por Roberto Dias Duarte
Agora que o Covid-19 (Coronavírus) foi já declarado uma pandemia pela Organização Mundial de Saúde e que dezenas de governos em todo o mundo adotam medidas de prevenção e auto-quarentena, começam já a fazer-se sentir as consequências econômicas e as quebras de produtividade nas empresas.
Todos sabemos que o tele-trabalho é uma das soluções óbvias para evitar o contágio nas empresas mas, quando falamos de operações de contabilidade, a dependência de documentos e do seu transporte coloca desafios muito particulares à esta atividade.
“Trabalhar em casa” é uma frase fácil. Manter operacional, segura e eficiente uma empresa de contabilidade a partir de casa, já nem tanto – senão vejamos:
Todo o trabalho contábil depende da obtenção, classificação de documentos e dados para seu processamento correto, tempestivo, além envio e recepção de informações às autoridades governamentais competentes.
Enfim o processamento é baseado em um fluxo constante de documentos entre os clientes, a empresa de contabilidade e o Estado. Como manter esse fluxo documental sem que haja contato físico entre os diversos intervenientes? É esse o desafio que aqui queremos ajudar a vencer.
O que é necessário para que toda uma operação de contabilidade possa funcionar com cada elemento isolado em sua casa? Listaremos alguns pontos de atenção para que você minimize os riscos nesta jornada:
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Dispositivo conectado para cada colaborador
Se vamos ter que processar informação e documentos de forma remota, é essencial que cada colaborador – incluindo os seus clientes – tenha acesso a um computador pessoal (Desktop), portátil (Laptop) ou não, e que esse aparelho esteja ligado à Internet por meio de uma conexão de alta velocidade. É a primeira peça necessária.
Pode parecer óbvio, mas no mundo atual, já há pessoas que utilizam apenas dispositivos móveis como tablets ou telefones celulares. E, isto não pode ser um problema para a implantação do seu ecossistema virtual. Você pode até fornecer computadores para seus colaboradores. Mas seria inviável exigir que os clientes acessem os documentos, dados e relatórios somente por meio de um computador ou laptop.
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Software instalado e/ou acesso seguro ao seu software de contabilidade
Cada um dos dispositivos envolvidos na sua operação terá que poder cumprir à distância todo o trabalho que seria feito nas suas instalações. Isso implica que cada um dos seus colaboradores terá que ter acesso ao software, seja de forma residente no seu computador ou através de acesso remoto – cuja implementação em segurança pode ter que passar por uma VPN (Virtual Private Network) ou outra solução de acesso controlado.
Entretanto, quando o sistema está instalado de forma residente em no computador, cada colaborador terá acesso a uma base de dados própria, o que torna tudo muito complexo (e muitas vezes impossível) realizar a sincronização dos dados processados.
Na prática, este procedimento poderá gerar erros graves de informações contábeis, fiscais ou de recursos humanos. Portanto, a alternativa mais segura é manter os sistemas em nuvem, compartilhando o mesmo banco de dados entre todos os colaboradores. Isto também possibilita a verificação dos trabalhos por parte de coordenadores ou supervisores responsáveis; além de manter toda a base de dados integra, segura e auditável.
Converse com o seu provedor de sistemas e infraestrutura de tecnologia da informação para encontrar a melhor solução para sua empresa.
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Clientes conectados
Mesmo que cada um dos seus colaboradores tenha acesso a um computador e ao software para processamento, a dependência do fluxo documental obriga a que cada um dos seus clientes tenha uma forma segura e legal para lhe transmitir documentos e dados digitalmente.
É fundamental que esta biblioteca de documentos legalmente digitalizados seja acessível apenas pelos colaboradores que devem utilizá-los para o processamento. Por exemplo, um profissional responsável pelo processo de contábil necessita de acesso aos documentos fiscais. Mas por que ele deveria visualizar os documentos pessoais da folha de pagamentos dos seus clientes? Na prática o fluxo de documentos digitalizados deve estar em conformidade com as leis de proteção a dados pessoais (LGPD/RGPD/GDPR).
Outro ponto de alta relevância é a manutenção das versões dos documentos fornecidos pelos clientes de forma a manter a rastreabilidade do processamento.
Se o objetivo é criar um abiente virtual colaborativo, ou seja, um ecossitema digital seguro, interconectando clientes e colaboradores do seu escritório de contabilidade, o ideal seria que todos os seus clientes também utilizassem sistemas em nuvem para faturamento, controle de estoques, contas a pagar e receber. Assim, os colaboradores do seu escritório poderiam validar toda a documentação, conciliando os dados do sistema de gestão em nuvem com os documentos.
