Guia Completo: Como a LGPD Impacta a Rotina do Contador

Introdução

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), sancionada em 2018 e em vigor desde setembro de 2020, trouxe mudanças significativas para todas as áreas que lidam com dados pessoais, e a contabilidade não é exceção. Este novo marco regulatório estabelece diretrizes claras sobre como as informações pessoais devem ser coletadas, processadas, armazenadas e compartilhadas, impactando diretamente a rotina diária dos profissionais de contabilidade.

Os contadores lidam constantemente com informações sensíveis de seus clientes, desde dados financeiros até documentos pessoais, tornando a adequação à LGPD não apenas uma obrigação legal, mas uma necessidade para manter a confiança e a segurança no relacionamento profissional. A crescente importância dos dados na contabilidade, aliada às rápidas mudanças no comportamento dos clientes, torna este tema ainda mais relevante.

Este guia detalhado apresenta os principais aspectos da LGPD que afetam diretamente a rotina do contador, oferecendo orientações práticas para a adequação à legislação e evitando possíveis sanções. A seguir, exploraremos passo a passo como implementar as mudanças necessárias para garantir a conformidade com a lei e proteger tanto o seu negócio quanto os dados de seus clientes.

Pré-requisitos

Antes de iniciar o processo de adequação à LGPD, é importante que o contador tenha:

1. Conhecimento básico sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018)
2. Inventário de todos os dados pessoais tratados pelo escritório contábil
3. Acesso aos sistemas e processos que envolvem o tratamento de dados pessoais
4. Disponibilidade para implementar mudanças nos procedimentos internos
5. Recursos para investir em segurança da informação, se necessário

Passos para Adequação à LGPD na Contabilidade

1. Implementação da Autorização Explícita para Uso de Dados Pessoais

A LGPD introduz uma mudança fundamental na forma como os dados pessoais são tratados, exigindo que o titular das informações conceda autorização explícita para o uso de seus dados pessoais. Isso significa que os contadores não podem mais simplesmente coletar e utilizar informações de seus clientes sem um consentimento claro e específico. Este consentimento deve ser livre, informado e inequívoco, deixando claro para o titular exatamente quais dados serão utilizados e para quais finalidades.

Para implementar esta exigência, é necessário revisar todos os contratos e termos de serviço utilizados pelo escritório contábil, incluindo cláusulas específicas sobre o tratamento de dados pessoais. Estas cláusulas devem explicitar quais dados serão coletados, para quais finalidades serão utilizados, por quanto tempo serão armazenados e com quem serão compartilhados. Além disso, é importante criar formulários de consentimento específicos para situações que não estejam cobertas pelos contratos, como o uso de dados para marketing ou pesquisas.

É fundamental entender que o tratamento de dados pessoais sem uma base legal configura violação à LGPD e pode resultar em sanções severas. As bases legais previstas na lei incluem, além do consentimento, o cumprimento de obrigações legais, a execução de contratos, o exercício regular de direitos em processos, a proteção da vida e da saúde, e o atendimento aos interesses legítimos do controlador, desde que respeitadas as liberdades e os direitos fundamentais do titular. O contador deve sempre identificar qual base legal fundamenta cada tratamento de dados realizado pelo escritório.

2. Implementação de Maior Rigor no Tratamento de Dados Pessoais

A LGPD impõe um padrão muito mais rigoroso na proteção de dados pessoais, exigindo a implementação de medidas técnicas e administrativas capazes de proteger as informações contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas. Isso significa que os escritórios contábeis precisam revisar completamente suas políticas de segurança da informação, implementando controles mais robustos para garantir a integridade, disponibilidade e confidencialidade dos dados de seus clientes.

Para atender a esse requisito, é necessário investir em soluções de segurança como criptografia de dados, controle de acesso baseado em perfis, autenticação de dois fatores, sistemas de detecção de intrusão, entre outros. Além disso, é importante estabelecer políticas claras sobre o uso de dispositivos pessoais, acesso remoto e compartilhamento de informações. Os funcionários do escritório devem ser treinados regularmente sobre as melhores práticas de segurança da informação e conscientizados sobre a importância de seguir os protocolos estabelecidos.

Um aspecto crucial desse maior rigor é a obrigação de comunicar incidentes de segurança que possam gerar risco de dano aos titulares. Em caso de vazamento de dados ou qualquer outro incidente que comprometa a segurança das informações, o contador tem o dever de comunicar o fato à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e ao titular das informações em até dois dias úteis. Esta comunicação deve incluir a descrição da natureza dos dados afetados, as informações sobre os titulares envolvidos, a indicação das medidas técnicas e de segurança utilizadas, os riscos relacionados ao incidente e as medidas que foram ou serão adotadas para reverter ou mitigar os efeitos do prejuízo.

