por Roberto Dias Duarte
Surgiu oficialmente em nosso país, há 10 anos, a ferramenta de maior potencial para a redução da burocracia: o certificado digital, série de arquivos virtuais que contém informações sobre pessoas e empresas, a fim de identificá-las no mundo digital, assinar documentos e garantir o sigilo na comunicação eletrônica.
Funciona, portanto, como um “passaporte” virtual obtido mediante procedimentos formais de identificação, com o interessado comparecendo pessoalmente a uma autoridade certificadora, munido dos documentos necessários.
A Medida Provisória 2.200/2001, que tem força de lei, estabeleceu as bases jurídicas para esta tecnologia. Um grande passo legal foi definir que as declarações constantes dos documentos eletrônicos assinados com certificado digital “presumem-se verdadeiros em relação aos signatários”, para todos os fins legais. Trocando em miúdos, arquivos digitais (textos, planilhas, imagens, vídeos etc.), ao serem submetidos a uma assinatura com o uso de certificado digital tornam-se documentos legalmente válidos.
Contudo, vivemos uma realidade paradoxal. Há um clamor explícito, por parte de todos os setores da sociedade por uma redução da burocracia. Por outro lado, são pouquíssimas as iniciativas empresariais de uso de documentos digitais. A maioria surgiu do setor público.
Uma das aplicações mais conhecidas e bem-sucedidas dos certificados digitais é a Nota Fiscal eletrônica mercantil (NF-e), que desde 2005 acumula 3,6 bilhões de documentos eletrônicos emitidos, em substituição às velhas notas fiscais em papel.
Ao todo, 250 mil livros contábeis digitais, transmitidos por meio do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) substituem anualmente seus ancestrais físicos. O mesmo está ocorrendo com os livros fiscais, de tal forma que, até 2014, todas as empresas brasileiras abandonarão a “livraiada” fiscal.
Desde 2005, contribuintes podem utilizar o e-CAC (Centro de Atendimento Virtual ao Contribuinte) da Receita Federal do Brasil, identificando-se com o certificado digital para interagir com a entidade, resolver problemas e utilizar serviços, com mais segurança e agilidade.
Recentemente, a Caixa Econômica Federal criou um novo canal de relacionamento, 100% on-line, para fins de recolhimento de FGTS. Assim, todos os empregadores brasileiros utilizarão os certificados digitais para se identificar e transacionar com a CEF por este canal.
O potencial de redução de custos desta tecnologia ainda está longe de se esgotar em termos de logística, armazenagem e recuperação. As mais de 6 milhões de empresas brasileiras, contudo, ainda assinam contratos e documentos em papel.
E o que impede os empreendedores de utilizar documentos digitais, uma vez que a tecnologia existe, é acessível e possui base legal consolidada?
Existem fatores restritivos, é verdade, como a capilaridade insuficiente das autoridades de registro para obtenção de certificados digitais e a pouca disponibilidade de aplicativos para assinatura e gerenciamento de documentos digitais (GED) adequados à realidade das milhões de pequenas empresas, ou seja, baratos e fáceis de utilizar.
O mais importante, porém, é a vontade de empreender de forma inovadora. “Quem sabe faz a hora”, como já dizia o compositor Geraldo Vandré, há mais de quatro décadas.
Cobrar das autoridades uma redução da burocracia é legítimo e necessário. Dar exemplo e começar o trabalho mudando a cultura dentro da própria empresa, fundamental. Além de tudo, faz bem para o próprio bolso, experimente.