A contabilidade é uma atividade essencial para todo tipo de empresa, inclusive é obrigatório que haja um contador que seja registrado no Conselho Regional para assinar os relatórios contábeis da empresa.
Os empresários e até mesmo pessoas físicas compreendem que essa é uma atividade fundamental para uma gestão correta, tanto de patrimônio quanto de recursos. E, atualmente, muito se discute sobre os processos internos desse tipo de empresa.
O que é uma gestão responsável dentro de um escritório de contabilidade? Afinal, como fazer uma boa gestão das atividades no setor contábil? É isso que compreenderemos nesse conteúdo exclusivo. Confira!
A importância da gestão
Uma gestão inteligente é algo altamente complexo para qualquer empresa, e não pode ser simplificada. Afinal, esse é mesmo um dos maiores desafios de qualquer pessoa que busca abrir um negócio.
Todos estão sujeitos a legislação, tributação, controle de recursos e diversas outras áreas que são fundamentais para um negócio, mesmo que não estejam ligadas diretamente à atividade principal.
Um escritório de contabilidade pode sofrer com isso. Nesse caso, o negócio principal é cuidar dos aspectos tributários de terceiros, assim como cuidar dos seus próprios processos administrativos.
Gestão é o segredo de empresas de sucesso, uma vez que tudo o que sai delas é fruto de decisões estratégicas e tomada de medidas assertivas e acertadas. A gestão inteligente é aquela que é ágil e eficiente.
Em outras palavras, uma boa gestão das atividades é o conjunto de ações e processos que garante maior produtividade e uso racional dos recursos, sejam eles humanos ou financeiros.
Como fazer uma boa gestão das atividades?
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”
William Edwards Deming
O primeiro passo, e o mais fundamental, é conhecer a própria empresa. É verdade que há processos parecidos em todas, no entanto, cada uma é única e precisa realizar uma autoanálise para compreender os desafios.
A partir desse diagnóstico, então podem ser elaboradas estratégias de gestão das atividades no setor contábil. Compreenda que administrar é, na verdade, compreender quais são as melhores ações a serem tomadas em um cenário, ou seja, é preciso conhecer esse cenário antes de realizar alguma atividade.
Comece pelos objetivos
“Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito.”
Peter Drucker
Você tem objetivos? Se não os definiu, nem adianta pensar em gestão! Microgerenciamento de tarefas é desmotivador e muitas vezes não gera os resultados que você precisa.
Os OKRs (objectives and key results) podem ajudá-lo a atingir esses objetivos, não importa de que tipo eles sejam.
Se você está procurando melhorar os objetivos da sua empresa ou está sugerindo uma nova ferramenta de gerenciamento para lideranças, os OKRs funcionarão. Como John Doerr, o evangelizador dos OKRs, disse em “Measure What Matters”, “Ideias são fáceis. Execução é tudo.”
O processo de OKR ajuda a transformar boas ideias em ótimas execuções. Eles reforçam o envolvimento dos funcionários e impulsionam equipes de alto desempenho.
Para como escrever OKRs, a fórmula é simples: os objetivos são metas e intenções, enquanto os resultados-chave são marcos mensuráveis e com prazo determinado sob essas metas e intenções.
Exemplos de OKR para escritórios de contabilidade
| Objetivo | Métrica | Unidade de medida | Meta (Key Result) | Resultado 2021 | Meta 2022 |
| Tornar a empresa perene | Receita recebida | R$ | |||
| Novos clientes | Qtde | ||||
| Receita de novos serviços eventuais | R$ | ||||
| Receita de novos serviços recorrentes | R$ | ||||
| Taxa de cancelamento financeiro | % | ||||
| Inadimplência acumulada | R$ | ||||
| Ticket médio | R$ | ||||
| Ticket médio de novos contrato | R$ | ||||
| CAC | R$ | ||||
| Payback do CAC | # | ||||
| Oportunidades geradas | # | ||||
| Propostas enviadas | # | ||||
| Taxa de conversão de propostas em contratos | % | ||||
| Crescimento da receita | % | ||||
| Novos sócios | # | ||||
| Aumentar a produtividade | Lucratividade | % | |||
| EBITDA | % | ||||
| Receita por colaborador | R$ | ||||
| Clientes por colaborador | # | ||||
| Custo operacional (salários + encargos do Fiscal/CTB/DP/Legal) | R$ | ||||
| Outras despesas | R$ | ||||
| Custo operacional / Receita | % | ||||
| Outras despesas / Receita | % | ||||
| Construir uma marca empregadora | Rotatividade | % | |||
| Capacitações | Horas | ||||
| Tempo contratação | |||||
| Visualização em rede social | |||||
| Likes | |||||
| GPTW | |||||
| Aumentar a satisfação de clientes | NPS | # | |||
| Taxa de cancelamento quantitativo | % | ||||
| Quantidade de reclamações | # | ||||
| Quantidade de elogios | # | ||||
| Quantidade de indicações | # | ||||
| Valor de novos contratos decorrentes de indicações | R$ | ||||
| Efetividade operacional (tarefas no prazo) | % | ||||
| Multas pagas pelos clientes | $ | ||||
| Multa paga pelo escritório | $ | ||||
| Multas pagas pelos clientes | # | ||||
| Multa paga pelo escritório | # | ||||
| Notificações | # |
OKRs departamentais
| Setor | Objetivo do setor | Métrica | Unidade de medida | Meta (Key Result) | Resultado 2021 | Meta 2022 |
| DP | Aumentar a produtividade | Custo de vidas processadas | R$ | |||
| Custo de empresas processadas | R$ | |||||
| Quantidade de vidas processadas | Qtde | |||||
| Quantidade de empresas processadas | Qtde | |||||
| Quantidade de obrigações processadas | Qtde | |||||
| Vidas processadas por colaborador | Qtde | |||||
