Em qualquer negócio, é preciso tomar muito cuidado com a gestão e com o planejamento estratégico, para que a organização se mantenha a longo prazo e haja equilíbrio total para as tomadas de decisão. Isso, obviamente, vale também para os escritórios contábeis.
Desta forma, é fundamental que os gestores tenham noções claras de quais ações tomar em direção a um planejamento estratégico mais completo, garantindo a entrega de uma empresa mais organizada e, consequentemente, oferecendo melhores serviços para os clientes e transformando a competitividade do escritório contábil.
Monte uma estrutura de qualidade
Como em qualquer situação, além de todo o trabalho que precisa ser feito, é fundamental que haja uma estrutura por trás, garantindo as ferramentas necessárias para o sucesso das funções de cada colaborador do escritório.
Por isso, é preciso investir em produtos que garantam esta possibilidade. Por exemplo, em ferramentas de automação de processos. Hoje em dia, não dá para ter um negócio minimamente eficiente e competitivo sem um software capaz de gerar informações, armazenar dados, comparar processos, entre outras diversas funções.
É preciso pesquisar bem o mercado, para escolher uma boa empresa fornecedora, uma parceira capaz de personalizar serviços e entregar todas as soluções possíveis para melhorar o funcionamento do escritório.
Isso pode levar algum tempo e, certamente, será preciso um investimento financeiro. Mas se trata, de fato, de um investimento, porque os ganhos futuros compensarão enormemente o gasto inicial.
De qualquer forma, o ponto essencial, liderado pela instalação deste software, é: monte uma estrutura de alto nível. Assim, melhores informações serão geradas e, com isso, o planejamento estratégico pode ser feito com maior qualidade e menor margem de erro. A longo prazo, isso só traz ganhos para os gestores e responsáveis pelo negócio.
Tenha bons processos de análise
Outro ponto fundamental para evoluir a forma de fazer o planejamento estratégico é aprimorar as formas de analisar resultados prévios. Assim, tendo uma noção clara de tudo que já aconteceu no escritório, fica mais fácil prever e projetar o futuro, criando planos mais reais.
Entre estas formas de análise, podemos citar a SWOT. A sigla em inglês se refere a strenghts (pontos fortes), weaknesses (pontos fracos), oportunities (oportunidades do negócio) e threats (as ameaças que circundam o escritório).
Como os nomes que compõem a sigla já ajudam a explicar, trata-se de uma maneira interessante de entender quais são os tópicos que podem trazer destaques, quais precisam de aprimoramento, onde estão as possíveis oportunidades de sucesso e o que coloca tudo isso em risco.
Sendo assim, se você conhece as forças e as fraquezas, além de ter um mapeamento sobre oportunidades e riscos, o planejamento estratégico fica muito mais completo.
Se há esta noção completa, a margem de erro diminui. O processo de apostar em forças e atacar as fraquezas têm uma base muito mais sólida. As escolhas são mais racionais na hora de planejar os próximos passos, para que o lado forte se mantenha e os problemas tenham maiores chances de ser resolvidos.
Conhecer oportunidades e ameaças também influenciam na hora de planejar, pois é possível evitar o caminho que leve aos erros e, ao mesmo tempo, pode-se tentar encontrar as possibilidades de adicionar as oportunidades ao funcionamento real do escritório contábil.
OKR
Ainda falando sobre métricas de análise, as ferramentas de OKR (Objective e Key Results, que significa Objetivos e Resultados-Chave, em português) são importantes para o planejamento estratégico do escritório contábil.
Ao colocar metas e objetivos claros, o gestor precisa entender quais resultados são realistas e, ao mesmo tempo, indicarão que a empresa está no caminho certo, fazendo um planejamento correto sobre o futuro.
Com o OKR, isso é possível. Após determinado período pré-determinado, é possível identificar se o trabalho está dando os frutos desejados, ou não. Com isso, respostas são dadas para novos planos futuros.
Entendendo o que foi feito e o que deu resultado positivo ou negativo em determinado período analisado, o gestor do escritório contábil tem uma possibilidade mais real de identificar o que precisa ser feito.
Sabendo exatamente o que é necessário para o futuro, o planejamento estratégico se torna mais robusto e baseado no que realmente acontece dentro do escritório.
Não há empirismo ou hipóteses sonhadoras, fora do contexto real do negócio. Tudo é feito com base em métricas reais. Isso é importante, também, para a criação de relatórios que unifiquem o time e mostrem, de forma sólida, o que cada profissional pode fazer para melhorar.
Percebendo que há estrutura e uma cultura profissional de alto nível, os próprios colaboradores se sentem mais motivados a trabalhar e alcançar as metas propostas com o sistema de OKR.
Análise de concorrentes e possíveis parceiros
Ainda dentro da criação de um planejamento estratégico, é fundamental olhar para fora também. Claro, ter uma estrutura e processos internos claros é indispensável, como falamos ao longo deste conteúdo.
Mas não dá para projetar crescimento e planos futuros se não houver conhecimento do que os demais fazem no mercado de escritórios contábeis.
Entender o que outros negócios fazem, onde estão evoluindo e onde não são tão fortes, é fundamental. Assim, a própria empresa pode pensar em planos que ataquem segmentos menos fortes e, ao mesmo tempo, tenham solidez para competir naqueles em que o mercado, como um todo, seja mais forte.
Isso vale também para conhecer melhor os possíveis parceiros, seja na parte técnica, seja com parcerias para expansão da marca do escritório contábil etc.
Faz parte de um planejamento estratégico entender qual o contexto do segmento naquele determinado momento, tentando prever, também, as movimentações para o futuro próximo.
Estes são meios, portanto, de fazer um planejamento estratégico mais completo para seu escritório contábil. Sim, são vários pontos fundamentais, desde a construção de uma estrutura técnica, até as métricas de análise, engajamento dos colaboradores e conhecimento de parceiros e concorrentes. O processo é intenso, mas gera ótimos resultados.
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