Saiba por que fazer reunião one-on-one em empresas contábeis

Esperar que indicações por si só sejam suficientes nem sempre é o melhor caminho. Prof. Antônio Lopes de Sá

Ter um momento para conversar com seus colaboradores é fundamental para uma boa gestão de pessoas no escritório de contabilidade. O diálogo entre líder e liderado ajuda a entender as dificuldades do time e traçar estratégias para melhorias. Uma ferramenta que ajuda nesse acompanhamento é a reunião one-on-one

Neste post, vamos explicar melhor o que são essas reuniões, por que elas devem ser incentivadas e como você pode conduzi-las da melhor forma. Quer dar um passo além na sua gestão de pessoas? Então, confira! 

O que é uma reunião one-on-one?

A reunião one-on-one, um a um, em inglês, é um momento de conversa rápida entre o gestor e os membros do time, individualmente. O objetivo é realizar uma troca periodicamente para obter feedbacks, discutir projetos e resultados, alinhar expectativas e encontrar soluções para assuntos relevantes dentro da organização. 

Desse modo, os encontros devem ser preparados de forma personalizada para cada colaborador, com pautas específicas e duração de, aproximadamente, 30 minutos. Além de acompanhar tarefas, essa também é uma excelente oportunidade para o líder ouvir o colaborador sobre suas percepções e ideias. 

Quais os principais benefícios?

A reunião one-on-one traz inúmeros benefícios para a gestão do escritório de contabilidade. Entre eles, podemos citar:

  • fortalecimento da confiança entre colaborador e gestor;
  • esclarecimento de ruídos na comunicação interna;
  • melhoria nos processos;
  • aumento da produtividade e desempenho do colaborador;
  • alinhamento de expectativas;
  • aumento no engajamento e motivação do colaborador;
  • acompanhamento próximo do desenvolvimento do profissional;
  • melhoria na entrega de resultados;
  • melhoria no gerenciamento do tempo e na identificação de prioridades;
  • diminuição da rotatividade.

Com que frequência a reunião one-on-one deve ser feita?

A frequência ideal da reunião one-on-one vai depender muito da maturidade do colaborador e de sua familiaridade com os processos internos. O ideal é que os encontros aconteçam semanal ou quinzenalmente e nunca ultrapassem o intervalo de 30 dias. 

Com essa frequência, é possível realizar planejamentos de curto prazo e acompanhar de perto a superação dos desafios e o desenvolvimento do profissional. 

Como preparar e conduzir uma reunião one-on-one?

Não é porque os encontros one-on-one são curtos que eles podem ser conduzidos de qualquer forma. Nesse sentido, é essencial que o gestor tenha planejamento e postura para que as reuniões tragam os resultados esperados e não sejam só uma perda de tempo. A seguir, listamos algumas práticas que podem ajudar você a conduzir o momento. 

Tenha um planejamento

O primeiro passo a ser feito é a preparação. Aqui, é importante elaborar uma pauta do que será discutido, considerando os interesses da empresa e também do profissional. 

Uma dica é pedir para o próprio colaborador trazer pautas e assuntos que gostaria de discutir, assim como habilidades e competências que deseja desenvolver. Definir as expectativas vai ajudar vocês a manterem a conversa no caminho certo, sem distrações. 

Considere o momento do liderado

As reuniões one-on-one devem ser orientadas de acordo com o momento do colaborador na empresa. No caso dos profissionais menos experientes, o ideal é acompanhar as atividades, entender os desafios enfrentados, indicar tarefas e propor soluções. 

Já com os mais experientes, o indicado é gastar menos tempo em assuntos mais processuais e focar nas ambições e metas de desenvolvimento de carreira. 

Pratique a escuta ativa

Não faz sentido convidar o colaborador para falar se você não estiver, de fato, disposto a ouvir. É fundamental estar 100% focado no assunto e demonstrar interesse genuíno em ajudar na evolução do profissional. 

Para isso, deixe o celular, as mensagens e outros afazeres de lado, ligue a câmera caso a conversa seja online e incentive o profissional a se abrir e mostrar suas percepções e ambições. 

Forneça e peça feedbacks

A reunião one-on-one também é o momento perfeito para você reconhecer os esforços e bons resultados do profissional, além de expor pontos que precisam de atenção. Ao mostrar onde o colaborador está errando, tente entender quais são as dificuldades para propor planos de melhoria.

Ademais, o momento também deve ser usado para pedir feedbacks sobre a gestão e as lideranças, entendendo onde você pode melhorar e quais estratégias estão gerando bons frutos. 

O que não pode faltar nessa reunião?

Além do tema escolhido, existem alguns pontos que precisam ser abordados sempre. Um deles é a performance. É importante que o gestor converse com o profissional sobre os resultados obtidos e metas atingidas. Nesse sentido, mostrar ao colaborador um panorama da sua evolução vai ajudá-lo a entender onde está acertando e onde precisa melhorar. 

Ainda, aborde o desenvolvimento do profissional e entenda quais as suas ambições de carreira. A partir daí, é possível elaborar, junto a ele, estratégias e programas de desenvolvimento individual. 

Por fim, o bem-estar do colaborador é primordial para que ele consiga produzir e se sinta motivado e engajado no trabalho. Assim, é importante, também, abordar sua vida pessoal, para entender se ele passa por algum problema ou dificuldade. 

Concluindo, a reunião one-on-one é um momento importante para a gestão de talentos do escritório contábil estreitar laços com seus colaboradores, fornecendo feedbacks e contribuindo para a melhora dos processos e resultados. 

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