Ter um momento para conversar com seus colaboradores é fundamental para uma boa gestão de pessoas no escritório de contabilidade. O diálogo entre líder e liderado ajuda a entender as dificuldades do time e traçar estratégias para melhorias. Uma ferramenta que ajuda nesse acompanhamento é a reunião one-on-one.
Neste post, vamos explicar melhor o que são essas reuniões, por que elas devem ser incentivadas e como você pode conduzi-las da melhor forma. Quer dar um passo além na sua gestão de pessoas? Então, confira!
O que é uma reunião one-on-one?
A reunião one-on-one, um a um, em inglês, é um momento de conversa rápida entre o gestor e os membros do time, individualmente. O objetivo é realizar uma troca periodicamente para obter feedbacks, discutir projetos e resultados, alinhar expectativas e encontrar soluções para assuntos relevantes dentro da organização.
Desse modo, os encontros devem ser preparados de forma personalizada para cada colaborador, com pautas específicas e duração de, aproximadamente, 30 minutos. Além de acompanhar tarefas, essa também é uma excelente oportunidade para o líder ouvir o colaborador sobre suas percepções e ideias.
Quais os principais benefícios?
A reunião one-on-one traz inúmeros benefícios para a gestão do escritório de contabilidade. Entre eles, podemos citar:
- fortalecimento da confiança entre colaborador e gestor;
- esclarecimento de ruídos na comunicação interna;
- melhoria nos processos;
- aumento da produtividade e desempenho do colaborador;
- alinhamento de expectativas;
- aumento no engajamento e motivação do colaborador;
- acompanhamento próximo do desenvolvimento do profissional;
- melhoria na entrega de resultados;
- melhoria no gerenciamento do tempo e na identificação de prioridades;
- diminuição da rotatividade.
Com que frequência a reunião one-on-one deve ser feita?
A frequência ideal da reunião one-on-one vai depender muito da maturidade do colaborador e de sua familiaridade com os processos internos. O ideal é que os encontros aconteçam semanal ou quinzenalmente e nunca ultrapassem o intervalo de 30 dias.
Com essa frequência, é possível realizar planejamentos de curto prazo e acompanhar de perto a superação dos desafios e o desenvolvimento do profissional.
Como preparar e conduzir uma reunião one-on-one?
Não é porque os encontros one-on-one são curtos que eles podem ser conduzidos de qualquer forma. Nesse sentido, é essencial que o gestor tenha planejamento e postura para que as reuniões tragam os resultados esperados e não sejam só uma perda de tempo. A seguir, listamos algumas práticas que podem ajudar você a conduzir o momento.
Tenha um planejamento
O primeiro passo a ser feito é a preparação. Aqui, é importante elaborar uma pauta do que será discutido, considerando os interesses da empresa e também do profissional.
Uma dica é pedir para o próprio colaborador trazer pautas e assuntos que gostaria de discutir, assim como habilidades e competências que deseja desenvolver. Definir as expectativas vai ajudar vocês a manterem a conversa no caminho certo, sem distrações.
Considere o momento do liderado
As reuniões one-on-one devem ser orientadas de acordo com o momento do colaborador na empresa. No caso dos profissionais menos experientes, o ideal é acompanhar as atividades, entender os desafios enfrentados, indicar tarefas e propor soluções.
Já com os mais experientes, o indicado é gastar menos tempo em assuntos mais processuais e focar nas ambições e metas de desenvolvimento de carreira.
Pratique a escuta ativa
Não faz sentido convidar o colaborador para falar se você não estiver, de fato, disposto a ouvir. É fundamental estar 100% focado no assunto e demonstrar interesse genuíno em ajudar na evolução do profissional.
Para isso, deixe o celular, as mensagens e outros afazeres de lado, ligue a câmera caso a conversa seja online e incentive o profissional a se abrir e mostrar suas percepções e ambições.
Forneça e peça feedbacks
A reunião one-on-one também é o momento perfeito para você reconhecer os esforços e bons resultados do profissional, além de expor pontos que precisam de atenção. Ao mostrar onde o colaborador está errando, tente entender quais são as dificuldades para propor planos de melhoria.
Ademais, o momento também deve ser usado para pedir feedbacks sobre a gestão e as lideranças, entendendo onde você pode melhorar e quais estratégias estão gerando bons frutos.
O que não pode faltar nessa reunião?
Além do tema escolhido, existem alguns pontos que precisam ser abordados sempre. Um deles é a performance. É importante que o gestor converse com o profissional sobre os resultados obtidos e metas atingidas. Nesse sentido, mostrar ao colaborador um panorama da sua evolução vai ajudá-lo a entender onde está acertando e onde precisa melhorar.
Ainda, aborde o desenvolvimento do profissional e entenda quais as suas ambições de carreira. A partir daí, é possível elaborar, junto a ele, estratégias e programas de desenvolvimento individual.
Por fim, o bem-estar do colaborador é primordial para que ele consiga produzir e se sinta motivado e engajado no trabalho. Assim, é importante, também, abordar sua vida pessoal, para entender se ele passa por algum problema ou dificuldade.
Concluindo, a reunião one-on-one é um momento importante para a gestão de talentos do escritório contábil estreitar laços com seus colaboradores, fornecendo feedbacks e contribuindo para a melhora dos processos e resultados.
Agora que você já sabe como conduzir essa conversa, baixe o material gratuito e descubra como lidar com colaboradores que precisam de ajuda quando o assunto for saúde mental.