O ERP vai sumir

Marcelo Lombardo CEO & Founder na Omie

por Marcelo Lombardo CEO & Founder na Omie

Pra quem não sabe, ERPs são aqueles softwares que automatizam todos os processos operacionais e gerenciais de uma empresa, como o controle de estoques, vendas, emissão de notas fiscais, controle financeiro, contábil, fiscal, etc., e fazer esse sistema sumir é uma visão que, mais cedo ou mais tarde, será seguida por todos os fornecedores da área – ao menos os que não estão parados no tempo. Portanto, é justo você entender que esse texto é um manifesto que traz a visão presente e futura do na Nuvem, na opinião da que se consolidou como a líder no segmento no Brasil.

O lado bom de uma empresa, de qualquer porte ou ramo, adotar um software é ganhar maior visibilidade de todo o fluxo operacional e gerencial do seu dia a dia, conseguindo com isso otimizar as compras, vendas, o fluxo de caixa, e no final obter a segurança necessária para crescer cada vez mais. Na prática, qualquer empresa que pense em crescer, precisa da organização que se obtém com um sistema desses – ainda mais quando estamos no Brasil, que é conhecidamente o país mais complexo da galáxia em termos legais e fiscais.

Mas por outro lado ninguém gosta de duas coisas no ERP: o custo para implantar e a trabalheira insana para mantê-lo atualizado. O custo para a implantação é principalmente percebido quando a empresa cai na armadilha de recorrer aos tradicionais fornecedores de software de 30 anos atrás, que possuem tecnologias ultrapassadas, monolíticas e difíceis de usar, fazendo com que a configuração do sistema só possa ser feita por uma equipe de especialistas pós graduados em Harvard e no MIT, e o treinamento dos usuários seja longo e doloroso, arrastando todo processo de implantação por no mínimo seis meses até que se consiga perceber qualquer ganho positivo de todo esse investimento.

Esses fornecedores tradicionais e antiquados de são os que chamo carinhosamente de Dinossauros, pois são grandes, pesados, perigosamente caros, e mesmo adotando em seu discurso de marketing as palavras da moda, não conseguem esconder sua real natureza. Para entender isso mais claramente, basta imaginar o que acontece ao colocar uma profissional da geração atual, que já nasceu no mundo digital e móvel, na frente de uma tela de um computador dos anos 90. É simples: ela odeia. Essa profissional vê o mundo de outra forma: “eu não tive que passar por meses e mais meses de treinamento para usar o Instagram, e não entendo por que esse precisa ser tão feio e complicado”. O fato é que, de verdade, não precisa. E se você é atualmente cliente desse tipo de ERP, provavelmente esse texto daqui pra frente vai soar como uma utopia inatingível, mas garanto que já é algo bem real.

A armadilha de custo e design já foi superada por uma nova geração de software de gestão, criado nativamente na nuvem, e que consegue transformar aqueles 6 meses de implantação dolorosa, requerida pelos velhos dinossauros, em 6 dias ou menos. Mas e sobre o segundo problema? Depois de implantado o novo sistema na empresa é que se percebe a trabalheira insana para manter os dados atualizados e, principalmente, confiáveis…

E é precisamente aí que começa a verdadeira revolução: acabar com aquela sensação que você trabalha para o sistema ao invés do sistema trabalhar pra você; fazer o desaparecer da sua vista, mas mesmo assim expandir os benefícios dele. E como se faz isso? Vamos ser práticos: aqui abaixo está a receita que estamos seguindo de como fazer o sumir:

1 – Acabar com a configuração fiscal, e isso é uma tarefa muito, mas muito difícil mesmo, que infelizmente transcende o período de implantação do software. Nós estamos em um país que na verdade contém 27 países diferentes, com legislações e obrigações acessórias que não fazem o menor sentido. E além disso, temos mais de 5.500 municípios que também possuem suas próprias legislações e sistemas para validar as notas fiscais. Um verdadeiro inferno tributário que no final ainda é multiplicado por 3, pois há tratamentos diferentes conforme o enquadramento fiscal da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

O primeiro passo aqui é amenizar o problema, fazendo com que a configuração do sistema para a emissão de notas fiscais seja feita pela exceção e não pela regra. Isso pode parecer óbvio, mas praticamente todos os sistemas ERP (até os mais novos) são particularmente burros nessa tarefa, requerendo a digitação de uma configuração fiscal completa para cada produto vendido e às vezes pior, digitados a cada venda feita. Resolvido isso, o passo seguinte é não ter que fazer configuração fiscal nenhuma, ou seja, o próprio sistema conhece as milhões de regras tributárias do país e suas exceções, identifica o cenário fiscal de uma transação e aplica a regra correta, com as alíquotas de impostos corretas e atualizadas. Pode parecer um sonho, mas que está virando realidade com o uso da inteligência artificial (IA). Já temos aqui a primeira versão disso funcionando no mundo real, e esse é só o começo. Temos que enxergar a tecnologia como sendo o contrapeso do famoso “peso Brasil”, e usá-la ao máximo para tornar o nosso ambiente de negócios mais simples.

