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O e-commerce é um dos modelos de negócio que mais cresce no Brasil! Já vinha se consolidando gradativamente, mas com a pandemia, e a consequente necessidade de manter o distanciamento, se tornou a principal forma de comprar e vender. Assim, a demanda de planejamento contábil para esse segmento tem aumentado exponencialmente e muitos escritórios do setor já percebem essa tendência. A seguir, confira algumas dicas para planejar a contabilidade dos comércios eletrônicos de forma adequada e eficiente.
Regularização do empreendimento
Ao estruturar um planejamento contábil para e-commerce, o primeiro ponto que precisa ser levantado é se esse empreendimento está devidamente regularizado. A ausência de uma estrutura física dá a muitos empreendedores a falsa ilusão de que não existe a necessidade de buscar os registros junto aos órgãos competentes e esse é um grande erro.
Qualquer comércio, ainda que eletrônico, precisa ter o seu CNPJ registrado perante a junta comercial do município em questão. Muitos empresários detentores de e-commerce nem sequer possuem um CNPJ, realizando apenas vendas pelo CPF. Nesse caso, é preciso orientá-los de que além de trazer mais profissionalismo ao negócio, o CNPJ também possibilita a emissão de notas fiscais para que a loja esteja em dia com o fisco, conseguir crédito com condições mais atrativas e comprar em forma de atacado direto com fornecedores.
Sem apoio de um especialista, você terá apenas uma certeza: vai pagar o que não deve e deixar de pagar o que deve. Neste último caso é ainda pior! Pode acreditar: o fisco irá cobrar a diferença com multa e juros.
Análise do cenário
Essa é uma etapa importante especialmente para executar o planejamento de um e-commerce que já esteja operando há um certo tempo. É necessário fazer um diagnóstico financeiro geral dessa empresa, observar se ela possui dívidas pendentes, se o proprietário mistura as finanças com seu orçamento pessoal, como está o fluxo de rendimento ao longo do tempo (aumentando ou diminuindo), quais são os principais custos atuais e outras informações.
Esse panorama mais global vai ser importante para que o contador e o empresário tenham uma visão melhor acerca das finanças dessa loja e analisem se há “focos de incêndio” necessitando de uma atenção maior.
Seleção do regime tributário
Outro aspecto que faz parte do planejamento contábil para e-commerces é a identificação do melhor regime tributário para que a empresa seja enquadrada. Esse é um ponto relevante à medida que permite que o empreendedor pague uma carga tributária menor sem cometer nenhuma ilegalidade.
Assim como em outros formatos de negócios, o e-commerce pode ser inserido no regime Simples Nacional (para as pequenas empresas que estão iniciando as suas operações essa costuma ser a alternativa mais vantajosa), lucro real ou lucro presumido. Entre essas duas últimas opções, é preciso analisar a lucratividade da empresa e da própria natureza do comércio para entender qual é a melhor do ponto de vista estratégico.
As decisões sobre qual regime tributário escolher para basear a gestão contábil também são fundamentais e precisam ser pensadas com muito cuidado. Vários detalhes pesam neste momento.
Balanço diário
Com as vendas online, pode ficar mais difícil para o empreendedor visualizar aquilo que está entrando e saindo da sua loja todos os dias, porque nada disso é palpável. E isso é um problema em termos de planejamento contábil, já que facilmente é possível perder a noção de como estão as finanças.
Uma boa solução nesse sentido é orientar o empresário a optar pelo balanço diário do seu e-commerce para conseguir acompanhar com maior eficiência as suas movimentações financeiras. Essa é a melhor solução para quem um possível desequilíbrio entre as entradas e saídas seja identificado precocemente, possibilitando uma intervenção pontual e assertiva antes que se torne uma “bola de neve”.
Análise de transações comerciais
Uma das particularidades do e-commerce que interferem grandemente no planejamento contábil é a possibilidade de vender para qualquer cidade, estado e até país. Não há limitações geográficas para as transações comerciais e, por consequência disso, existem diferentes tributos que podem incidir sobre elas. Por exemplo: o cálculo do ICMS sobre a mercadoria é bem complexo, e leva em consideração muitos detalhes da operação! Assim, a mesma loja virtual pode ter diversas alíquotas para o ICMS sobre seus produtos.
Para quem atua com importação e exportação, essas variáveis são ainda mais significativas, já que cada país tem um sistema tributário próprio.
Por isso, é sempre necessário avaliar qual é o alcance das vendas desse e-commerce e fazer um levantamento dos tributos de cada estado ou país onde há possíveis compradores. Isso vai munir o empreendedor de informações para tomar decisões relacionadas à expansão ou limitação das suas transações em termos de limites geográficos.
Traçar metas e objetivos
É bem comum que as pessoas comecem a vender online por necessidade ou simplesmente porque pensaram que essa seria uma fonte de renda fácil. Ou seja: não possuem metas e objetivos definidos para que esse negócio cresça a médio e longo prazo, tornando-se mais lucrativo e expandindo a sua participação no mercado.
Sendo assim, é importante que o planejamento contábil também levante essa pauta, traçando junto com esse empreendedor metas factíveis, ajudando-o a enxergar quais são as suas possibilidades e o que ele precisa fazer para concretizá-las. Assim, é possível traçar um plano de ação que envolva o reinvestimento de parte da receita com foco em ampliar cada vez mais a lucratividade.
Empresas de contabilidade especializadas contam com profissionais que podem ajudar também nestes desafios:
- precificar corretamente os produtos em cada canal de vendas;
- otimizar as compras;
- otimizar o fluxo de caixa;
- otimizar os estoques;
- criar métricas importantes para o comércio eletrônico;
- ficar em conformidade com os aspectos tributários no faturamento para vendas nacionais;
- otimizar vendas identificando quais produtos vendem mais, com maior margem, em cada canal.
Automatização de processos
Existem diversos procedimentos inerentes à contabilidade que podem ser automatizados para que se tornem eficientes. Isso reduz as possibilidades de falha humana, contribui com a organização do fluxo desses procedimentos e ainda permite que as pessoas que trabalham nesse e-commerce tenham mais tempo hábil para se dedicar a funções estratégicas.
Desse modo, é possível inserir uma etapa nesse planejamento contábil focada em instruir o empresário sobre os benefícios dessa automatização, quais atividades podem de fato serem automatizadas e como colocar essa ideia em prática.
O grande desafio no planejamento contábil para e-commerce é fazer com que o empreendedor desse setor perceba que as suas responsabilidades fiscais são praticamente as mesmas de uma loja física e, ao mesmo tempo, que a venda online tem particularidades que precisam ser consideradas.
Portanto, é preciso que o escritório de contabilidade saiba demonstrar que tem conhecimento pleno a respeito desse formato de negócio, que buscou se atualizar nesse sentido e dominar as novas tecnologias de compra e venda.
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