Além Da Complexidade: Como Estimar Custos Contábeis Sem Desgastar Sua Equipe

No cenário contábil atual, a busca por precisão nos custos é uma aspiração constante, mas a realidade nos mostra que alcançar um custeio exato em serviços profissionais complexos é uma tarefa árdua. Líderes e sócios de escritórios de contabilidade frequentemente se deparam com metodologias que, embora teoricamente precisas, são difíceis de implementar na prática, exigindo mudanças organizacionais e culturais que podem desgastar a equipe. Reconhecendo essa realidade, este artigo propõe um método prático e simplificado de custeio, projetado especificamente para ser implementado de forma imediata, sem a necessidade de grandes transformações internas. Vamos explorar como essa abordagem pode oferecer uma visão clara dos custos, sem sobrecarregar o escritório com processos complicados.

Activity-Based Costing

O custeio baseado em atividades, também conhecido pela sigla ABC (Activity-Based Costing), é uma metodologia de custeio que busca determinar, com precisão, os custos associados a cada atividade realizada dentro de uma organização. Em vez de alocar custos diretamente aos produtos ou serviços, o ABC primeiro atribui custos às atividades e, em seguida, aos produtos ou serviços com base no consumo dessas atividades.

Aqui estão os principais pontos sobre o custeio baseado em atividades:

1. Identificação das Atividades: O primeiro passo é identificar as atividades que são realizadas na empresa, como produção, atendimento, validação, entre outras.
2. Atribuição de Custos às Atividades: Uma vez identificadas as atividades, os custos são atribuídos a cada uma delas. Isso inclui custos diretos e indiretos.
3. Determinação dos Direcionadores de Custo: São as bases utilizadas para alocar os custos das atividades aos produtos ou serviços. Por exemplo, se a atividade é “processamento de folha”, um possível direcionador de custo pode ser o “número de unidades processadas”.
4. Alocação dos Custos aos Produtos: Com base nos direcionadores de custo, os custos das atividades são então alocados aos produtos ou serviços. Assim, cada produto ou serviço terá uma representação mais precisa dos custos associados a ele.
5. Análise de Valor: Uma vez determinados os custos, a empresa pode realizar uma análise de valor para determinar quais atividades agregam valor ao cliente e quais podem ser eliminadas ou otimizadas para reduzir custos.

A principal vantagem do ABC é que ele oferece uma visão mais detalhada e precisa dos custos em comparação com os métodos tradicionais de custeio. Isso permite que as empresas tomem decisões mais informadas sobre precificação, eficiência operacional e estratégias de redução de custos.

No entanto, implementar o ABC pode ser complexo e requer um investimento significativo em termos de tempo e recursos. Além disso, pode não ser adequado para todas as empresas, especialmente aquelas com estruturas de custo simples.

Custeio baseado em atividades para contabilidade

Aplicar o custeio baseado em atividades (ABC) aos serviços de contabilidade no Brasil, considerando as três linhas de produção (contábil, fiscal e trabalhista), envolve uma série de etapas detalhadas para garantir que os custos sejam alocados com precisão.

Se, na prática, os custos diretos nos serviços de contabilidade são apenas as horas de trabalho envolvidas em cada processo, o cálculo do custeio ABC torna-se mais simplificado. Vamos detalhar o processo de cálculo do ABC com foco nas horas trabalhadas:

1. Identificação das Atividades Principais:
   • Contábil: Elaboração de balanços, demonstrações financeiras, conciliações, lançamentos contábeis, entre outros.
   • Fiscal: Cálculo de impostos, entrega de declarações fiscais, consultoria tributária, entre outros.
   • Trabalhista: Processamento da folha de pagamento, cálculo de benefícios, registro de funcionários, entre outros.
2. Registro das Horas Trabalhadas:
   • Monitore e registre as horas trabalhadas por cada profissional em cada atividade. Isso pode ser feito através de softwares de gestão de tempo ou planilhas.
3. Determinação do Custo por Hora:
   • Calcule o custo por hora de cada profissional. Isso pode ser feito dividindo o salário (ou remuneração) do profissional pelo número total de horas trabalhadas em um período (por exemplo, um mês).
4. Atribuição de Custos Diretos às Atividades:
   • Multiplique o número de horas trabalhadas em cada atividade pelo custo por hora do profissional que realizou a atividade. Isso lhe dará o custo direto de cada atividade.
5. Alocação dos Custos das Atividades aos Serviços:
   • Com base nas horas registradas para cada serviço prestado ao cliente, aloque os custos das atividades aos serviços específicos. Por exemplo, se um cliente solicitou 10 horas de serviços fiscais, multiplique essas 10 horas pelo custo por hora da atividade fiscal para determinar o custo do serviço para esse cliente.
6. Análise e Revisão:
   • Use as informações do ABC para identificar áreas onde a eficiência pode ser melhorada, avaliar a rentabilidade dos serviços e tomar decisões informadas sobre precificação e alocação de recursos.
7. Comunicação e Treinamento:
   • Garanta que todos na organização entendam o sistema ABC, especialmente a importância de registrar com precisão as horas trabalhadas em cada atividade.

Ao focar nas horas trabalhadas como principal direcionador de custo, o sistema ABC fornece uma visão clara dos custos associados a cada atividade e serviço. Isso permite uma melhor compreensão da rentabilidade, eficiência e áreas onde melhorias podem ser feitas.

Para que o custeio baseado em atividades (ABC) seja eficaz, especialmente quando as horas de trabalho são o principal direcionador de custo, é essencial que cada profissional envolvido no processo registre suas horas trabalhadas por atividade e cliente. Isso permite uma alocação precisa dos custos e uma compreensão clara da rentabilidade e eficiência de cada serviço prestado.

Obstáculos e fragilidades

A apropriação de horas, embora seja uma prática importante , especialmente no contexto do custeio baseado em atividades (ABC), apresenta vários obstáculos e fragilidades. Aqui estão os principais desafios e considerações a serem levados em conta:

1. Adesão dos Profissionais:
   • A resistência dos profissionais em registrar suas horas de trabalho pode ser um grande obstáculo. Eles podem vê-lo como uma tarefa adicional ou como uma forma de monitoramento de sua produtividade.
2. Precisão no Registro:
   • Há o risco de as horas não serem registradas com precisão, seja por esquecimento, pressa ou até mesmo manipulação intencional.
3. Complexidade Administrativa:
   • Dependendo do número de atividades e clientes, o processo de registro pode se tornar complexo e demorado.
4. Custo de Implementação:
   • A implementação de sistemas de registro de horas, especialmente softwares avançados, pode ter custos associados.
5. Cultura Organizacional:
   • Em algumas organizações, a cultura pode não ser favorável ao registro detalhado de horas, especialmente se isso for visto como uma quebra de confiança ou autonomia.
6. Inconsistências:
   • Diferentes profissionais podem interpretar e registrar atividades de maneira diferente, levando a inconsistências nos dados.
7. Tempo Consumido:
   • O tempo gasto registrando horas pode ser visto como não produtivo, especialmente se o processo for percebido como oneroso.
8. Subjetividade:
   • Em alguns casos, pode ser difícil determinar exatamente quanto tempo foi gasto em uma atividade específica, levando a estimativas subjetivas.
9. Falta de Atualização:
   • Se os profissionais não atualizarem regularmente suas horas, pode haver lacunas nos registros, afetando a precisão dos dados.
10. Desafios Técnicos:
    • Problemas com softwares ou sistemas de registro, como falhas ou erros, podem afetar a integridade dos dados.

Para superar esses desafios, é crucial ter uma comunicação clara sobre a importância e os benefícios do registro de horas, oferecer treinamento adequado, escolher um sistema de registro que seja fácil de usar e revisar regularmente o processo para identificar e corrigir quaisquer problemas. Além disso, a liderança da organização deve estar comprometida com o processo e promover uma cultura que valorize a precisão e a responsabilidade no registro de horas.

