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A gestão de processos está diretamente ligada com a eficiência e a qualidade do trabalho prestado em um escritório contábil e de outros segmentos, além de envolver diversas outras questões. Dentro disso, você sabe qual a importância da gestão de processos para o setor contábil?
Conheça, através deste artigo, qual a importância que esse tipo de gestão possui e conheça algumas das principais características.
Entenda o que é gestão de processos
A gestão de processos é um recurso utilizado para aperfeiçoar e atualizar todos os tipos de processos organizacionais que existem em um escritório de contabilidade ou de outro setor.
Através da gestão desses processos você consegue desenvolver, identificar, controlar e monitorar o que acontece no escritório, analisando os processos e verificando o que funciona e o que necessita de transformação.
Para entender melhor, é preciso verificar o que são os processos organizacionais que existem no escritório. Eles são todas as atividades que são realizadas pela equipe, bem como os equipamentos que envolvem essas atividades.
Com isso, a gestão de processos cuida de basicamente tudo que ocorre no escritório, por isso é tão importante.
Conheça a importância da gestão de processos
Como você pode ver acima, a gestão de processos busca o aperfeiçoamento as atividades cotidianamente desenvolvidas no escritório. Dentro disso, você pode visualizar atendimentos aos clientes, realização de relatórios e todas as demais atividades que acontecem.
Assim, a importância desse tipo de gestão está justamente no fato de ser ela a responsável por verificar falhas e por sugerir melhorias dentro do escritório. É com ele que você consegue reorganizar, estruturar e definir melhores critérios e objetivos de trabalho.
Além disso, a gestão de processos garante diversos benefícios, sendo extremamente importante também por conta disso.
Com o uso correto dessa ferramenta, o escritório consegue obter melhor aproveitamento de tempo, pode conseguir reduzir custos, aumentar a qualidade dos serviços prestados, melhorar a parte de tomada de decisões e muitos outros benefícios.
Isso tudo acontece porque como você viu anteriormente, a gestão de processos tem a intenção de verificar como os processos organizacionais ocorrem, o que permite entender onde estão os erros e onde pode haver melhoria.
É o caso da implementação de tecnologias, por exemplo. Muitas vezes o escritório está necessitando passar por uma transição para implementar novas tecnologias que podem melhorar o desenvolvimento das atividades. E isso vai ver verificado através da gestão de processos.
Dessa forma, o uso da gestão de processos tem enorme importância na competitividade que o escritório contábil possui em relação ao mercado, pois a evolução é algo necessário para se manter sempre dentro do que os concorrentes estão apresentando.
Sem a gestão é muito mais fácil perder espaço, principalmente em momentos como o atual em que cada vez mais surgem novas tecnologias e ferramentas que conseguem oferecer melhora significativa na execução do trabalho de todos os tipos de setores.
Assim, estar preparado para isso e conseguir fazer com que seu escritório se enquadre no que há de moderno, desde que eficiente, é importante para poder utilizar os recursos existentes da melhor forma possível. E para isso a gestão de processos é fundamental.
Veja as principais características
Entre as características identificadas na gestão de processos, uma das que merecem mais destaque é a flexibilidade. Se a gestão existe no escritório para verificar possíveis locais de melhoria, é preciso ter flexibilidade para que elas sejam inseridas.
Dentro disso, o gestor e os funcionários devem estar sempre com a mente aberta ao que a gestão indicar como necessário, levando em consideração que muitas vezes mudanças não são bem vindas em um primeiro momento. No entanto, quando se tem indicação da necessidade, é preciso aceitar.
Além disso, outra característica importante é o caráter documental que a gestão de processos tem. Tudo precisa ser documentado para que seja do conhecimento de todos os envolvidos, bem como para que tudo possa ser analisado de forma ampla e segura.
Outra característica existente nesse tipo de ferramenta é o monitoramento. Para que tudo seja analisado, o gestor precisa monitorar os processos organizacionais para poder comparar desempenho e realizar uma avaliação completa.
Como implementar a gestão de processos?
A implementação da gestão de processos no setor contábil vai depender muito da realidade de cada escritório e de cada necessidade. No entanto, em linhas gerais você pode contar com alguns passos.
Os principais passos são:
• Planejamento;
• Modelagem;
• Simulação;
• Execução;
• Monitoramento;
• Melhorias.
O passo inicial é focar no planejamento, onde o gestor realiza a análise de todas as atividades que o escritório possui. A partir dessa análise é possível criar o objetivo e traçar uma estratégia para a gestão.
Além disso, a modelagem é outro passo fundamental, pois é com ela que o gestor irá identificar como, na prática, a gestão ocorrerá. Essa etapa é como se fosse um ensaio.
Em seguida vem a questão da simulação, que onde você realiza teste de tudo que foi definido na modelagem, para verificar se o que está na previsão consegue ser produzido na prática e como ocorre a resposta a isso.
Depois, na parte de execução você realiza ajustes ao que já foi realizado na parte anterior e aí ocorre a implementação das novas práticas, de fato.
Além disso, a parte de monitoramento serve para que o gestor recolhe dados de acordo com o que foi definido na modelagem e no planejamento para que seja possível verificar se os objetivos estão sendo alcançados.
Por fim, na etapa de melhoria você identifica o que não teve a reação esperada e muda para que o objetivo seja atingido totalmente.
Considerações finais
Dessa maneira, como ficou demonstrado até aqui, a importância do processo de gestão é enorme e deve ser feito para que o escritório esteja sempre em evolução e dentro de todas as alterações que o setor sofre ao longo do tempo.
Para isso, se você seguir as dicas encontradas aqui, o trabalho pode ser mais fácil e mais seguro. Além disso, é sempre bom ter em mente que isso não é um processo de uma única vez. Periodicamente pode ser necessário realizar esse tipo de gestão, pois o desenvolvimento é algo que ocorre constantemente.
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