O Básico do SPED Fiscal* – I

Instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.

De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

É composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e – Ambiente Nacional.

Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.

Mantém parceria com 20 instituições, entre órgãos públicos, conselho de classe, associações e entidades civis, na construção conjunta do projeto.

Firma Protocolos de Cooperação com 27 empresas do setor privado, participantes do projeto-piloto, objetivando o desenvolvimento e o disciplinamento dos trabalhos conjuntos.

Possibilita, com as parcerias fisco-empresas, planejamento e identificação de soluções antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias, em face às exigências a serem requeridas pelas administrações tributárias.

Faz com que a efetiva participação dos contribuintes na definição dos meios de atendimento às obrigações tributárias acessórias exigidas pela legislação tributária contribua para aprimorar esses mecanismos e confira a esses instrumentos maior grau de legitimidade social.

Estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparência mútua, com reflexos positivos para toda a sociedade.

1.2. SPED Fiscal

A Escrituração Fiscal Digital – EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.

Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.

2. Como funciona

A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped.

Programa Validador e Assinador

Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da máquina virtual do Java. Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema.

Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.

Apresentação do arquivo

Em regra, a periodicidade de apresentação é mensal.

3. Legislação

• Ato COTEPE/ICMS nº 38, de 10 de setembro de 2009 – Altera o Anexo Único – Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital – EFD do Ato COTEPE/ICMS 09/08 .
• Ato COTEPE ICMS nº 29 de 17 de julho de 2009 – DOU 20/07/2009 – Altera o Anexo Único ao Ato COTEPE/ICMS 09/08, que instituiu o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital – EFD, a que se refere a cláusula quinta do Ajuste SINIEF 02/09, de 03 de abril de 2009.
• Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 – DOU 08/04/2009 – Prorroga até 30 de setembro o prazo de entrega das EFD referentes aos períodos de apuração de janeiro a agosto de 2009.
• Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de 2009 – DOU 08/04/2009 – Dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital.
• Ato COTEPE/ICMS nº 01 de 07 de janeiro de 2009 – altera relação de contribuintes de que trata o Protocolo ICMS nº 77/2008.
• Lista Atualizada Jan2009 Obrigados EFD 2009 - Relação das empresas obrigadas ao Sped Fiscal em janeiro de 2009.
• Ato COTEPE/ICMS nº 45, de 21 de novembro de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
• Ato COTEPE/ICMS nº 30, de 18 de setembro de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
• Ato COTEPE/ICMS nº 19, de 23 de junho de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE nº 09/08.
• Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 – Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital – EFD.
• Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 – Institui o Sistema Público de Escrituração Digital – Sped.
• Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 – Institui a Escrituração Fiscal Digital – EFD.

A legislação específica de cada estado deve ser consultada no site da Secretaria de Fazenda do contribuinte.

4. Formas de Apresentação

4.1. Existe um arquivo SPED + EFD + ECD?

O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital abrange, entre outros, os subprojetos EFD – Escrituração Fiscal Digital e ECD – Escrituração Contábil Digital. Cada um deles deve ser apresentado em arquivo separado.

4.2. Quantos arquivos devem ser enviados?

Um arquivo para cada mês civil de apuração dos impostos (ICMS e IPI).

4.3. Certificação Digital

A pessoa jurídica que possui estabelecimentos filiais, obrigados a EFD deverá adquirir certificado digital (e-CNPJ) para cada CNPJ a fim de assinar os arquivos digitais? Alternativamente, os arquivos digitais de todos os seus estabelecimentos poderão ser assinados com o certificado digital da pessoa física (e-CPF) responsável perante o CNPJ?

O certificado digital (e-CNPJ) de um determinado estabelecimento poderá assinar o arquivo da matriz e de suas filiais, bem como o e-CPF do representante legal da matriz cadastrado na RFB poderá assinar os arquivos das filiais.

4.4. Quem pode assinar a EFD?

O signatário da escrituração deverá atender a uma das seguintes condições:

a) Ser o informante da escrituração:

Se o informante for pessoa jurídica: a base do CNPJ (8 primeiros dígitos) do certificado do assinante deverá ser o mesmo do informante da escrituração (campo CNPJ do registro 0000). Somente será aceito certificado de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ);
Se o informante for pessoa física: o CPF do certificado do assinante deverá ser o mesmo do informante da escrituração ( campo CPF do registro 0000. Somente será aceito certificado de pessoa física ( e-CPF).

b) Ser representante legal do informante da escrituração

Se o signatário da escrituração constar no Sistema CNPJ como representante legal do informante da escrituração.
Perante o Cadastro do CNPJ, o do representante legal da empresa é único e isto o qualifica para assinar a EFD de qualquer das filiais.

c) Ser procurador do informante da escrituração

Se o signatário da escrituração estiver atuando como procurador do declarante da escrituração devidamente habilitado no Sistema de Procuração Eletrônica com procuração para assinar escrituração fiscal em nome desse.
A procuração deverá estar válida na data da transmissão do arquivo da escrituração fiscal. O tipo de certificado pode ser A1 ou A3.

4.5. Como deve ser assinada a EFD?

O arquivo da EFD comporta apenas uma assinatura digital. O contribuinte poderá adotar a modalidade que melhor lhe convier: 1) o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento; 2) o e-PF ou e-CPF do representante legal da empresa no cadastro CNPJ. 3) a pessoa jurídica ou a pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB. Neste caso, a procuração assina por um estabelecimento.

4.6. Como obter um certificado digital?

O certificado digital pode ser obtido através de qualquer entidade certificadora, como a RFB. Na página www.receita.fazenda.gov.br, você poderá encontrar as respostas para suas dúvidas. Clicar no “banner” de Certificação Digital.

4.7. Sobre a assinatura do arquivo digital da EFD, usamos um equipamento de segurança (HSM) para armazenamento e guarda dos certificados digitais. O aplicativo PVA não tem acesso aos certificados, pois o mesmo se limita a procurar certificados instalados na máquina local. Isso vai continuar assim? Poderemos assinar o arquivo externamente e importar o arquivo já assinado para o PVA?

O PVA (Programa de Validação e Assinatura) procura somente certificados instalados na máquina, não sendo permitido assinar por qualquer outro processo. Não há previsão de ajuste no PVA neste sentido.

4.8. O validador não localiza certificados digitais emitidos pela SERASA, mas estes funcionam normalmente em outras aplicações. O erro apresentado é “nenhum certificado com as características necessárias foi encontrado. Para assinar a escrituração o certificado precisa pertencer a ICP Brasil e o CPF do certificado deverá ser igual ao CPF do respectivo signatário”. O que devo fazer?

Alguns certificados, como os emitidos pela SERASA, necessitam de uma atualização ou instalação de um driver. Entre em contato com a entidade certificadora para adquirir este driver.

5. Periodicidade

5.1. Qual a periodicidade da EFD?

Os arquivos da EFD têm periodicidade mensal e devem apresentar informações relativas a um mês civil ou fração, ainda que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto.

* baseado nas informações oficiais da Receita Federal do Brasil em 03/01/2010