| Empresas processadas por colaborador | Qtde | |||||
| Melhorar prazo de entrega | % de entregas no prazo (cliente/SLA) | % | ||||
| Melhorar a qualidade do serviço | Quantidade de notificações | Qtde | ||||
| Quantidade de multas | Qtde | |||||
| Quantidade de reprocessamentos | Qtde | |||||
| Quantidade de erros detectados | Qtde | |||||
| Reclamações | Qtde | |||||
| Valor de multas | R$ | |||||
| NPS | # | |||||
| Desenvolver pessoas | Rotatividade | % | ||||
| Horas de treinamento técnico | # | |||||
| Eventos “culturais” | # | |||||
| Absenteismo | % | |||||
| Tempo para reposição de pessoas | # | |||||
| ATENDIMENTO | Aumentar a satisfação de clientes | Atendimento por whastapp | # | |||
| Atendimento por telefone | # | |||||
| Controle de feeback de atendimentos | Coração (5), felicidade (4), indiferente (3), triste (2) , bravo (1) | |||||
| Atendimentos no prazo | %, formula: qtde fora do prazo do SLA/total de atendimentos | |||||
| Custo por atendimento | R$ Qtde de atendimentos/custo operacional direto | |||||
| Qtde de reclamações | # | |||||
| FISCAL | Custo por lançamento | $ | ||||
| Média de lançamentos por colaborador | # | |||||
| Tarefas entregues no prazo | % | |||||
| Quantidade de CNPJs | # | |||||
| Número de colaboradores | # | |||||
| CNPJ por colaborador | # | |||||
| Documentos fiscais escriturados | # | |||||
| Obrigações entregues | # |
Invista em tecnologia
Tenha em mente que a administração de empresas pode ser automatizada em muitos aspectos. Há uma série de processos burocráticos que podem ser facilmente resolvidos com o uso de sistemas específicos, e às vezes sequer exigem profissionais altamente capacitados.
Saiba que de acordo com o Mapa do Empreendedorismo na Contabilidade 2020, dos maiores escritórios de contabilidade, 58,6% investem em tecnologias da informação em tempo integral, enquanto nos menores, apenas 21,2%.
Em um mundo cada vez mais conectado, sistemas de informação são fundamentais para incrementar a produtividade e gerar dados e relatórios que orientam a tomada de decisões.
Implemente uma metodologia
Apesar de a gestão enfrentar desafios diários e precisar de ações rápidas e respostas que não costumam estar prontas e nem serem simples, uma metodologia é fundamental para agilizar os processos.
Quando o seu escritório de contabilidade enfrenta um problema, digamos, a falta de documentação para realizar uma operação de M&A. Qual caminho seguir?
Depende de cada caso, mas na maioria das vezes basta localizar o documento e anexar ao processo. Nesse movimento o gestor é responsável por identificar as razões da falha para que não aconteça novamente.
Isso significa criar uma metodologia própria. Uma sugestão é a PDCA, em inglês, planejar, desenvolver, conferir e agir.
Qualquer processo precisa ser planejado. Na sequência, a equipe se desenvolve para realizá-lo por meio de treinamentos e aquisição de novas habilidades. O gestor então confere se o processo faz sentido para os determinados objetivos, define os indicadores, e determina que a equipe entre em ação.
Pode parecer simples, mas ter um roadmap é a melhor maneira de saber como sair do lugar se surge um desafio.
Estimule uma cultura organizacional
Uma cultura organizacional é o que valida a boa gestão. Quando os colaboradores incorporam as práticas da empresa como uma filosofia de trabalho de fato, se torna mais simples focar no planejamento e na estratégia.
Tome como exemplo a admissão de um novo contador no seu escritório. Tudo será feito para ambientá-lo e garantir que entregue os melhores resultados, e muitas vezes reduzindo a produtividade dos outros para focar nesse novo membro.
Com uma cultura forte, grande parte desses ruídos são eliminados. Afinal, a equipe vai acolhê-lo da maneira mais adequada de acordo com os valores do negócio, e caso não se encaixe, naturalmente será rejeitado pela corporação.
Nisso a gestão deixa de gastar com longos treinamentos, processos de onboarding, custos de admissão e demissão, entre outros.
Implemente uma comunicação total
Existe um clichê que diz o seguinte: O bom colaborador traz soluções, não problemas.
Ele nunca esteve tão errado. É fundamental que a sua equipe seja capaz de resolver pequenos desafios na rotina. No entanto, quando se cria uma cultura em que o erro é punido, tem-se estímulos a esconder as falhas, e não corrigi-las.
Quando o gestor é duro e inflexível, pode ter a impressão de estar gerando resultados dado a sua alta capacidade de administrar. Porém, o que pode acontecer é estar filtrando as informações, recebendo apenas aquilo que o agrada.
No longo prazo é devastador para qualquer escritório de contabilidade, uma vez que está sujeito a regras e normas legais rígidas. O espaço para uma contabilidade errar é muito pequeno e, se acontecer, precisa ser solucionado rapidamente.
Sem comunicação, não há como identificar problemas. É preciso encontrar o equilíbrio entre cada indivíduo ter a autonomia dentro da sua área de atuação, e poder contar com a gestão para soluções mais complicadas ou estratégicas.
Mantenha-se informado
Se tudo pudesse ser resumido em uma palavra, seria informação. O bom gestor das atividades contábeis é aquele que possui o máximo de informações essenciais.
Isso mesmo. É preciso contar com um alto volume de informações, desde que elas sejam essenciais para a tomada de decisões sem distrações. Muitas vezes dados em excesso acabam gerando confusão.
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