Por fim, é importante também uma plataforma para realização de video reuniões mais consultivas para apresentação de relatórios, resultados, auditoria, esclarecimento de riscos bem como acompanhamento dos processos.
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Documentos digitalizados – o fim das pilhas de papel
Convenhamos que nada justifica, hoje em dia, as pilhas de papel e o espaço que elas ocupam nas empresas e mesmo em casa. Principalmente quando a própria lei já mudou e, hoje em dia, já nenhuma empresa é obrigada a manter arquivos em papel. Além do custo de armazenamento, estudos comprovam que o maior custo dos documentos físicos está relacionado com as horas de trabalho gastas na recuperação da informação, quando necessária.
Resta então digitalizar todos os documentos, passados e futuros. A boa notícia é que já existem inúmeras soluções para isso, de forma cada vez mais fácil. Em muitos casos, basta um dispositivo móvel.
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Um dispositivo seguro para digitalizar documentos
A maioria das pessoas não tem um scanner em casa. E mesmo as impressoras pessoais multifuncionais nem sempre são práticas para digitalizar em série grandes quantidades de documentos (para já nem falar do perigo que as multi-funções nas empresas podem constituir, por serem utilizadas por tanta gente). Mas existem no mercado soluções pessoais acessíveis – algumas pré-configuradas com sistemas de gestão de documentos.
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Uma forma de manter um arquivo digital em conformidade legal
Infelizmente, não basta ter todos os documentos em imagem ou pdf para estar em cumprimento da lei. A armazenagem e manutenção desse arquivo digital obedece a requisitos legais que a maioria das pessoas e mesmo empresas não consegue cumprir. Segurança, auditabilidade, rastreabilidade e restrições de acesso aos dados são fatores imprescindíveis para manutenção de um processo que elimine os riscos de falhas, perdas ou mesmo vazemento de informações sigilosas. Outro fator crítico é a capacidade de pesquisa e recuperação dos documentos com velocidade e precisão.
Por fim, mas não menos importante, as regulamentações em vigor no mundo todo sobre a proteção de dados pessoais exigem que as empresas tenham mecanismos para identificar quem teve acesso ao documento – e quando foi este acesso.
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Um sistema inteligente que mantenha cada documento no seu devido lugar
Nenhuma operação de contabilidade consegue ser eficiente se tivermos que gerir centenas de emails de dezenas/ ou centenas de clientes. Simplesmente não é prático, pois cada um de nós recebe já, diariamente, inúmeras mensagens por esta via e perderíamos horas a filtrar e destinar cada uma.
Emails e outros aplicativos de envio de mensagens são frágeis e não garantem a segurança, rastreabilidade e a localização rápida dos documentos necessários.
Existem soluções no mercado que permitem que cada cliente tenha um acesso exclusivo e, ao fazer upload de um documento financeiro ou trabalhista para a sua área de acesso, está na realidade a arquivá-lo no lugar certo, de forma a que o escritório de contabilidade possa imediato, em tempo real, à informação correta e atualizada.
Algumas das maiores empresas do mundo estão já oferecem aos seus colaboradores e ao público acesso gratuito a serviços que lhes permitem trabalhar à distância.
É o caso da Latourrette Consulting, que tem uma oferta de seis meses de utilização gratuita da sua plataforma inteligente de gestão documental contabilística – Bizdocs. Esta plataforma, criada especializada para a gestão, transmissão e arquivo de documentos, funciona de forma incrivelmente simples:
- Cada cliente particular tem acesso a uma área de arquivo e organização documental – uma espécie de cloud privada – para onde pode enviar e consultar todos os seus documentos, dados, relatórios, guias, podendo mesmo enviar fotos dos mesmos tiradas por dispositivos móveis;
- Por sua vez, o escritório de Contabilidade tem acesso a um portal onde se incluem todos os seus clientes, cada um com o seu arquivo próprio, podendo classificar, processar e gerir toda essa documentação sem recurso a uma única folha de papel, em perfeita conformidade com a lei e sem nunca mais perder um único documento de vista.
- O Bizdocs ainda permite um processo de controle de documentos integrado aos sistemas de gestão e contabilidade SAGE e PRIMAVERA, em Portugal e ao sistema OMIE no Brasil.
Perante cada calamidade global, existem sempre duas formas de reagir: uma é com o pânico irracional, que esvazia as prateleiras nos supermercados e causa por vezes mais problemas do que deveriam existir; a outra é de forma inteligente e produtiva, escolhendo as melhores soluções para se adaptar a uma nova realidade, seja ela temporária ou definitiva.
A escolha, essa é sempre sua.