Como fazer Análise SWOT no escritório contábil?

Ao falhar em se preparar, você está se preparando para falhar. Benjamin Franklin

A Análise é muito importante para todos os que almejam se destacar e prosperar. Afinal, é preciso considerar que as empresas desse setor trabalham com a oferta de serviços especializados e que precisam orientar suas ações no mercado em um plano organizado. Por isso, é comum que os gestores busquem ferramentas capazes de estimular a busca por resultados promissores com base nos objetivos traçados.

Neste cenário, a Análise vem ganhando um grande destaque nos dias atuais, pois por meio de uma visão global é possível perceber o significado de determinada empresa nos mais diversos ambientes. Desse modo, as entidades conseguem manter o foco no desenvolvimento econômico, além de considerar a prática de um estratégico eficiente no intuito de alcançar todas as metas.

Análise : o que é?

A expressão Análise tem origem na língua inglesa. Sendo assim, pode-se dizer que cada letra apresenta um significado específico. Para sintetizar a compreensão, veja, a seguir, os significados:

  • S = Strengths (forças);
  • W = Weaknesses (fraquezas);
  • O = Opportunities (oportunidades);
  • T = Threats (ameaças).

Desse modo, a análise também é conhecida como FOFA, no Brasil. No entanto, é importante mencionar que essa análise deve ser feita com base em uma percepção direcionada de fora para dentro. Sendo assim, é importante manter um olhar eficiente e aprofundado.

Análise SWOT: como aplicá-la em dentro de um escritório contábil?

Para aplicar a Análise dentro de um escritório contábil, é fundamental elaborar a Matriz SWOT. Afinal, por meio dela é possível identificar os principais aspectos presentes dentro dos quadrantes. Desse modo, as informações que são compreendidas como forças e fraquezas tendem a representar o momento presente do empreendimento. Ou seja, as forças e fraquezas são recursos internos à empresa que podem contribuir positivamente ou negativamente para o alcance dos objetivos do negócio.

Em contrapartida, as ameaças e as oportunidades dizem respeito ao que a organização pretende alcançar nas ações futuras. Oportunidades e ameaças são fatores externos que contribuem (positiva ou negativamente) para os objetivos organizacionais. Como fatores externos, o não consegue modificá-los. O que ele pode fazer é aproveitar ao máximo as oportunidades e reduzir ou eliminar os efeitos das ameaças.

Também é preciso levar em consideração o tempo necessário para alcançar o das ações a serem praticadas. Então, com base nisso, pode-se dizer que a Análise funciona por meio da relação entre as oportunidades e as forças, bem como na conexão existente entre as ameaças e as fraquezas.

Exemplo de aplicação

Você ainda está com dúvidas a respeito da aplicação da Análise SWOT? Para esclarecer essa temática, preparamos uma lista com exemplos. Uma dica importante: para cada força, fraqueza, ameaça o oportunidade, tente indicar uma métrica que comprove a percepção de que aquele fator é real.

Objetivos estratégicos da empresa:

  • Aumentar a prosperidade;
  • Tornar a empresa perene;
  • Criar uma marca empregadora;
  • Aumentar o nível de satisfação dos clientes;
  • Criar diferenciais competitivos;
  • Aumentar a produtividade;
  • Inovar em serviços;
  • Crescer de forma acelerada.

Forças

  • Clientes fiéis (taxa de cancelamento, taxa de indicação);
  • Produtividade alta (lucratividade, custo operacional/receita);
  • Comercial eficiente (taxa de crescimento da receita, CAC);
  • Equipe engajada (rotatividade);
  • constante (novos produtos criados);
  • estruturados (entregas no prazo, retrabalho, multas).

Fraquezas

  • Clientes pouco fiéis (taxa de cancelamento, taxa de indicação);
  • Produtividade baixa (lucratividade, custo operacional/receita);
  • Comercial ineficiente (taxa de crescimento da receita, CAC);
  • Equipe pouco engajada (rotatividade);
  • ausente (novos produtos criados);
  • não estruturados (entregas no prazo, retrabalho, multas).