2 – Acabar com todo e qualquer input de dados. É sério, todo mundo odeia ficar digitando e conferindo as coisas, e independente disso, é aqui que se perde a confiabilidade da informação. Enquanto tivermos seres humanos digitando dados, teremos erros – simples assim. Mas mudar isso é uma tarefa longa… Vamos lá então, a primeira coisa a ser banida são os cadastros básicos, por exemplo de clientes e fornecedores. Nada mais chato do que cadastrar um cliente no sistema e se deparar com uma tela super complexa com 200 campos pra serem preenchidos. Isso já tem solução para ser feito de forma automatizada, dá uma olhada aqui no que chamados de Pesquisa Atômica (desculpe o nome mas foi irresistível, rs). Você entra com uma parte do nome ou do CNPJ e o sistema faz tudo sozinho, consolidando diversas fontes de dados públicos. 

Em seguida, temos que tirar da frente as digitações de compras e vendas que geralmente acontecem em alto volume, e que também já podem ser evitadas com o uso da tecnologia. Pelo lado das compras, capturando e lançando autonomamente as faturas de produtos e serviços de seus fornecedores e sincronizando tudo com seus pedidos de compras e com os respectivos pagamentos. Veja alguns exemplos disso na prática aqui e aqui. Pelo lado das vendas, a melhor saída pra eliminar a digitação é adicionando uma plataforma de e-commerce para dar comodidade aos seus clientes (exemplos aqui e aqui), ou ainda fazer suas vendas através de um marketplace (mais exemplos aqui e aqui). Se for B2B, dá pra deixar o próprio cliente fazer o pedido pelo App e tudo chega prontinho no seu Omie (veja aqui). E por fim, empresas que possuem sistemas próprios de vendas ou de prestação de serviços, muito comuns na área de tecnologia, devem ser interligadas ao Omie através de APIs, as quais podem ser entendidas como uma espécie de conector digital entre sistemas.

E pra fechar o tópico, ainda falta acabar com o input daquelas despesas recorrentes, como telefonia, energia elétrica, água, gás, Internet, TV a cabo, etc. A solução é a automação total. Já temos disponível, hoje mesmo, a integração da maioria dessas concessionárias de serviços públicos com o Omie (exemplo aqui), e indo além: até planos de saúde já estão funcionando e diversos outras conexões estão no forno. Aqui temos que ser simplesmente “sem limites”. 

Acabando com a configuração fiscal e com o input de lançamentos já somos capazes de fazer o sumir da vista do usuário em torno de 60%, o que é um avanço muito significativo para a redução de custos e aumento da confiabilidade, mas ainda falta muita coisa – vamos seguir.

3 – Bancos, meios de pagamentos e softwares devem se fundir numa plataforma única. Vamos imaginar um processo bem real e comum no dia a dia das empresas: o usuário precisa fazer um pagamento para um fornecedor de quem comprou determinado produto; olha só a trabalheira: o usuário acessa o ERP, verifica se a mercadoria foi entregue, mas não encontra o registro… Faz algumas ligações e descobre que a mercadoria foi recebida, porém outro usuário da empresa ainda não lançou essa compra no estoque. Mas com a confirmação interna do colega, o usuário lança no sistema uma TED para esse fornecedor. Em seguida, ALT+TAB para o site do banco, faz login, cadastra o fornecedor novamente lá e horas depois consegue programar a TED. Mas a maratona não acabou: no dia seguinte, importa para o o extrato do banco para conciliar, checando se a TED programada realmente aconteceu, e se bate com o valor que foi lançado no no dia anterior. Cansou só de ler, né?

Agora vamos imaginar uma outra realidade, onde o sistema automaticamente captura todas as notas faturadas contra o CNPJ da empresa e as confere com os pedidos de compra pendentes, deixando o pagamento programado, caso esteja tudo certo. Como nesse novo mundo o sistema e o banco funcionam como uma plataforma única, o fornecedor já está cadastrado e o pagamento pode ser executado sem ninguém fazer nada, faltando apenas um token de aprovação enviado para o celular do responsável. Conciliação bancária posterior? Não existe, pois o extrato que vemos na tela do é o extrato do banco, registrado em blockchain, sem chances de erros ou adulterações. E como ninguém digitou absolutamente nada, não existem possibilidades de erros humanos e ninguém perdeu horas com isso. O algoritmo do sistema classifica contabilmente essa compra da forma correta, novamente sem precisar de ninguém fazendo esse trabalho a mão.