A abordagem de custeio pela média estatística

A boa notícia é que há uma abordagem mais simplificada de custeio, conhecida como “custeio por média” ou “custeio por rateio”. Por exemplo, ao dividir o custo total de salários, benefícios e encargos da equipe que processa a folha pelo total de folhas de pagamento processadas, você obtém um custo médio por folha. Esta é uma maneira rápida e direta de alocar custos e pode ser útil em certas circunstâncias.

Vantagens dessa abordagem:

1. Simplicidade: É fácil de entender e implementar.
2. Rápida Tomada de Decisão: Pode ser útil para decisões de curto prazo ou para ter uma visão geral dos custos.
3. Redução da Complexidade: Elimina a necessidade de sistemas de custeio mais complexos e detalhados.
4. Comparabilidade: Permite comparar o custo de processamento entre diferentes períodos ou entre diferentes equipes ou departamentos.

A desvantagem ou limitação principal é óbvia: a falta de precisão! Ao usar uma média, pode não refletir com precisão o custo real de processar diferentes folhas de pagamento, especialmente se houver grande variação no tamanho ou complexidade das folhas.

Para empresas que processam uma variedade de folhas de pagamento, desde pequenas empresas até grandes corporações, o custeio por média pode não capturar a verdadeira complexidade e variação nos custos. Nesses casos, um sistema de custeio mais detalhado, como o custeio baseado em atividades (ABC), pode ser mais apropriado.

No entanto, para empresas que processam folhas de pagamento de tamanho e complexidade semelhantes, o custeio por média pode ser uma abordagem adequada e eficaz. Como sempre, a escolha do método de custeio deve ser baseada nas necessidades específicas da empresa e nos objetivos da análise de custos.

E no contábil?

O mesmo raciocínio pode ser aplicado ao cálculo do custo médio de balancetes contábeis processados. Se você deseja determinar o custo associado ao processamento de cada balancete contábil, pode dividir o custo total associado à equipe e recursos que trabalham na elaboração dos balancetes pelo número total de balancetes processados em um determinado período.

Vamos detalhar:

1. Custo Total: Some todos os custos associados à elaboração dos balancetes. Isso pode incluir salários, benefícios, encargos, software, treinamento, entre outros custos diretos e indiretos relacionados à atividade.
2. Número Total de Balancetes: Conte o número total de balancetes contábeis processados durante o período em questão.
3. Custo Médio por Balancete: Divida o custo total pelo número total de balancetes para obter o custo médio por balancete.

Custo Médio por Balancete = Custo Total / Número Total de Balancetes

Para empresas ou departamentos que processam balancetes de complexidade e tamanho semelhantes, o custeio por média pode ser uma abordagem adequada. No entanto, se houver uma grande variação nos balancetes processados, pode ser útil considerar métodos de custeio mais detalhados ou refinados.

Funcionaria no fiscal?

Da mesma forma que nos setores contábil e trabalhista, você pode aplicar o conceito de custeio por média no setor fiscal para determinar o custo médio por tributo calculado ou por obrigação fiscal processada. Vamos detalhar ambas as abordagens:

1. Custo Médio por Tributo Calculado:
   • Custo Total: Some todos os custos associados ao cálculo de tributos. Isso pode incluir salários, benefícios, encargos, software de cálculo tributário, treinamento, entre outros custos diretos e indiretos relacionados à atividade.
   • Número Total de Tributos Calculados: Conte o número total de cálculos tributários realizados durante o período em questão.
   • Custo Médio por Tributo: Divida o custo total pelo número total de tributos calculados.Custo Médio por Tributo = Custo Total / Número Total de Tributos Calculados
2. Custo Médio por Obrigação Fiscal Processada:
   • Custo Total: Some todos os custos associados ao processamento e entrega de obrigações fiscais. Isso pode incluir salários, benefícios, encargos, software de gestão fiscal, treinamento, entre outros custos diretos e indiretos.
   • Número Total de Obrigações Fiscais Processadas: Conte o número total de obrigações fiscais entregues durante o período em questão.
   • Custo Médio por Obrigação Fiscal: Divida o custo total pelo número total de obrigações fiscais processadas.Custo Médio por Obrigação Fiscal = Custo Total / Número Total de Obrigações Fiscais Processadas

Assim como nos outros setores, se houver uma grande variação nas obrigações fiscais ou nos tributos processados, pode ser útil considerar métodos de custeio mais detalhados ou refinados. No entanto, para uma visão geral ou para empresas com processos fiscais padronizados, o custeio por média pode ser uma abordagem adequada.

