Traduzido por RDD. Texto original publicado em Accounting Web.
Atualmente estamos vivendo o melhor momento para os contadores aprendam e, assim adiantarem o impacto da tecnologia nos escritórios de contabilidade.
Os números são esmagadores. Assim como o novo petróleo, o trabalho de consultoria é o novo compliance.
Contudo, para atender as demandas mais atuais dos clientes é indispensável ter um software certo.
Eles são fundamentais para que sua empresa de contabilidade possa adquirir as informações financeiras quase em tempo real.
Assim, sua empresa de contabilidade poderá:
- Inovar e criar outros serviços como: gestão de fluxos de caixa, planejamento tributário, BPO Financeiro;
- Realizar os serviços de consultoria e apresentar o impacto comercial dos seus dados financeiros para seus clientes.
- Aumentar o faturamento, cobrando a mais pelos novos serviços oferecidos.
Imagina aconselhar seus clientes de restaurantes a melhorar sua estratégia de pedidos e entregas online, tendo como base dados nacionais e regionais.
Seria uma revolução dos seus negócios, tudo seria realizado através da aplicação de análise de dados e tecnologia.
Isso é o que acontece quando sua empresa soma todos os avanços internos ao incorporar aprendizado de máquina (Machine Learning), uma tecnologia de fluxo de trabalho e dados inteligentes.
A validação de dados e a identificação de transações são um desperdício de tempo, roubando seus colaboradores de outras horas úteis. Porém, existe softwares que automatizam essas tarefas.
Para os contadores que ainda são resistentes à tecnologia, vamos mostrar o mistério de como o software está sendo utilizado para identificar transações e encontrar tendências nos dados.
A automação: uma realidade na contabilidade
Os engenheiros escrevem algoritmos para dizer às máquinas como olhar para vários pontos de dados. Poder encontrar as semelhanças, e assim, aplicar a probabilidade e agrupar os dados.
Abaixo vamos entender o que é e como aplicar a probabilidade.
01) Modelagem Probabilística
A modelagem probabilística é uma das principais camadas de inteligência que quando aplicada aos dados do seu cliente, auxilia muito no processo de identificação.
Esses modelos probabilísticos se tornam sucesso quando as informações que tanto procuram ocorrem nos dados históricos da empresa. Nesse caso, haverá a necessidade de ter muitos dados.
As grandes empresas de contabilidade fornecem uma base solida para probabilidade, já seus dados são mais que suficientes.
O mesmo pode-se dizer das plataformas automatizadas, como o Botkeeper, que ao reunir de todas as empresas seus dados no sistema, realizam previsões precisas.
O Botkeeper combina inteligência artificial e tecnologia de aprendizado de máquina, com contadores qualificados para fornecer uma solução completa para as escritórios de contabilidade e seus clientes.
https://www.botkeeper.com
02) Aplicando a modelagem de probabilidade
Está em dúvida como aplicar a modelagem de probabilidade?
Vamos explicar com simplicidade. O importante é você pensar como irá escrever um algoritmo para saber as estimativas, por exemplo, de um cara ou coroa.
- Caso lance a moeda duas vezes, uma der cara e outra coroa, a probabilidade é de 50 por 50, certo?
- E quanto você se sentiria confiante nessa suposição?
- Para ter mais confiança na sua resposta, você iria repetir a mesma jogada 100 ou 200 vezes, para finalmente sustentar a suposição de 50/50.
- Quanto mais dados mais precisa será sua previsão.
Como o exemplo das moedas, para conseguir uma resposta com mais precisão é importante que você tenha um número maior de dados.
03) Previsões com níveis elevados de confiança
Iniciamos com uma pergunta: como o software prevê uma correta categorização de transação?
Isso é necessária uma modelagem probabilística e ter um aprendizado por conjunto, outro tipo de inteligência artificial. O machine learning por trás do software de contabilidade:
- Identifica novos casos e, começa a rastrear os casos parecidos, com base na descrição e no valor e outros dados.
- Realiza uma série de perguntas que variam de um simples sim e não a outras mais complexas como nome do fornecedor e ocorrências.
- Produz lógica em torno da identificação de transações que acaba parecendo com uma teia de semelhanças e diferenças de transações.
Cuidados com softwares de contabilidade
As regras que você coloca sobre como uma transação deve ser tratada. Eles não são à prova de idiotas, certo?
Porque os feeds de dados são todos definidos por humanos e têm identificadores limitados, e são diferentes com base em série de itens subjetivos.
Como um local ou até mesmo um caractere extra em uma descrição, um personagem extra pode criar uma distinção no nome do fornecedor e então as regras não poderão ser aplicadas.
Vamos analisar um contador que estuda os dados de um cliente, e acaba descobrindo que quando certa empresa aérea aparece, o contador vai saber que é uma transação de um custo de viagem.
O contador acaba criando uma regra no software, que é única para atender aquele cliente e aquela categoria de conta.
Então, utilizando os mesmos dados que o contador tinha, o software de contabilidade automatizado aplicará tudo automaticamente.
O software realizará na lógica a mesma transação como uma viagem sem a necessidade de nenhum colaborador inserir dados.
O machine learning lembrará de tudo e poderá utilizar esse conhecimento e a lógica para poder identificar várias transações sem nenhuma regra criada pelo homem.
Abaixo, algumas das tarefas que a automação poderá fazer pela sua empresa.
- Categorizar e conciliar as transações em dinheiro, cartão de crédito ou transferências;
- Obter extratos bancários;
- Acompanhar o fluxo de trabalho em todo o processo de contabilidade;
- Possibilita que o trabalho seja realizado em casa ou em qualquer escritório.
Benefícios da automação na contabilidade
Nenhum cliente é igual ao outro, cada qual tem suas necessidades exclusivas e diferentes: planos de contas, processos contábeis e políticas específicas. E nenhum conjunto de regras poderá ser aplicado a eles.
Porém, o software de contabilidade automatizado poderá interpretar todo o histórico do cliente, desta maneira encontrará padrões e realizará previsões da mesma maneira que um contador.
O software tem a capacidade de lembrar e reter uma quantidade muito grande de dados, diferente de um contador, que não tem como reter e lembrar de tantos casos e dados históricos de clientes.
Além de visualizar e identificar padrões em conjunto de dados que seriam irreconhecíveis para o ser humano.
Assim, levar a solução automatizada correta para sua empresa de contabilidade ou para o seu contador vai fazer uma enorme diferença da maneira como a sua empresa poderá realizar os negócios.
Uma empresa automatizada acaba se diferenciando da concorrência, pelo forte serviço prestado de consultoria aos seus resultados e passa a ter uma posição de sucesso para o futuro.
Com a automatização você terá a capacidade de:
- Concentrar mais em seus clientes com trabalho de consultor de alto nível;
- Gerenciar trabalho e fluxo de trabalho remoto;
- Atrair a próxima geração de talentos que adotam a tecnologia que pode para o trabalho pesado
Conclusão
Então, o que você está esperando acontecer?
Olhe ao redor da sua empresa e comece a identificar as atividades que estão ocupando o tempo de seus colaboradores.
E pergunte, se essas atividades agregam valor?
Caso a resposta seja não, é porque provavelmente existe uma solução automatizada no mercado que realmente vai agregar valor que a sua empresa precisa.