A importância da contabilidade sempre foi inquestionável, e o profissional contábil precisou se adaptar e modernizar seu ofício conforme as empresas e as tecnologias se transformaram e se desenvolveram nos últimos anos. Embora a base seja a mesma, nossas ferramentas e demandas podem mudar conforme o ambiente ao nosso redor se transforma.
Essa adaptação pode ser muito positiva, já que a implementação de novas tecnologias em seu ambiente de trabalho pode otimizar suas atividades, garantir a segurança dos clientes, e o mais importante – resgatar tempo para que você possa explorar outras habilidades, cuidar de suas estratégias de marketing, participar de cursos, e aplicar em sua empresa. Neste artigo, você verá algumas das tecnologias que podem ser adotadas hoje em seu escritório de contabilidade, e quanto antes implementadas, melhor será o processo de adaptação.
Criptografia
A criptografia é uma técnica matemática essencial para a vida moderna, e pode ser aplicada de formas distintas. Em resumo, o que essa tecnologia garante é que os dados só possam ser lidos por pessoas autorizadas, já que se tornam protegidos por uma chave matemática que é impossível de ser violada.
O principal exemplo de aplicação da criptografia em um escritório de contabilidade, e ainda mais relevante caso tenha funcionários em trabalho remoto, é a criptografia para a conexão com a internet usando uma VPN. A chave inquebrável garante que os dados não possam ser modificados ou interceptados, ou seja, golpes como phishing e os temidos ransomware se tornam impossíveis.
Outra aplicação da criptografia em nossa profissão é a criptografia de disco ou arquivos. Aqui o objetivo é garantir o mesmo padrão de segurança diretamente nos discos rígidos dos computadores, ou em pastas específicas. Um pendrive criptografado, por exemplo, não pode ser lido sem a senha mestre, mesmo que seja roubado ou perdido. Em computadores Windows a criptografia pode ser habilitada ligando o recurso BitLocker, e em computadores Mac basta formatar a unidade de armazenamento com o padrão APFS com criptografia.
Essas duas medidas em conjunto são cruciais tanto para a proteção dos dados privados de clientes quanto para evitar espionagem corporativa ou golpes que poderiam afetar o desempenho e estabilidade do seu escritório.
Assinatura Eletrônica
Um dos maiores pesadelos de um contador é a fila para assinar documentos em um cartório. E em tempos de pandemia, a situação é ainda mais crítica, sendo cada vez mais complicado depender da locomoção e atendimento em um cartório.
A assinatura eletrônica é uma alternativa extremamente prática e eficiente, podendo ser aplicada com o mesmo grau de confiabilidade que uma assinatura tradicional. A assinatura eletrônica pode consistir em uma chave digital que autentica seus documentos eletronicamente, e nesse caso, basta pedir uma solução de uma autoridade certificadora como a Certisign ou Serasa Experian.
Já para assinaturas tradicionais em um documento de papel, é possível escanear o documento em formato PDF e utilizar ferramentas como o DocuSign para rapidamente coletar a assinatura, autenticar o autor, e aplicar em qualquer parte do documento. Essa solução é excelente para rapidamente colher assinaturas de clientes sem precisar de qualquer troca física de documentos.
Compartilhamento em nuvem
Um dos erros técnicos mais comuns que encontramos em escritórios de contabilidade é o armazenamento e troca de arquivos através de protocolos simples e pouco seguros, como é o caso de anexos via email. Além da possibilidade real de perder documentos importantes, estes serviços não foram concebidos para o armazenamento de arquivos e não possuem ferramentas práticas de compartilhamento.
Por outro lado, os serviços de armazenamento em nuvem como o Google Drive, Dropbox, iCloud Drive e OneDrive permitem backups automáticos, acesso a partir de qualquer computador, trabalho colaborativo entre diversas pessoas em um mesmo documento, integração ao pacote Office e muitos recursos avançados de organização. Muitos oferecem planos empresariais com recursos ainda mais interessantes.
Gerenciamento de senhas e perfis
Outra tarefa cada vez mais comum em nosso cotidiano é a administração de diversos logins e perfis para acessar sites importantes, portais de informações, fichas cadastrais, entre outros. Utilizar uma senha forte é crucial, mas o problema é que por motivos de segurança jamais podemos repetir a senha, ou seja, é quase impossível criar senhas seguras e, ao mesmo tempo, se lembrar de todas elas.
É aí que ferramentas de gerenciamento de senhas como a LastPass e alternativas podem ajudar. O programa para celular e computador automaticamente cria senhas seguras e armazena de forma privada. No futuro, quando precisar acessar o site novamente, o serviço preenche os dados por você, não sendo necessário decorar cada senha. E mais, é possível criar pastas compartilhadas para dividir a senha de forma segura com outros funcionários ou sócios, escolhendo cada conta que deve ser dividida.
Aplicando todas essas tecnologias, é possível em algumas poucas etapas garantir a proteção de seus documentos, o trabalho de forma eficiente, e focar sua atenção em skills que realmente importam para seu negócio. Quer saber mais? Veja 7 habilidades necessárias para profissionais da contabilidade.