Reduzindo o desvio padrão da média

O cálculo do custo médio por “vida processada” (ou seja, por empregado ou beneficiário na folha de pagamento) é uma forma de refinar a abordagem de custeio por média. Ao focar em “vidas processadas”, você está tentando ajustar o custo com base em uma unidade mais granular do que simplesmente “folha de pagamento processada”.

Então, calcular o custo por “vida processada” pode potencialmente reduzir o desvio padrão da média se o número de vidas for um fator significativo na variabilidade dos custos.

Novamente: e no fiscal?

No Brasil, o sistema tributário é notoriamente complexo, e a natureza do processamento fiscal pode variar significativamente com base no regime tributário, setor econômico, operações interestaduais, entre outros fatores. Organizar equipes fiscais com base nas características dos clientes pode ser uma estratégia eficaz para lidar com essa complexidade e reduzir o desvio padrão das médias. Vamos detalhar os benefícios e considerações dessa abordagem:

Benefícios:

1. Especialização: Ao organizar equipes por características de clientes, cada equipe pode se especializar em um conjunto específico de requisitos fiscais. Isso pode levar a um processamento mais eficiente e preciso.
2. Redução do Desvio Padrão: Ao agrupar clientes com características semelhantes, a variabilidade dentro de cada grupo é reduzida, o que pode diminuir o desvio padrão das médias de custo.
3. Melhoria na Qualidade: Com equipes especializadas, há menos chances de erros devido à falta de familiaridade com requisitos específicos.
4. Formação e Treinamento Direcionados: A formação pode ser mais direcionada às necessidades específicas de cada grupo, tornando-a mais eficaz.
5. Melhor Atendimento ao Cliente: Com um conhecimento mais profundo das necessidades e desafios de um segmento específico de clientes, as equipes podem oferecer um atendimento mais personalizado e proativo.

Considerações:

1. Tamanho da Equipe: Dependendo do número de categorias ou segmentos de clientes, pode haver desafios em dimensionar adequadamente cada equipe.
2. Comunicação Inter-Equipes: Se houver interdependências ou necessidade de coordenação entre as equipes, a comunicação eficaz se torna crucial.
3. Flexibilidade: Em situações onde a demanda por serviços fiscais flutua entre os segmentos, pode ser necessário ter alguma flexibilidade para realocar recursos entre as equipes.
4. Atualizações Regulatórias: Dada a frequente mudança nas regulamentações fiscais no Brasil, é vital garantir que todas as equipes estejam atualizadas, mesmo que estejam focadas em segmentos específicos.

Em resumo, organizar equipes fiscais com base nas características dos clientes é uma estratégia que pode ajudar a lidar com a complexidade do sistema tributário brasileiro e melhorar a eficiência e precisão do processamento fiscal. No entanto, é importante considerar os desafios potenciais e garantir que haja sistemas e processos em vigor para apoiar essa abordagem.

E o que não é custo direto de entrega dos serviços?

Se na prática todos os clientes demandam serviços administrativos com a mesma intensidade, então podemos usar a abordagem de dividir os custos fixos e despesas administrativas igualmente pela quantidade de clientes. Vamos analisar essa situação:

Vantagens de Dividir Custos Igualmente:

1. Uniformidade: Se todos os clientes demandam aproximadamente o mesmo nível de serviços administrativos, a divisão igual dos custos garante que cada cliente contribua de forma justa para cobrir esses custos.
2. Simplicidade: A abordagem é direta e fácil de implementar, eliminando a necessidade de sistemas ou cálculos complexos para alocar custos.
3. Transparência: Pode ser mais fácil explicar e justificar essa abordagem para os clientes, já que todos são tratados da mesma maneira.
4. Facilita a Precificação: Ao ter um custo padrão por cliente para despesas administrativas, fica mais fácil determinar a precificação dos serviços.

