Qualquer empresa busca ter os melhores resultados possíveis. Não é diferente com os negócios contábeis, e todos os gestores e responsáveis por este tipo de serviço querem fazer todo o necessário para atingir metas cada vez maiores, expandindo horizontes, tornando-se referência e ganhando mais em todos os sentidos.
Um dos segredos é ter uma boa equipe de trabalho. E quando falamos no tema, queremos dizer que não basta contratar os melhores da área e jogá-los no escritório para eles se virarem e fazerem as coisas funcionarem. É importante coordenação. É como um time em qualquer esporte: você pode ter os melhores jogadores, mas sem um técnico e um estilo que organize o jeito de jogar, não terá todos os resultados possíveis.
A lógica é a mesma no segmento da contabilidade. Por isso, neste conteúdo nós buscaremos mostrar alguns pontos importantes para que o trabalho de coordenação seja bem-feito pelos gestores do negócio.
A partir destes aspectos, é possível ter o melhor time, com o melhor funcionamento. E, neste caso, o escritório certamente atingirá novos patamares de atuação, satisfação de clientes e parceiros, além de maior margem de lucro e reconhecimento de marca.
Organização para que cada um saiba melhor seu papel
Primeiro de tudo, é preciso organização. Uma equipe é formada por diferentes profissionais, cada um com habilidades diferentes, estilos pessoais distintos. Para que não aconteçam conflitos de interesses, disputas pelas mesmas funções, falhas de comunicação que levem a erros e outros problemas, tudo precisa ser bem estruturado.
Cada profissional precisa ter uma lista de suas atribuições e entender quais são os papéis dos outros. A partir disso, é necessário estimular uma boa comunicação, para que tudo funcione bem. O uso de ferramentas tecnológicas, como softwares que auxiliem a comunicação interna e permita o acompanhamento de processos, é uma boa pedida.
Mas o fato é que cada um precisa saber o que faz e qual o papel do outro. Isso parte de um gestor que crie um organograma bem-feito e detalhado, ao qual todos tenham acesso para saberem seus objetivos de determinado período, quais clientes estão com outros profissionais etc.
Delegar tarefas também cria este senso de responsabilidade de cada um. Não cabe ao chefe simplesmente pegar tudo para si e deixar o time perdido. Se cada um tiver suficientes funções e objetivos, o foco é maior e cada um sabe exatamente o que fazer. Isso diminui a chance de diferentes funcionários se chocarem em uma mesma função, o que pode gerar conflitos e atrapalhar.
Trabalhe com os feedbacks e comentários para melhorar os resultados
Outro detalhe que faz parte da coordenação dos projetos e da equipe é trabalhar com feedbacks, mostrando ao time onde é possível melhorar, quais setores podem passar por alterações.
Saber que está acontecendo uma avaliação aumenta a concentração dos colaboradores e os faz trabalhar mais para mostrar serviço. Eles não podem se sentir largados, sem grandes metas e objetivos.
O feedback serve, inclusive, para os próprios coordenadores perceberem erros na gestão e na distribuição de trabalhos. Se um setor trabalha muito mais do que o outro, não necessariamente é preguiça de um dos lados. Pode haver um desequilíbrio nas tarefas. Entender isso (ou se realmente trata-se de uma questão do colaborador) ajuda na coordenação dos projetos e do trabalho em equipe.
Estimular os funcionários a também falarem sobre suas experiências no negócio ajuda. Assim, eles passarão impressões e ajudarão em eventuais alterações. A coordenação passa por ouvir o lado dos colaboradores e fazer rearranjos necessários nas funções do negócio contábil.
Mostre dados para embasar decisões
Para que os resultados melhorem, é importante saber ler os dados atuais. Assim, é possível entender se as metas estão sendo alcançadas. Se não for o caso, é preciso mudar e coordenar os processos de outra forma. Focar em alguns pontos mais relevantes, abrir novas vagas para criar mais soluções etc. a resposta ao diagnóstico não é o foco aqui, mas é fundamental usar os dados para melhorar os resultados.
Toda a coordenação passa pelo entendimento de que as metas estão, ou não, sendo alcançadas. Assim, os gestores podem reordenar algumas situações, trazer novos estímulos para o time e reorganizar o negócio contábil para que ele tenha uma atuação mais efetiva.
Usar os resultados e dados traz confiança. Não é o gestor simplesmente dizendo que está errado. Ele está mostrando o que não está tão bom e coordenando novos processos. Isso certamente gera mais confiança e motivação para a equipe buscar a melhora necessária.
Ofereça capacitação e treinos
Outro fator que está dentro do processo de coordenar a equipe e fazê-la evoluir é a possibilidade de oferecer treinos e formas de melhora profissional. Palestras com referências, parcerias com institutos para oferecimento de cursos, estímulo à leitura de conteúdos relacionados à área contábil. Todas estas são possibilidades.
É papel dos gestores abrir novas portas para os profissionais evoluírem. Eles não podem simplesmente fazer seus trabalhos na carga horária e irem embora. A longo prazo, isso os faz ficarem para trás. Cabe ao negócio coordenar situações para que toda a equipe se sinta estimulada a aprender e melhorar, acompanhando as novas tendências do mundo contábil. Os resultados serão melhores com profissionais mais conectados às práticas atuais.
Valorize a conquista das metas
Para fechar nossa lista, um último fator que ajudará na coordenação dos trabalhos, na manutenção do bom ambiente e evolução do espírito de equipe: valorize metas conquistadas.
Isso não significa relaxar e parar de trabalhar. Mas se um objetivo foi traçado e alcançado, isso precisa ser valorizado. O setor que atingiu a meta merece ser enaltecido, o que eleva a confiança e o bem-estar do grupo.
Fazer isso de forma coordenada permite que os demais integrantes se motivem a também conquistar suas metas para serem agraciados com elogios e até eventuais bônus previstos. O importante é que os gestores tenham o controle sobre as ações de todos, para que ninguém fique para trás quando atingir seu objetivo.
Este formato permite que todos se motivem mais e queiram estar no time de quem cumpre o que foi traçado. Mas isso exige coordenação, porque os objetivos precisam ser realistas (nem muito fáceis, nem impossíveis) para todos, para que não haja sentimento de injustiça ou privilégio a determinado grupo.
Fazendo de forma estruturada, isso só traz melhores resultados, já que todos se sentem mais confiantes e motivados, acelerando todo o trabalho da empresa contábil.
Estas são algumas formas de coordenação de projetos e ideias para que a equipe trabalhe melhor e obtenha resultados superiores a cada semana, mês ou qualquer que seja o período. Seguindo alguns passos e sabendo coordenar bem o trabalho de cada setor, todo o time rende mais e todos ganham.