3. Elaboração do Relatório de Impacto de Proteção de Dados (RIPD)

A LGPD afeta a rotina do contador também na hora de elaborar análises sobre o próprio trabalho, exigindo a elaboração de um Relatório de Impacto à Proteção de Dados (RIPD). Este documento é essencial para demonstrar a conformidade do escritório contábil com a legislação, comprovando que todas as informações dos clientes estão sendo armazenadas e manipuladas da forma correta, garantindo proteção e segurança aos dados e a seus titulares.

O RIPD deve descrever os processos de tratamento de dados que podem gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, bem como as medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação de risco adotados. Na prática, isso significa mapear todos os fluxos de dados dentro do escritório, identificar possíveis vulnerabilidades e documentar as soluções implementadas para proteger as informações. Este relatório deve ser mantido atualizado e disponível para consulta pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados sempre que solicitado.

A elaboração do RIPD não é apenas uma formalidade legal, mas uma oportunidade para o contador revisar seus processos internos e identificar oportunidades de melhoria na gestão de dados. Ao realizar esta análise detalhada, é possível otimizar fluxos de trabalho, eliminar redundâncias e reforçar a segurança em pontos críticos. Além disso, o RIPD serve como uma importante ferramenta de comunicação com os clientes, demonstrando o compromisso do escritório com a proteção de seus dados e aumentando a confiança na relação profissional.

4. Compreensão dos Riscos de Não Seguir a LGPD

A não conformidade com a LGPD expõe os contadores a diversos riscos significativos que podem comprometer a continuidade do negócio. Um dos principais riscos é o aumento da vulnerabilidade a ataques cibernéticos e fraudes. Sem as medidas de segurança adequadas, os dados dos clientes ficam expostos a invasões, que podem resultar em roubo de informações sensíveis, extorsão ou uso indevido para fins fraudulentos. Estes incidentes não apenas causam prejuízos financeiros diretos, mas também podem levar a processos judiciais por parte dos clientes afetados.

Outro risco importante é a perda de confiança e, consequentemente, de clientes e parceiros. Em um mercado cada vez mais consciente sobre a importância da privacidade, a reputação de um escritório contábil que não protege adequadamente os dados de seus clientes pode ser irreparavelmente danificada. Esta perda de confiança rapidamente se traduz em evasão de clientes, dificuldade para conquistar novos negócios e isolamento no mercado, já que outros profissionais e empresas evitarão parcerias que possam comprometer suas próprias políticas de proteção de dados.

Por fim, há o risco das sanções e multas previstas na legislação. As penalidades para o descumprimento da LGPD podem ser severas, chegando a multas de até 2% do faturamento da empresa no Brasil, limitadas a R$ 50 milhões por infração. Além das sanções financeiras, a ANPD pode determinar o bloqueio ou a eliminação dos dados pessoais a que se refere a infração, a suspensão parcial do funcionamento do banco de dados ou até mesmo a proibição do exercício das atividades de tratamento de dados. Estas penalidades podem comprometer significativamente a saúde financeira do escritório e, em casos extremos, inviabilizar sua operação.

5. Adequação à LGPD dentro do Prazo Estabelecido

Embora a LGPD tenha sido sancionada em 2018 e tenha entrado em vigor em setembro de 2020, as penalidades para infratores começam oficialmente em agosto. Isso significa que ainda há uma janela de oportunidade para os escritórios contábeis que ainda não se adequaram completamente à norma legal. No entanto, é importante ressaltar que este prazo é curto e a adequação requer um planejamento cuidadoso e uma execução ágil para evitar possíveis sanções.

Para realizar esta adequação dentro do prazo, é recomendável estabelecer um cronograma detalhado, definindo claramente as etapas a serem cumpridas e os responsáveis por cada uma delas. Este cronograma deve priorizar as ações mais críticas, como a revisão dos contratos com os clientes, a implementação de medidas de segurança básicas e a criação de canais para o exercício dos direitos dos titulares. Em paralelo, deve-se iniciar o mapeamento completo dos dados e a elaboração do Relatório de Impacto à Proteção de Dados, que podem demandar mais tempo para serem concluídos.

É importante também considerar a possibilidade de buscar apoio especializado para acelerar o processo de adequação. Consultores especializados em LGPD podem fornecer orientações valiosas, identificar lacunas que passariam despercebidas e oferecer soluções já testadas em outros contextos. Embora represente um investimento adicional, este suporte pode ser crucial para garantir uma adequação efetiva dentro do prazo disponível, evitando as severas consequências da não conformidade. Lembre-se que a ação rápida é essencial, pois quanto mais próximo do prazo final, maior será a pressão e o risco de não conseguir implementar todas as mudanças necessárias a tempo.