Mesmo que atualmente todos os clientes demandem serviços administrativos com a mesma intensidade, é importante monitorar regularmente essa situação. Mudanças nos negócios dos clientes, na estrutura do escritório ou no ambiente regulatório podem alterar a demanda de serviços administrativos.

Ou seja, se todos os clientes de um escritório de contabilidade demandam serviços administrativos com a mesma intensidade, a divisão igual dos custos fixos e despesas administrativas pode ser uma abordagem eficaz e justa. No entanto, é importante abordar essa estratégia com uma mentalidade aberta e estar preparado para fazer ajustes conforme necessário.

A equação simples e prática

Assim, chegamos a uma equação proposta , de forma simplificada e abrangente, para calcular o custo médio aproximado de entrega dos serviços para um cliente em um escritório de contabilidade. Essa equação leva em consideração os principais componentes de custo associados aos serviços contábeis, fiscais e trabalhistas, bem como os custos e despesas fixas.

Ela pode ser representada da seguinte forma:

Custo Médio Total por Cliente=(Total de Vidas Processadas×Custo Médio por Vida)+(Quantidade de Tributos Apurados×Custo Médio por Tributo)+Custo Médio de Processamento Contábil por Empresa + Média de Custos e Despesas Fixas

Esta equação fornece uma visão geral do custo médio de entrega dos serviços para um cliente.

A tabela final!

Enfim, podemos criar uma uma tabela consolidada que detalha os custos associados a diferentes clientes em um escritório de contabilidade. Esta tabela abrange diversos aspectos, desde o regime tributário do cliente até a margem de lucro estimada para cada um. Ela foi estruturada para oferecer uma visão clara e abrangente dos custos médios envolvidos no processamento contábil, fiscal e trabalhista, bem como os custos fixos e a mensalidade cobrada. Através desta análise, líderes e sócios de escritórios de contabilidade podem obter insights valiosos sobre a rentabilidade e eficiência de seus serviços, cliente a cliente.

Nome do Cliente	Regime Tributário	Operações Interestaduais	Qtde de Colaboradores	Custo Médio de Venda Processada	Qtde de Impostos Processados	Custo Médio do Imposto Processado	Custo Médio do Processamento Contábil	Custo Fixo Médio	Custo Médio Total do Cliente	Valor da Mensalidade	Margem de Lucro Estimada
Cliente A	Simples Nacional	S	10	R$ 100	5	R$ 20	R$ 50	R$ 200	R$ 370	R$ 500	26%
Cliente B	Lucro Presumido	N	20	R$ 90	7	R$ 25	R$ 60	R$ 250	R$ 425	R$ 600	29%
Cliente C	Lucro Real	S	15	R$ 110	6	R$ 22	R$ 55	R$ 230	R$ 417	R$ 550	24%

Conclusão

A contabilidade é, por natureza, um campo que exige precisão. No entanto, a busca por um custeio exato em serviços profissionais pode se tornar uma jornada desgastante e, muitas vezes, inatingível. Ao longo deste artigo, apresentamos uma alternativa simplificada que busca equilibrar precisão e praticidade.

A questão central é: é possível simplificar sem comprometer a qualidade? Acreditamos que sim. O método proposto oferece aos escritórios de contabilidade uma ferramenta prática que pode ser adotada sem grandes transtornos ou mudanças culturais.

Ao refletir sobre o conteúdo apresentado, convidamos você, líder ou sócio de um escritório de contabilidade, a considerar a eficácia de adotar uma abordagem simplificada. O aprendizado final é que, às vezes, a simplicidade pode ser a chave para desbloquear eficiência e precisão, permitindo que os escritórios se concentrem no que realmente importa: oferecer serviços de alta qualidade aos seus clientes.