Por Hitendra Patil, traduzido e adaptado por Roberto Dias Duarte
Você está fornecendo mais do que relatórios.
Nos Estados Unidos, o movimento de transformação dos serviços de contabilidade em uma atuação mais consultiva é chamado de CAS – Client Accounting Services) ou CAAS – Client Accounting and Advisory Services. Esse artigo explica os pré-requisitos para a transição de modelos.
Processos bem-sucedidos de serviços de contabilidade do cliente requerem maior interação com os clientes. Seus métodos usuais de comunicação com clientes não consultivos não são suficientes para atender às demandas e expectativas de seus clientes consultivos. Você deve aproveitar novas ferramentas tecnológicas para alcançar, se comunicar e colaborar com os clientes com mais frequência.
Alguns softwares de contabilidade podem ajudá-lo a automatizar as notificações do cliente (por e-mail/texto) com base em gatilhos personalizados configurados no software. Da mesma forma, o software automatizado de folha de pagamento pode manter os clientes informados automaticamente. Os aplicativos móveis do software de contabilidade principal estão se tornando uma necessidade para fornecer atendimento ao cliente e comunicações.
Por quê?
Para descobrir, precisamos examinar se os requisitos de atendimento ao cliente consultivo são diferentes e, em caso afirmativo, como.
Os requisitos de atendimento ao cliente CAS são diferentes?
Vamos dar um exemplo para comparar os requisitos de atendimento ao cliente com atendimento consultivo e não consultivo.
Se você entrega relatórios (criando livros a partir de extratos bancários, extratos de cartão de crédito e algumas informações adicionais que recebe de seus clientes), você sabe que é um trabalho pós-fato. Seu cliente já realizou as transações comerciais. Isso se reflete nos extratos bancários e de cartão de crédito. Bens/serviços foram comprados e vendidos, e os pagamentos foram feitos/recebidos. Agora é a hora de “escrever” os dados ou resumo da transação nos livros que estão sendo criados no software de contabilidade. Você faz esse trabalho, reconcilia livros e saldo da conta bancária, analisa o trabalho, produz as demonstrações financeiras e entrega aos seus clientes.
Quais são os requisitos de comunicação e atendimento ao cliente em tal trabalho?
- Geralmente (a menos que você tenha automatizado as integrações bancárias integradas ao software de contabilidade), após o final de cada mês, você faz o acompanhamento com o cliente para enviar os extratos bancários e de cartão de crédito. Às vezes (ou quase sempre) você tem que lembrar o cliente várias vezes.
- Ao processar o trabalho de escrituração e elaboração de relatórios, se você se deparar com transações incomuns, procurará mais informações de seus clientes. Às vezes você tem que lembrar o cliente várias vezes.
- Depois de ter todas as informações, você processa o trabalho, reconcilia, cria demonstrações financeiras e entrega ao cliente, provavelmente junto com uma fatura pelo trabalho realizado.
- Você pode ter que lembrar o cliente de pagar.
- Às vezes, o cliente pode perguntar por que há uma perda em um determinado mês.
Quase não há interação com o cliente. Raramente há informações práticas fornecidas. Quase não há nenhum conselho procurado ou dado. As comunicações são limitadas em número. Assim como o valor: é limitado.
Agora vamos comparar isso com o consultivo.
- Você tem sistemas configurados para receber a maioria das informações relacionadas à contabilidade quase todos os dias, muitas vezes em tempo real.
- Você tem integrações tecnológicas configuradas com o banco do cliente, sistema de ponto de venda, as faturas dos fornecedores são importadas diretamente das autoridades tributárias, o cliente emite faturas de vendas do mesmo software de contabilidade em nuvem ao qual você tem acesso e assim por diante.
- Você pode conciliar saldos bancários e contábeis diariamente, se necessário.
- Você pode monitorar o fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber todos os dias.
- Você pode produzir declarações de resultados toda semana, se acordado com o cliente.
- Você pode produzir relatórios de contas a pagar e contas a receber toda semana e entregar ao cliente.
- Você é capaz de identificar exceções, por exemplo, grandes pagamentos feitos ou recebidos, saldo de caixa abaixo de um determinado valor que pode atrasar os pagamentos legais que o cliente é obrigado a fazer nos próximos dias, etc.
- Você pode identificar e monitorar tendências de vendas.
- Você pode fornecer conselhos dentro do mês antes do término do mês, muitas vezes por semana.
- Suas comunicações são, na maioria das vezes, uma contribuição útil para que os clientes realmente tomem suas decisões de negócios, não uma autópsia do que aconteceu no mês passado.
No modelo consultivo, comparativamente, há muitos outros pontos de contato entre sua empresa e os clientes. Muitas delas são interações, não apenas transmissões de informações unidirecionais. Você é capaz de ajudar os clientes a ter um controle melhor e mais de seus negócios, fornecendo insights e pontos de ação oportunos. E não se trata apenas da frequência das comunicações com o cliente. É mais sobre a substância, relevância e capacidade de ação do que você comunica.
Você não é apenas um contador. Você é a estrela do norte dos negócios do cliente – e um consultor confiável que tem o benefício do cliente no centro do seu universo.
Publicação original em: https://cpatrendlines.com/2022/05/08/cas-communications-help-clients-decide/