6. Reconhecimento da Importância da LGPD para a Contabilidade

A LGPD é particularmente crucial para a contabilidade devido à natureza sensível dos dados tratados pelos profissionais desta área. Contadores lidam rotineiramente com informações altamente confidenciais, como orçamentos pessoais, declarações de imposto de renda, dados bancários, folhas de pagamento e demonstrativos financeiros. Estas informações, se expostas ou utilizadas indevidamente, podem causar danos significativos aos titulares, desde prejuízos financeiros até constrangimentos pessoais e profissionais.

A adequação à LGPD representa uma demonstração clara de responsabilidade e profissionalismo por parte do contador. Ao implementar as medidas necessárias para proteger os dados de seus clientes, o profissional não apenas cumpre uma obrigação legal, mas também reafirma seu compromisso com a ética e a excelência no serviço prestado. Esta postura responsável distingue o escritório no mercado, especialmente em um contexto onde a preocupação com a privacidade e a segurança das informações é crescente entre os clientes.

Além disso, a adequação à LGPD contribui significativamente para a construção de confiança no relacionamento com os clientes. Quando um cliente sabe que seus dados estão sendo tratados com o devido cuidado e respeito, seguindo as melhores práticas e em conformidade com a legislação, ele se sente mais seguro para compartilhar informações sensíveis e estabelecer uma relação de longo prazo com o contador. Esta confiança é um ativo valioso para o escritório contábil, funcionando como um diferencial competitivo e um catalisador para a fidelização e a conquista de novos clientes.

7. Utilização de Recursos Adicionais para Aprofundamento

Para aprofundar seus conhecimentos sobre a LGPD e sua aplicação específica na contabilidade, é fundamental buscar recursos adicionais que ofereçam suporte e informações atualizadas. Existem diversos materiais disponíveis que podem auxiliar os contadores a compreender melhor as nuances da legislação e a implementar as medidas necessárias de forma mais eficiente e eficaz. Estes recursos incluem artigos especializados, webinars, cursos online, fóruns de discussão e consultorias especializadas.

Uma estratégia importante é desenvolver um plano de comunicação eficaz com os clientes durante este período de adequação. Um bom plano de comunicação ajuda a explicar as mudanças que estão sendo implementadas, esclarece dúvidas e demonstra o compromisso do escritório com a proteção dos dados. Este tipo de comunicação transparente é essencial para manter a confiança dos clientes durante o processo de transição e pode até mesmo servir como uma oportunidade para fortalecer o relacionamento profissional.

Além disso, é recomendável acompanhar regularmente as atualizações e orientações emitidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e por entidades representativas do setor contábil. Estas fontes oficiais fornecem interpretações autorizadas da legislação e diretrizes específicas que podem ser aplicadas na prática contábil. Manter-se atualizado sobre estas orientações é crucial para garantir que o escritório permaneça em conformidade mesmo diante de eventuais mudanças na interpretação ou na aplicação da lei.

Conclusão

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) representa um marco significativo na regulamentação do tratamento de dados pessoais no Brasil, impactando profundamente a rotina dos contadores. A adequação a esta legislação não é apenas uma obrigação legal, mas uma oportunidade para os escritórios contábeis demonstrarem seu compromisso com a segurança e a privacidade das informações de seus clientes.

Os principais aspectos abordados neste guia — desde a necessidade de autorização explícita para o uso de dados pessoais até a elaboração do Relatório de Impacto de Proteção de Dados — formam um conjunto integrado de práticas que visam garantir a conformidade com a LGPD. Estas mudanças exigem um esforço coordenado e um investimento significativo, mas os benefícios superam em muito os custos, especialmente quando consideramos os riscos associados à não conformidade.

À medida que avançamos para um futuro cada vez mais digital, a proteção de dados se torna um diferencial competitivo crucial para os contadores. Os escritórios que se adaptarem rapidamente às exigências da LGPD não apenas evitarão sanções e penalidades, mas também construirão uma reputação de confiabilidade e profissionalismo que será valorizada pelos clientes. A adequação à LGPD não é o fim do caminho, mas o início de uma nova era na contabilidade, onde a gestão responsável dos dados é tão importante quanto a precisão dos números.

Fonte: Roberto Dias Duarte. “A LGPD e como ela interfere na rotina do contador”. Disponível em: https://www.robertodiasduarte.com.br/a-lgpd-e-como-ela-interfere-na-rotina-do-contador/.