Escritórios de contabilidade, como qualquer outro tipo de negócio, precisam pensar, cada vez mais, em otimizar suas atuações e garantir resultados sólidos, capazes de gerar crescimento da empresa, em todos os sentidos, desde o financeiro, até estrutural, cultura empresarial, satisfação de colaboradores e clientes, etc.
Para isso, é importante aderir aos diferentes conceitos relacionados à gestão. As métricas para entendimento e análise de resultados estão em alta são cada vez mais relevantes e, desta forma, é importante que os gestores estejam ligados a todo tipo de inovação e possibilidade de conhecimento.
Entre estes tipos de indicadores, está o uso da metodologia OKR. A sigla vem do inglês Objectives and Key Results. Na tradução, já é possível entender seu objetivo. Trata-se de criar objetivos e selecionar resultados-chave que serão considerados para alcançar as metas definidas.
Porém, quem trabalha como gestor de um negócio já está, ou pelo menos deveria estar familiarizado com o conceito, já bastante aplicado por empresas, incluindo os escritórios de contabilidade. Nosso foco neste conteúdo será outro.
Erros mais comuns no uso da metodologia OKR
O objetivo deste texto, portanto, é comentar um pouco mais sobre possíveis erros na utilização deste conceito. Introduzi-lo no escritório e buscar inovar a partir disso, melhorando resultados e fazendo uma gestão mais completa, é uma prática já bastante disseminada. Mas será que todos os usuários fazem o uso correto?
Apontando alguns erros relacionados ao OKR, acreditamos ser possível ajudar na busca por respostas e por melhorias na forma de aplicação da ideia de criar objetivos e colocar resultados-chave para analisar a real eficiência no cumprimento das metas. Vamos aos equívocos mais comuns.
Trabalho em conjunto é indispensável
O primeiro ponto importante aqui é entender que, para a metodologia OKR funcionar de forma perfeita, o trabalho precisa ser feito em conjunto, de maneira horizontal e com cada setor do escritório ajudando na formação dos objetivos.
Um erro muito comum é o gestor principal, o dono do negócio, fazer um plano de cima para baixo. Define objetivos sozinho e os lança para o resto da equipe, muitas vezes sem saber detalhadamente o contexto de cada time.
Considerando que a metodologia OKR funciona de forma muito minuciosa, com a busca por resultados-chave muito detalhados para definir o cumprimento ou não de uma meta, isso é um erro enorme.
Afinal, se não há a colaboração de quem está mergulhado em determinado setor, não é possível fazer uma projeção tão precisa. Por isso, torna-se mais difícil cumprir os objetivos e isso pode gerar problemas internos.
Portanto, o ideal é que a definição e o uso da metodologia OKR seja feita de forma conjunta e horizontal, com todos apresentando pontos relevantes antes da aplicação definitiva dos objetivos e dos resultados-chave para análise.
Falta de transparência
Ainda relacionado à capacidade do negócio de ouvir a todos e incluir os setores nas discussões sobre a metodologia OKR, a falta de transparência na divulgação dos dados para análise também é um erro comum.
Muitos gestores acreditam que, por estarem em posição de liderança, podem guardar os resultados para si e só repassar críticas, ou elogios, aos demais. Não é bem assim. O ideal é que todos tenham acesso aos dados necessários, para entenderem quais pontos são mais importantes para ajustes na realidade daquele departamento, nas atividades específicas de cada colaborador.
Se isso não acontece, é mais difícil criar uma cultura de inovação e evolução com os funcionários no escritório, caindo em um cenário de marasmo e pouco crescimento, o que nunca é bom.
Pegar um formato pronto de outras empresas e tentar aplicar
Mais um equívoco que precisa ser combatido no escritório é a ideia de pegar um formato pronto. Por exemplo: um negócio teve sucesso a partir da introdução da OKR. Isso aconteceu porque aquela empresa entendeu sua realidade e fez um trabalho bem feito de objetivos e resultados-chave.
Mas cada escritório tem sua realidade e peculiaridade. Sendo assim, um grande erro é pegar o modelo usado por outros e replicar. Provavelmente, não vai funcionar.
Até é possível usar outros como modelos, mas é preciso fazer um trabalho de adaptação à realidade do seu escritório. Número de clientes, público-alvo, perspectiva de receita e outros pontos de análise são diferentes de um para outro. Logo, não é errado ter inspirações. Mas é um equívoco perigoso simplesmente copiar o modelo de OKR.
Não entender exatamente o que são os resultados
Este pode parecer um erro estranho, ou difícil de ser cometido, mas é mais comum do que se imagina. Muitas vezes, após a definição dos objetivos, o escritório vai definir os resultados-chave, mas não o faz corretamente, gerando certa confusão.
Um equívoco comum é considerar o resultado como o que precisa ser feito para cumprir objetivo. Então, em vez de colocar como resultado-chave o crescimento de 30% nos acessos de clientes às redes sociais, por exemplo, a empresa define que a busca é por publicar 70% mais conteúdos na internet.
A publicação de conteúdos não é o resultado, é o meio para tentar chegar a ele. O resultado é garantir o crescimento desejado. Mas, se na hora de definição é colocada a publicação, o escritório acreditará que cumpriu bem sua meta ao aumentar o número de posts. Se o crescimento não foi o ideal, isso fica escondido por trás de um falso cumprimento da meta.
E quando falamos em falso, não é por dolo. É por falta de conhecimento sobre o que são, na prática, resultados-chave. Equívocos em relação ao conceito de resultado-chave são mais comuns do que parecem.
Estes são alguns dos erros mais comuns no momento de definir e utilizar a metodologia OKR em seu escritório. É importante evitá-los para que todos os benefícios da utilização deste formato se traduzam em vantagens reais para todo o negócio.
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