A Lei Geral de Proteção de Dados foi desenvolvida como uma forma de revolucionar a segurança das informações dos usuários na Internet. Por isso, muitas empresas precisaram se adaptar às novas regras e assegurar que o empreendimento está dentro dos conformes em relação ao tratamento dos dados pessoais dos seus clientes.
Nesse sentido, é fundamental que os escritórios de contabilidade se adequem à LGPD para assegurar maior segurança e confiabilidade sobre os dados e informações. Por isso, a adaptação dos processos é uma parte crucial para se adaptar à nova Lei.
Neste texto, vamos explicar melhor sobre o que se trata a Lei Geral de Proteção de Dados e apresentar a sua importância para os escritórios de contabilidade. Confira!
O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?
No dia 26 de agosto de 2020 a Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor no país e mudou drasticamente a forma como as empresas lidam com armazenamento e tratamento de dados.
A LGPD foi planejada com o objetivo de oferecer maior segurança às informações pessoais e empresariais coletadas e armazenadas pelas empresas, sejam elas em formatos físicos ou digitais.
Com isso, as empresas que não cumprirem com a legislação ficam sujeitas a multas, que podem chegar a valores milionários. Apesar das punições sobre o descumprimento da Lei só começarem a ser aplicadas a partir de agosto de 2021, a adaptação é um processo crucial para evitar possíveis problemas que podem comprometer o caixa dos negócios.
O que são dados pessoais?
Como foi mostrado, a Lei Geral de Proteção de Dados visa a segurança da integridade dos dados pessoais utilizados pelas empresas no mercado. Por isso, para entender melhor a importância da LGPD para o escritório de contabilidade, é crucial entender a fundo esse ponto.
Segundo a Lei, qualquer informação que torne os clientes “identificáveis” é classificada como um dado pessoal. Confira alguns exemplos, como: nome, endereço, gênero, nacionalidade, dados genéticos etc.
Porém, vale lembrar que a Lei não engloba apenas dados de pessoas físicas, podendo também ser dados pessoais de clientes, fornecedores, funcionários, entre outros. Por isso, entender esses conceitos é fundamental para adaptar o seu escritório de contabilidade à Lei e evitar problemas posteriores.
Qual é o impacto da LGPD no escritório de contabilidade?
A LGPD no escritório de contabilidade tem um grande impacto sobre a forma como esse tipo de negócio funciona no mercado. Trabalhar com documentos pessoais de clientes e funcionários exige que o processo de adequação seja realizado de imediato para assegurar a integridade dos dados de terceiros.
Por isso, é crucial desenvolver políticas internas sobre a importância da proteção às informações. De acordo com a sua responsabilidade de obter os dados — como folhas de pagamento, documentos de sócios, etc. — e repassá-los aos órgãos governamentais, tomar medidas de segurança se mostra um passo necessário para agir conforme a Lei.
Nesse sentido, toda a rotina de um escritório de contabilidade é afetada devido à Lei Geral de Proteção de Dados. Isso ocorre devido à forma como a LGPD trata os dados, sejam eles digitais ou documentos físicos.
Assim, a conscientização dos funcionários é uma etapa importante dentro do processo de adaptação à Lei, já que eles serão responsáveis pelo sucesso da proteção à integridade dos dados.
Existem algumas formas eficientes de redobrar os cuidados ao lidar com a coleta e uso de informações dentro do escritório e evitar surpresas desagradáveis no futuro. Para isso, várias mudanças devem ser realizadas como meio de adaptar o negócio à nova realidade.
Como se adaptar à LGPD?
Separamos algumas formas de você adaptar o seu escritório à LGPD e assegurar bons resultados para o seu futuro. Confira!
Implemente processos de consentimento
Todo dado coletado e utilizado pelo seu negócio deve, primeiramente, ser cedido com o consentimento dos clientes. Por ser uma exigência da Lei, é crucial você rever a forma como as informações são obtidas no seu escritório a modo de evitar problemas com a legislação.
Por mais prático e simples que esse processo pareça, é preciso muito cuidado ao transparecer a sua importância aos clientes. Os termos de consentimento devem ser simples e objetivos. Além disso, todas as especificações referentes ao uso dos dados devem ser explícitas para os clientes.
Organize os dados coletados
De nada adianta conscientizar os funcionários sobre a importância de se adaptar à LGPD no escritório de contabilidade se você não planejar uma forma organizada de lidar com os dados coletados.
O ideal é identificar e documentar as informações pessoais de seus clientes e funcionários, considerando a origem e a melhor forma de armazenamento desses dados. Essa etapa permite avaliar e definir como os dados serão processados e quais profissionais serão responsáveis por esse processo.
Defina um controlador e um operador sobre os dados
Esses dois termos são bastante importantes na hora de adaptar o seu escritório de contabilidade à LGPD. O Controlador será uma pessoa de sua confiança responsável pelo direcionamento sobre o uso dos dados.
Enquanto isso, o operador é justamente o profissional que irá lidar diretamente com as informações, na prática. Por isso, essa definição tem um grande peso para o seu negócio, delimitando o acesso aos dados e trazendo mais segurança à integridade das informações pessoais.
Tenha um comitê de segurança da informação
Outro ponto bastante relevante quando se trata da proteção de dados. A criação de um comitê de segurança envolve o processo de avaliar a eficácia das medidas tomadas em relação à integridade das informações que circulam pelo escritório.
Por isso, o comitê deve assegurar que todas as práticas tomadas estão adequadas às normas da LGPD, além de trazer sugestões de melhorias para reduzir os riscos de exposição dos dados.
Implemente medidas de redução de exposição
Essa prática está diretamente relacionada ao seu comitê de segurança. Uma visão analítica sobre as atuais medidas adotadas no escritório possibilitará otimizar os seus esforços e potencializar a segurança dos dados coletados.
Esse processo envolve a criação de rotinas administrativas que podem ser realizadas pelos funcionários do escritório para assegurar a proteção das informações. A aquisição de sistemas de segurança também faz parte dessa prática.
Pronto! Esperamos ter esclarecido suas dúvidas em relação à importância da LGPD para o escritório de contabilidade e como você pode adaptar o seu negócio. Lembre-se sempre que a segurança dos dados coletados é um assunto extremamente importante e deve ser levado com a maior seriedade possível.
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