O é o novo Internet Banking

Guarde esta frase: “O ERP é o novo Internet Banking”, Isso é algo que já existe hoje.

4 – Usuário deve atuar na exceção e não na regra. Por mais óbvio que isso pareça, não é como os sistemas se comportam. Veja o exemplo dessa rotina que é muito comum: normalmente alguns dos seus clientes te pagam, outros não. Para saber, o usuário concilia os registros do banco do dia anterior, emite um relatório no ERP para listar quem não pagou e manda um e-mail ou WhatsApp para cobrar. Uma rotina diária e repetitiva, e se essa pessoa esquecer de um passo, cometer um pequeno erro ou simplesmente ficar doente, não vai acontecer mais dar nada certo. Agora imagine um cenário onde o software ERP é o banco (item 3 acima), e portanto o ERP já sabe, em tempo real, quem te pagou e quem não te pagou, manda as mensagens cobrando os inadimplentes e depois de algumas tentativas avisa o usuário: “Ei, melhor você falar com os clientes A e B pois eles não pagaram mesmo depois de duas mensagens de cobrança”. Entendeu a diferença de produtividade? Agora imagina isso multiplicado por todas as inteirações rotineiras entre usuário, sistema ERP, bancos, clientes e fornecedores e você vai ter uma ideia da quantidade de erros evitados e do trabalho desperdiçado com softwares ERP que não seguem esse conceito.

5 – Análises gerenciais devem evoluir com o uso do Big Data: é comum ouvirmos que a capacidade do ser humano deve ser utilizada mais em análise gerencial do que em tarefas repetitivas. Até aqui estamos de acordo, mas talvez possamos ir além e expandir a capacidade de análise desse profissional com o uso de Big Data. Como tudo, fica mais fácil de entender com um exemplo prático: imagine um caso em que o usuário detecta a seguinte situação: “Aqui na minha indústria, o custo de insumos é equivalente a 20% da receita líquida da empresa, e estamos 5% melhores agora do que no mesmo período do ano passado”. Isso é algo que pode ser extraído da maioria dos softwares de ERP e apresenta uma informação que pode até parecer positiva. Mas vamos ver como seria esse exemplo com o uso do Big Data: “O custo de insumos está em 20% da receita líquida. Melhoramos 5%, porém em outras indústrias do mesmo segmento e porte, a média de custo de insumos não passa de 15% da receita líquida” – ou seja, ganhamos a visão de que ainda há muito espaço pra melhorar o consumo de insumos industriais. Percebeu a diferença? Estatísticas de mercado trazem uma dimensão a mais e mostram onde você já é bom e onde precisa melhorar, afinal se alguém fez, você também pode fazer.

Conclusão 

Quando olhamos o potencial que a tecnologia atual pode trazer para ajudar o de uma empresa, percebemos que a computação em nuvem é apenas o primeiro passo. E veja bem, estou falando de soluções ERP nativas em nuvem, da nova geração, que possuem muito mais do que apenas um design moderno: possuem também uma arquitetura moderna, chamada de “multi-tenant”, que precisa ser segura e estável, ponto importantíssimo nesses tempos onde ataques e vazamentos são constantes por aí. Quanto aos ERPs antiquados (os Dinos…), que apenas são hospedados em servidores remotos na nuvem… sinto muito, mas não deram sequer o primeiro passo, e estão no mínimo 5 anos atrás nesse jogo, sorry baby.

Uma vez que estamos em nuvem, o passo seguinte e mais importante é transformar o ERP na plataforma que suporta o ecossistema onde a empresa está inserida, ou seja, a supervia da informação que conecta em tempo real as empresas com seus clientes, fornecedores, bancos, contadores e governos, e onde todos compartilham uma versão única dos dados, e podem usá-los para ganhar produtividade, além de descobrir mais facilmente quais são os melhores caminhos para o crescimento.

Quanto mais o ERP se aproxima do conceito de uma plataforma que implementa essa supervia de informação, mais ele vai desaparecer da vista do usuário como ferramenta transacional. O ERP não vai mais estar em lugar nenhum, e ao mesmo tempo estará em todo o lugar, otimizando o ser humano: fazendo o trabalho que antes era do usuário, e apenas o alertando quando algo está fora dos parâmetros. A mudança de paradigma é essa: até agora, os programadores de um sistema ERP pensavam assim: “como faço para o usuário executar essa transação da forma mais simples possível?”. Hoje em dia, essa forma de pensar já era. A nova forma de pensar é “como eu faço para que o usuário não tenha que executar essa transação”. E eu sei que muito dessa visão de um software inteligente e autônomo ainda está sendo criada, mas enfim, quando você sabe como um fornecedor de ERP pensa, você sabe o que esperar dele durante a sua jornada em conjunto, e fica muito mais fácil de escolher na companhia de quem você quer estar.

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