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A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) carrega os parâmetros fundamentais para o tratamento das informações em um escritório de contabilidade.
Afinal, você já reparou a quantidade de dados que ficam armazenados dentro desses estabelecimentos?
Os escritórios de contabilidade costumam realizar serviços para diversos clientes, por isso guardam inúmeras informações financeiras, fiscais e contábeis.
Do mesmo modo, esses estabelecimentos precisam recorrer a procedimentos e recursos capazes de garantir a segurança de todas as informações relacionadas aos clientes.
Nesse cenário, a LGPD ganha o protagonismo, pois se fundamenta nas regras que determinam os procedimentos necessários para garantir a segurança dessas informações.
LGPD
A LGPD, n° 13.709/2018, foi elaborada devido à necessidade de proteção às informações digitais e físicas das pessoas e das entidades localizadas no Brasil.
Dessa forma, a lei visa garantir o sigilo de todas as informações existentes, estimulando os gestores na busca de procedimentos eficientes para atender as medidas regulamentadas.
Muitas questões judiciais apontaram para a necessidade da elaboração dessa nova abordagem de proteção aos dados e informações.
Por isso, a LGPD objetiva garantir o direito fundamental da privacidade e segurança, além de proteger o livre exercício da personalidade das pessoas físicas e jurídicas.
É possível compreender que a PGPD fornece proteção às informações que são coletadas por organizações ou pessoas no intuito de evitar determinados danos aos indivíduos.
A LGPD determina o controle completo os dados. Por esse motivo os gestores devem orientar todos os funcionários do escritório de contabilidade, buscando os melhores recursos para trabalhar com base nessa questão.
O intuito é elevar o nível de proteção a privacidade. Dessa forma, o setor responsável pela coleta dos dados deverá informar aos clientes a maneira como as suas informações serão utilizadas.
Assim, o escritório de contabilidade fornecerá ao cliente o direito de revogar o procedimento de coleta de informação caso não concorde com os mecanismos de tratamento de dados.
Quem deve aplicar a LGPD?
Segundo o texto incluso na lei, a LGPD deve ser aplicada em todas as organizações que realizam a coleta, o armazenamento e o processamento de dados, seja por intermédio digital ou físico.
Com base nessas medidas, é importante que o profissional que realiza a gestão de um escritório de contabilidade compreenda o real significado dos verbos: coletar, armazenar e processar.
Essa palavras carregam um conceito capaz de orientar os gestores e demais profissionais de contabilidade a se adequarem as regras da LGPD, visando garantir a segurança das informações coletadas dos clientes.
É importante compreender que essa lei deve ser aplicada a empresas e pessoas, independentemente da nação ou sede na qual estejam situadas.
Dessa forma, a lei que regulamenta proteção aos dados deve ser seguida com rigor quando:
- Os dados do cliente forem coletados no Brasil;
- Os procedimentos de tratamento dos dados forem realizados em território nacional;
- O fornecimento de bens e serviços sejam direcionados para pessoas que se situam no Brasil.
Quem não precisa aplicar a LGPD?
A LGPD faz ressalvas da aplicação em algumas situações. Portanto, não há necessidade de utilizar essa política quando:
- As informações forem coletadas por uma pessoa natural, no intuito de atender objetivos totalmente particulares, sem finalidades econômicas.
- Os dados se destinarem a defesa nacional ou a segurança pública.
- As informações forem utilizadas em práticas acadêmicas, jornalísticas ou artísticas.
Qual é o impacto da LGPD em um escritório de contabilidade?
Um escritório de contabilidade é fortemente impactado pela LGPD, pois essas organizações contêm diversas informações relacionadas aos clientes e outros indivíduos.
Esse setor está incluído na regulamentação da lei. Portanto, deve se adequar as regras e medidas que garantam a proteção dos dados.
É importante que o gestor busque profissionais capacitados a gerenciar todas as informações presentes nos documentos dos clientes.
Dessa forma, o profissional poderá afirmar que o escritório de contabilidade está trabalhando baseado no respeito às regras da LGPD.
O gerenciamento dos dados deve ocorrer de maneira adequada e com o objetivo de oferecer segurança no processo de comunicação entre o escritório de contabilidade e o cliente.
É aconselhável que os gestores invistam em uma plataforma contábil, no intuito de ampliar a possibilidade de segurança dos dados e informações.
Essas ferramentas operam com maior segurança, além de otimizar o tempo e os processos. Elas também ajudam a realizar o gerenciamento financeiro e tributário, organizando todos os arquivos de forma eficiente.
O escritório de contabilidade que não cumprir a LGPD estará sujeito a receber multas e sanções. Os valores a serem pagos podem ser consideravelmente elevados.
Esse é mais um motivo que aponta a necessidade do cumprimento da lei. O gestor deve seguir todas as regras e protocolos para evitar sofrer alguma forma de penalização.
Como um escritório de contabilidade pode cumprir a LGPD?
No intuito ajudá-lo a elaborar procedimentos eficazes para adaptar o seu escritório a LGPD, trouxemos algumas medidas fundamentais que devem ser frequentemente aplicadas. Confira!
Consentimento das informações
O titular dos dados deve ter total consentimento da maneira como as suas informações serão utilizadas pelo escritório de contabilidade.
Por isso, eles devem ser informados de forma explícita, principalmente no ambiente digital.
Formação de um Comitê de Segurança
É importante elaborar um Comitê de Segurança da Informação. O objetivo é analisar possíveis medidas que devem ser aplicadas visando a proteção dos dados dos clientes e do escritório.
Criação de medidas para diminuir a exposição dos dados
O escritório de contabilidade deve elaborar procedimentos de segurança para a aplicação em todas as atividades realizadas no estabelecimento.
O objetivo é diminuir o risco de exposição dos dados. Essas medidas podem ser estudadas pelo Comitê de segurança da Informação.
Diferenciar as atividades de operação e controle
De acordo com a LGPD, a entidade deve definir quem utilizará as informações do cliente. Dessa forma, a responsabilidade será atribuída a diferentes colaboradores.
Buscar a responsabilidade do setor terceirizado
O escritório de contabilidade deve dialogar com as empresas terceirizadas. É necessário que elas também se adaptem a LGPD.
Por isso, todos os setores envolvidos devem ter total consciência em relação aos procedimentos e atividades que envolvem o tratamento dos dados e informações.
Assim, a função do controlador é direcionar o que será feito com as informações. Já o operador terá que trabalhar diretamente com eles.
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