Ameaças

  • Empresas com dificuldades financeiras;
  • Concorrência direcionada ao preço;
  • Escassez de profissionais qualificados ;
  • Mudanças no comportamento do consumidor;
  • Legislação complexa e instável.

Oportunidades

  • Empresas com dificuldades financeiras;
  • Concorrência direcionada ao preço;
  • Escassez de profissionais qualificados ;
  • Mudanças no comportamento do consumidor;
  • Legislação complexa e instável.

Note que um fator externo pode ser considerado ameaça ou oportunidade, dependendo do nível de preparação ou velocidade de adaptação da empresa ao novo cenário.

Como executar as ações?

Após fazer um estudo detalhado da situação, as conclusões baseadas na Análise tendem a ser debatidas pelos gestores na empresa. O objetivo é obter parâmetros sólidos para realizar uma tomada de decisões eficiente. Mas, para isso, é necessário trabalhar a implementação de medidas promissoras, respeitando os prazos, as metas e todas as responsabilidades atribuídas durante a elaboração dos diferentes projetos.

Somente dessa maneira os gestores conseguirão obter as vantagens oferecidas por essa famosa ferramenta. Do contrário o seu uso poderá proporcionar apenas resultados subjetivos, anulando os benefícios as serem alcançados pelo seu negócio.

Dicas para a implementação da ferramenta

Para utilizar a Análise com eficiência, é possível aplicar algumas estratégicas eficientes dentro do seu escritório contábil. Então, conheça algumas delas:

1. Delegue as funções com sabedoria

Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que embora seja possível apoiar essa análise sob uma ótica individual, as ações individualizadas não devem ser praticadas, pois tendem a empobrecer as avaliações realizadas. Por isso, é altamente recomendável delegar as tarefas para profissionais distintos, Desse modo, a avaliação elaborada com base nas informações tende a ganhar maior robustez e eficiência.

Com base nisso, o primeiro quesito consiste justamente em identificar os funcionários mais adequados para participar deste processo. Sendo assim, experimente formar uma equipe diversificada e estimule a presença das diferentes percepções. Mas, de fato, delegue as tarefas para os colaboradores que se mostrem envolvidas no projeto em questão. Além disso, esses profissionais devem conhecer com exatidão os objetivos a serem alcançados.

2. Construa boas estratégias

No momento de tomar as decisões sobre as ações futuras do seu escritório contábil, é muito importante montar as estratégias com base em um estudo aprofundado da Análise SWOT. Portanto, essa ferramenta tem a capacidade de indicar os melhores caminhos a serem percorridos. Com base nisso, se faça as seguintes perguntas:

  • Quais são as forças que o meu deve utilizar para cumprir as metas e os objetivos traçados?
  • Quais são as fraquezas que se dispõem a atrapalhar a busca pelo no mercado?
  • Quais são as oportunidades ou, até mesmo, os fatores mercadológicos ou externos que podem ser aproveitados pelo meu escritório de contabilidade?
  • Quais são as ameaças que demandam cautela e medidas e prevenção?

Com certeza, essas perguntas ajudarão o seu negócio na busca por respostas eficientes. Então, com base nelas será possível elaborar um plano de ação eficiente, de modo a buscar as melhores oportunidades e soluções para garantir o crescimento do seu escritório contábil.

3. Elabore a matriz

Após reunir a equipe e encontrar as respostas necessárias, agrupe todos os dados e informações coletadas. Em seguida, comece a construir a matriz do seu escritório contábil. Sendo assim, você conseguirá identificar as forças e as fraquezas, bem como as oportunidades e as ameaças para o seu negócio.

Desse modo, será possível perceber que o processo de organização visual dessa ferramenta ajudará na captação de novas ideias, aprofundando também a compreensão sobre as melhores estratégias a serem utilizadas na busca do crescimento do seu negócio.

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