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Em tempos de pandemia e distanciamento social, torna-se mais importante ainda manter em alta o diálogo eficaz e cordial em todas as circunstâncias do dia a dia.
Mas é preciso sistematizar estas práticas, levando-as para muito além dos e-mails, telefonemas e reuniões, mesmo que remotas.
É aí que surge, com toda a intensidade, a importância de um plano de comunicação, diferencial competitivo dos mais expressivos numa época como esta, em que o velho e bom “olho no olho” fica a cada dia mais distante.
Se a empresa é incapaz de se conectar com as pessoas, certamente terá problemas. Ainda mais neste cenário de hoje, onde a falta de encontros presenciais nem sempre é totalmente suprida pela sofisticação tecnológica.
E mesmo que se conecte, nunca é demais saber a imagem que se tem e como ela pode ser melhorada.
Uma medida altamente recomendável para dar início a essa empreitada é levantar-se de que forma o público externo se conecta à sua empresa, e também qual reputação ela conseguiu construir até aqui.
De posse dessas respostas, que podem ser obtidas com a ajuda de ferramentas online facilmente encontradas hoje no mercado, os profissionais da casa ou terceirizados responsáveis pela comunicação corporativa têm nas mãos dados preciosíssimos para ir em frente neste trabalho.
Mas como elaborar, de fato, o plano de comunicação?
Confira 5 passos para a criação dessa estratégia que vai mudar a forma de seu escritório interagir com os seus clientes, principalmente em momentos de crise.
1. Faça autoanálise
O primeiro passo para desenvolver um plano de comunicação destinado ao seu escritório de contabilidade é analisar o estado de sua atuação nesta área, para a detecção objetiva daquilo que vai bem ou mal.
As perguntas cruciais neste momento são:
Qual seria o nível de credibilidade do seu negócio perante os clientes?
Como sua empresa é vista por eles?
Esses questionamentos podem revelar indícios quanto à ausência de uma comunicação efetiva e, ao mesmo tempo, ajudam a identificar o comportamento do público-alvo.
A partir daí, fica mais fácil descobrir as melhores maneiras de chegar até ele. Certamente, haverá mais de um modo de fazê-lo.
Você poderá coletar esses dados diretamente com o cliente, seja por e-mail, telefone ou, caso julgue necessário, WhatsApp.
2. Trace seu objetivo
Antes de iniciar seu plano de comunicação, é necessário saber a direção para a qual se está indo. Portanto, estabelecer o seu principal objetivo com a elaboração da estratégia em si é essencial para que todas as próximas atitudes sejam efetivas.
Mais do que nunca você, empresário contábil e contador, precisa entender as necessidades do seu cliente e se comunicar de forma clara para ajudá-lo a superar a crise em andamento.
Você não quer que seu cliente o considere perdido neste momento, certo? Então, nada melhor do que se antecipar e procurar saber mais sobre ele. Como a crise afetou o negócio; quais são os principais problemas atuais e que expectativas tem com relação ao futuro próximo?
Nesse momento totalmente atípico, várias empresas foram afetadas pela paralisação econômica e buscam soluções para se reerguer.
Mas lembre-se, antes de empresas, seus clientes são pessoas, e necessitam de auxílio também neste nível. A comunicação mostra o melhor caminho a seguir para oferecer seu apoio em todas as situações.
3. Linguagem a ser usada
Tanto a comunicação interna como a externa requerem uma linguagem adequada. Basicamente, a empresa deve estudar cada perfil de cliente e se atentar ao nível de formalidade ou informalidade do conteúdo divulgado.
Em primeiro lugar, o público-alvo deve se identificar automaticamente com a linguagem escolhida, detalhe extremamente decisivo para o sucesso de toda a estratégia. Cabe destacar ainda que o formato precisa ser adaptado conforme o canal utilizado.
Reuniões online, as famosas videochamadas, por exemplo, costumam carregar uma linguagem mais direta e menos rígida. Mesmo assim, isso também varia de acordo com o perfil do cliente a ser abordado — mesmo que seja em uma rede social.
4. Determinação dos canais de comunicação
Nem tudo se resume às redes sociais. Mas, sem dúvida, o escritório de contabilidade deve ter pelo menos uma página no Facebook (ou Instagram o Linkedin, dependendo do seu público) e um canal no YouTube. Esses canais ajudam muito a diversificar a comunicação. No caso da gravação de vídeos, muita gente prefere ouvir a ler, e vice-versa.
Mas existem ainda outras formas de dialogar com o público-alvo.
Você pode produzir conteúdos para compartilhar com os clientes, utilizando recursos da nuvem do Google, como Google Planilhas, Apresentações e Documentos.
Dessa forma, basta mandar o link do arquivo para visualização ou edição colaborativa.
No caso da crise que enfrentamos, por exemplo, um vídeo com informações ao cliente, mostrando que a empresa vai seguir suas operações e está se firmando para prestar serviços com o mesmo valor em home office é, sem dúvida, bastante importante para dar segurança e gerar ainda mais confiabilidade nos serviços prestados.
5. Definição de prazos
Também é necessário ter em mente que os resultados do plano de comunicação não surgem da noite para o dia. Assim como qualquer outro planejamento, o projeto de remodelação da comunicação deve contemplar metas em diferentes instantes.
Nesse momento, convém determinar quais serão as conquistas perseguidas em curto prazo. Evidentemente, existem metas que só serão alcançadas após intervalos mais longos.
O ponto crucial é montar uma linha do tempo contendo os resultados previstos. Com essa estimativa, é possível corrigir possíveis falhas antecipadamente, sem comprometer todo o projeto.
Mas lembre-se: as ações e metas devem estar sintonizadas entre si, exibindo uma coesão ao longo de todo o período de cumprimento do plano de comunicação. Isso aponta para a necessidade de monitoramento constante do processo.
Ao observar todos os elementos aqui abordados, agora você e seu escritório de contabilidade têm tudo para avançar na direção certa e aperfeiçoar a comunicação com seus clientes.
Vá em frente! Sucesso!