No atual mundo corporativo, a atuação individual de determinado departamento, sem qualquer preocupação com possíveis reflexos sobre os demais, é sinônimo de suicídio empresarial. Principalmente sob a égide do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a ser implantado por cerca de 5 milhões de empresas nos próximos anos.
Delegar essa missão complexa a apenas um segmento da organização é relembrar os tempos em que a seleção de um ERP (Enterprise Resource Planning) era função do técnico da informática. Para quem entende de martelo, toda solução é prego, diriam alguns. Incrivelmente, há quem acredite até hoje em certas máximas na mesma linha.
Por exemplo, a de que o contador é capaz de resolver sozinho tudo que se relacione ao SPED Contábil; que o pessoal do Fiscal está com 80% do SPED da área concluído; ou mesmo que a empresa de tecnologia já resolveu totalmente a questão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). “Afinal, já emitimos milhares de notas eletrônicas em nossa empresa”, pode dizer aquele gestor mais afoito e sem o mínimo discernimento sobre a exata abrangência dos muitos fatores envolvidos. “E se no final sair algo errado? Bem, aí restará o alento do jurídico, em meio a processos e liminares”, completaria sem pestanejar o mesmo executivo.
O fato que poucos já perceberam é o poder do SPED em transformar profundamente todas as atividades da empresa, impondo transparência, agilidade e confiabilidade nas suas informações. Aliás, transcende os muros organizacionais ao integrar fornecedores, parceiros e clientes ao maior B2B (business to business) do planeta, a partir de uma relação B2G (business to governement) igualmente gigantesca.
O arquivo XML, que na prática personifica tudo isso, contém informações fiscais, contábeis, tributárias, comerciais, logísticas, jurídicas, enfim, a própria inteligência empresarial desde a recepção das mercadorias até seu despacho, tendo nas duas pontas a NF-e e no meio do processo, infindáveis protocolos e siglas.
Ora, com todos esses novos procedimentos em cena, muitos diretores de empresas podem ceder à tentação de achar que tudo se resolverá de forma simples, bastando para tal que contrate um bom ERP. Novamente, ledo engano.
Desta vez, a culpa não será do sistema. Ou, pelo menos, não só dele. Afinal, a inteligência empresarial está em quem selecionou um software compatível com a sua realidade de negócio, mas que também acompanhe o novo e complexo mundo fiscal ao redor. Em quem o configurou, inseriu regras de cálculos, alíquotas, NCMs, códigos fiscais e regras contábeis, além de manter o sistema bem nutrido de regras tributárias que mudam a cada 26 minutos, conforme já demonstraram as estatísticas.
Em meio à necessidade de haver pessoas aptas para lidar com toda essa nova sistemática, o melhor é capacitá-las, ao invés de simplesmente treiná-las. Não basta adestrá-las para digitar corretamente, é preciso bem mais que isso: responsabilidade e plena consciência dos riscos envolvidos para a empresa e seus clientes.
Afinal, uma NF-e emitida com os códigos errados desvaloriza o produto, infecta o sistema de quem o recebe com vírus fiscal e, consequentemente, coloca em cheque o real valor do toda a operação.
Daí não valer a pena o empresário perder tempo pensando em como ajeitar as coisas para não gastar muito por conta desse tal SPED. A nova dinâmica nos procedimentos administrativos deve ser vista como investimento e não despesa. É inócuo e enganoso “economizar” no software ou, no máximo, pagar um treinamento qualquer para a equipe fiscal nessa hora. Um sistema de qualidade duvidosa e práticas inconsistentes no dia a dia apenas aceleram os erros e os transmite ao mercado e ao Fisco igualmente mais rápido.
Gente capacitada e responsável, combinada à adoção de bons processos internos. Esses sim são caminhos certeiros a se trilhar, a despeito de prestidigitações ou soluções fáceis, que agora se sabe mais do que nunca: simplesmente não existem.