros auxiliares (A ou Z) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B.
A – Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida
É o livro auxiliar previsto no nos termos do § 1º do art. 1.184 acima mencionado, contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida
Z – Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido pelo titular da escrituração)
O art. 1.183 determina que a escrituração será feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma “tabela” onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo.

O Art. 1.185 dispõe: “O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.” Tem-se, assim, a segunda exceção:
B – Livro Balancetes Diários e Balanços

Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, via de regra, só é encontrado em instituições financeiras. O Sped não obsta a utilização concomitante do livro “Balancetes Diários e Balanços” e de livros auxiliares.

Para maiores esclarecimentos, consulte o leiaute:
http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/Legislacao/Ins/2007/AnexoUnicoINRFB777.doc.

6. Quem deve assinar a escrituração?

“São, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último.”
http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm

7. O Leiaute da ECD

O Anexo 1 do Ato Declaratório Executivo Cofis 36, de 18 de dezembro de 2007 define que:

“O Leiaute do Arquivo Escrituração Contábil Digital está organizado em blocos de informações referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos, livros ou guias. Estes blocos por sua vez estão organizados em registros que contém os dados.”

Tal anexo define ainda:
Blocos e registros do arquivo: Estrutura do Arquivo Contábil Digital

Bloco 0 – Identificação e referências
Registro 0000 – Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária
Registro 0001 – Abertura do Bloco 0
Registro 0007 – Outras Inscrições Cadastrais do Empresário ou Sociedade empresária
Registro 0020 – Escrituração Contábil Descentralizada
Registro 0150 – Tabela de Cadastro do Participante
Registro 0180 – Identificação do Relacionamento com o Participante
Registro 0990 – encerramento do Bloco 0

Bloco I – Lançamentos Contábeis
Registro I001 – Abertura do Bloco I
Registro I010 – Identificação da Escrituração Contábil
Registro I012 – Livros Auxiliares ao Diário
Registro I015 – Identificação das contas da escrituração resumida a que se refere a escrituração auxiliar
Registro I020 – Campos Adicionais
Registro I030 – Termo de Abertura
Registro I050 – Plano de Contas
Registro I051 – Plano de Contas Referencial
Registro I052 – Indicação dos Códigos de Aglutinação
Registro I075 – Tabela de Histórico Padronizado
Registro I100 – Centro de Custos
Registro I150 – Saldos Periódicos – Identificação do Período
Registro I155 – Detalhes dos Saldos Periódicos
Registro I200 – Lançamento Contábil
Registro I250 – Partidas do Lançamento contábil
Registro I300 – Balancetes Diários – Identificação da Data
Registro I310 – Detalhes do Balancete Diário
Registro I350 – Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento – Identificação da Data
Registro I355 – Detalhes dos saldos das contas de resultado antes do encerramento
Registro I500 – Parâmetros de Impressão/Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável
Registro I510 – Definição dos Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável
Registro I550 – Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável
Registro I555 – Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável
Registro I990 – Encerramento do Bloco I

Bloco J – Demonstrações Contábeis
Registro J001 – Abertura do Bloco J
Registro J005 – Demonstrações Contábeis
Registro J100 – Balanço Patrimonial
Registro J150 – Demonstração do Resultado do Exercício
Registro J800 – Outras Informações
Registro J900 – termo de encerramento do livro
Registro J930 – Identificação dos signatários da escrituração
Registro J990 – Encerramento do Bloco J

Bloco 9 – Controle e Encerramento do Arquivo Digital
Registro 9001 – Abertura do Bloco 9
Registro 9900 – Registros do arquivo
Registro 9990 – Encerramento do Bloco 9
Registro 9999 – Encerramento do arquivo digital