A inadimplência no escritório contábil afeta a receita da empresa, e por isso, muitos contadores buscam maneiras de evitá-la. Porém, ainda assim, é quase possível descobrir se os clientes pagarão em dia seus compromissos com seu escritório.
No caso das empresas contábeis, a inadimplência é ainda mais perversa, ela causa:
- Redução da capacidade de investimento em pessoas, processos e tecnologia;
- Redução direta da produtividade do escritório, afinal, com os mesmos recursos a empresa irá gerar menor receita recebida;
- Piora no custo de oportunidade. Na prática, sua equipe trabalhou por um período para um cliente (que não pagou), sendo que poderia trabalhar para outro que poderia pagar – sem aumentar os custos diretos;
- Piora o clima organizacional, afinal ninguém fica feliz trabalhando para quem cumpre o combinado.
Primeiro passo: diagnóstico!
Sem um bom diagnóstico, não adianta pensar no tratamento. Essa premissa é básica para a saude de uma pessoa ou de uma empresa. Portanto, vamos investigar bem a situação e as causas da inadimplência.
Com um relatório como o do exemplo acima, você poderá identificar:
- Quem são os clientes responsáveis pela maior parte da inadimplência;
- Quantos meses (em média) eles estão em atraso.
A partir dessa informação, você deve investigar profundamente os clientes que estão no topo da lista. Converse com eles, analise os relatórios contábeis e fiscais deles, entenda o mercado que eles atuam. Assim você poderá criar uma estratégia personalizada de cobrança para os casos mais graves. Para esses, é importante que você negocie e recupere, pelo menos parcialmente, o valor acumulado – mesmo que tenha que fazer permutas ou concessões.
No fim, tudo o que resta para os casos mais graves é a cobrança. No entanto, é necessário saber como realizar essa cobrança, pois, em muitas situações, o próprio devedor pode acionar a Justiça por danos morais contra a sua imagem.
Por isso, é necessário estar atento ao momento de se fazer a cobrança, além de analisar também os aspectos comportamentais do inadimplente. Além disso, destacamos que ações irracionais não são alternativas viáveis para esse tipo de situação.
Se você está procurando por formas de cobrar seus clientes inadimplentes, não deixe de conferir algumas das dicas que separamos para te ajudar com essa missão ingrata. Boa leitura!
Converse com o devedor – somente com ele!
A primeira dica para cobrar a inadimplência no escritório contábil é evitar as ligações ou conversas com outras pessoas do ambiente de trabalho do devedor. Ou seja, converse diretamente com o empresário ou responsável pelo contrato para evitar constrangimentos que só irão piorar a situação.
Não deixe recados com outros funcionários da empresa dizendo se tratar do não pagamento de uma dívida. Isso pode constranger o inadimplente e, por isso, ele pode até judicializar o processo.
Não é preciso ser mal educado
Sabemos que a situação gera estresse, e quando estamos com receio de não receber o pagamento, isso pode causar descontrole em algumas pessoas, porém, é preciso manter a postura. Uma postura mais agressiva não te ajudará em nada nesses casos.
Por isso, quando for realizar a cobrança do seu pagamento, para evitar confusões desnecessárias, não deixe sua educação de lado. Além disso, um tratamento hostil da sua parte, mais uma vez, pode acabar gerando um processo por danos morais.
Adequar o seu tom de voz, e manter sempre o decoro com o seu devedor, pode fazer com que ele entenda que a situação possa ser resolvida, e se mostre mais disposto a buscar por maneiras de acabar com a dívida que tem em aberto com a sua empresa.
No fim, um tratamento adequado, mesmo em situações desconfortáveis, só mostra o seu grau de profissionalismo. Não deixe que a sua reputação seja manchada no mercado por conta de um cliente que não quis arcar com as suas dívidas.
Ofereça alternativas para quitar a dívida
Uma forma interessante de cobrar os seus clientes é oferecendo alternativas para quitar a dívida. Muitas vezes eles não se disponibilizam para resolver o problema porque, nos moldes iniciais, eles não teriam condições de arcar com a despesa toda.
Além disso, é preciso reconhecer que, nem sempre, contamos com dinheiro no bolso, e levar em consideração essa realidade do ponto de vista do cliente, pode fazer a diferença nas negociações. Ceder um pouco pode lhe fazer receber o seu dinheiro.
Entre em contato com ele para que seja possível marcar uma reunião envolvendo os dois. Esclareça o tamanho da dívida, e se mostre aberto a encontrar uma melhor maneira para que o seu devedor realize o pagamento.
Em muitos casos, o parcelamento da dívida é o melhor a ser feito, e usar um cartão de crédito pode ser uma opção interessante para essas situações. No mais, acerte os valores e o tempo que fica confortável para que a quitação seja feita.
Essa pode ser a maneira mais simples de conseguir receber o seu dinheiro, e o diálogo aberto pode trazer bons frutos para a negociação. Mostre que sua empresa é acessível e só quer resolver os problemas criados com seu cliente.
Ter uma postura mais conciliadora pode até mesmo abrir portas futuras para que o cliente volte a fazer negócios com você, mesmo se o processo chegar ao extremo de um rompimento contratual. O seu posicionamento à frente das negociações pode acabar te rendendo o fechamento de novos negócios em um futuro próximo.
Previna que a inadimplência aconteça
Essa dica de cobrança acaba sendo bastante útil para quem quer evitar toda a situação embaraçosa que envolve entrar em contato com o cliente após o atraso. É preciso entender que, em muitos casos, houve apenas um esquecimento por parte dele.
Muitos clientes deixam de pagar suas contas pois acabam esquecendo as datas, e todos nós sabemos que isso é comum atualmente. Por isso, prevenir-se e criar lembretes para os seus clientes é uma maneira simples de evitar que ele fique inadimplente.
E para evitar isso, nada melhor do que usar a tecnologia para tornar essa tarefa mais prática. Hoje, é possível programar para que e-mails sejam enviados antes da data de vencimento, com essa estratégia sendo vantajosa para você e para o cliente.
Além disso, utilizar o WhatsApp sobre a data de vencimento da cobrança, sempre que estiver próximo, é outra forma de garantir uma comunicação de qualidade nesses casos. Não deixe de aproveitar o melhor da tecnologia para otimizar o seu escritório.
Capacite os seus funcionários para lidar com a situação
A nossa última dica para te ajudar a lidar melhor com a inadimplência no escritório contábil é capacitar seu time para lidar com essas situações. Existem treinamentos específicos disponíveis para que seus funcionários consigam resolver tais situações.
Contar com colaboradores educados e que conseguem conduzir uma negociação de maneira saudável, pode ajudar a sua empresa nesse sentido. O seu escritório só tende a ganhar se contar com um corpo de funcionários mais capacitado.
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