Não é fácil diminuir a inadimplência no seu escritório contábil, precisamos de ações que são aplicadas desde o início do contrato até no caso de clientes devedores há muito tempo. É um trabalho feito à parte, a fim de que o seu fluxo de caixa não seja comprometido por conta desses clientes devedores.
Pensando nisso, resolvemos reunir algumas dicas para que a sua empresa saiba como lidar com clientes devedores, desde o primeiro mês de atraso até aqueles que podem se tornar um verdadeiro prejuízo. Continue a leitura e veja como fazer para cobrar seus clientes e diminuir a lista de devedores do seu escritório contábil!
Tenha detalhes sobre o pagamento dos honorários contábeis no contrato
São diversos os motivos pelos quais seus clientes não pagam os honorários contábeis, inclusive o puro esquecimento. E o que para ele é apenas postergar um pagamento, para sua empresa significa atrasos de folha de pagamento, por exemplo, entre outros pontos importantes da sua rotina.
Então, para evitar que haja qualquer tipo de desentendimento sobre datas de pagamento, é importante deixar todos os dados no próprio contrato de prestação de serviços. A sua empresa fica respaldada e o seu cliente fica ciente de que terá juros e multa, por exemplo, a partir da data estipulada.
Visto que os seus serviços são essenciais para bom andamento da rotina do seu cliente, ele deve estar ciente das obrigações junto ao escritório de contabilidade. Por isso deixe claro no contrato as condições de pagamento, como data e valores cobrados caso ocorram atrasos, inclusive sobre suspensão dos seus serviços até o pagamento.
Faça análise de crédito antes de iniciar o relacionamento com o cliente
O seu escritório de contabilidade pode utilizar da estratégia da outras empresas, que é a de pesquisar previamente sobre o histórico do cliente. Uma análise de crédito pode te ajudar a antecipar detalhes do contrato com esse cliente e evitar problemas mais sérios.
Esse tipo de ação pode evitar que o relacionamento com o cliente se desgaste, porque você já está ciente de como ele se comporta devido ao seu histórico de pagamento. A partir dos próprios dados do CNPJ é possível ter dados do cliente e fazer consultas em empresas especializadas.
Claro que você também terá em mãos os demonstrativos do cliente, além da situação financeira da empresa. Assim, seu trabalho é pautado em lidar com o perfil do cliente e de acordo com a situação da própria empresa, inclusive utilizando seus serviços para melhorar o quadro atual.
Ofereça formas de pagamento mais assertivas
As formas de pagamento também podem prejudicar a chegada dos valores pagos para seu escritório contábil. Ainda existem clientes que insistem em aderir aos pagamentos que estão saindo de uso, como os cheques pré-datados, principalmente empresários que possuem dificuldades com as transações bancárias mais modernas.
E para isso não precisa trazer de início algo tão atual, pode ser o boleto bancário, facilmente aceito pela maioria dos clientes. Com a vantagem de poder passar por agendamento de pagamento, evitando problemas como esquecimento e perda da data.
A utilização, portanto, de formas diversas e facilitadas de pagamento ajuda a sua empresa a evitar esses problemas. Também é importante contar com tecnologias que agilizem a gestão do seu escritório, colaborando para um bom controle de todos os recebimentos dos seus clientes no dia a dia.
Saiba o momento certo de finalizar contratos com seus clientes inadimplentes
Diminuir a inadimplência do seu escritório contábil não é uma tarefa fácil, pode ser que você tenha que dar adeus a alguns clientes. Sabemos que um ou dois meses de atraso já representa um montante de problemas na rotina financeira do seu escritório.
Portanto, aqueles clientes que ficam inadimplentes por cinco, seis meses, podem atrapalhar de forma significativa sua empresa. Esse tipo de cliente passa a ser um custo para sua empresa, que presta serviços sem ser paga e é um quadro dificilmente vai mudar.
A dica, então, é avaliar toda a sua carteira de clientes, encontrando aqueles que já se tornaram um verdadeiro prejuízo para o seu fluxo de caixa. Com isso, você encontra os contratos que devem ser finalizados e substituídos por clientes que realmente estejam em dia com o pagamento pelos serviços.
Não tenha receio de cobrar clientes em atraso
Por fim, para minimizar problemas que citamos antes, é preciso criar um protocolo de cobrança, um padrão para lidar desde o primeiro atraso de pagamento. Então, um erro que sua empresa não pode cometer é o de não cobrar um pagamento em atraso.
O primeiro passo é ter um colaborador ou equipe treinados para fazer as cobranças, visto que pode ser uma situação um tanto quanto delicada com o cliente. Um bom sistema de gestão também conta, porque fornece uma lista confiável dos devedores e apresenta ferramentas que facilitam o processo de cobrança.
Com isso você consegue priorizar o bom relacionamento com o cliente sem que deixe de cobrar pelos seus honorários não pagos. É muito importante que a postura da sua empresa seja assertiva nessa abordagem e que sua equipe não deixe de cobrar, conversar com o cliente, desde o primeiro atraso, a fim de evitar que o problema se agrave.
Agora ficou mais simples traçar um plano para diminuir a inadimplência no seu escritório contábil, pensando a partir dessas dicas. Assim, procure ter pessoal treinado e capacitado para conversar com seus clientes quando eles atrasam o pagamento.
O primeiro contato é muito importante para lembrar o devedor e evitar próximos atrasos. Também saiba o momento de encerrar contratos que prejudiquem sua empresa. As ferramentas de gestão se tornam fundamentais nesse caso, atuando como suporte para as ações realizadas pela sua equipe.
Estabelecer um padrão de cobranças é essencial, que deve ser obedecido por sua equipe, trazendo a maneira de falar com o devedor em todos os casos e canais de comunicação. Aproveite essas dicas e aplique a fim de melhorar o seu fluxo de caixa e evitar esses problemas com devedores no futuro.
Se você gosta desse tipo de conteúdo, compartilhe com seus amigos!