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Com o avanço da tecnologia na sociedade atual, podemos perceber o quanto as empresas estão se beneficiando dos recursos e ferramentas advindas da modernidade. Sendo assim, o diferencial de uma empresa competitiva, é que ela dispõe de recursos tecnológicos internos eficientes, e um deles, é a automação.
Sendo uma ferramenta de suma importância para a otimização de processos, ela torna o escritório muito mais enxuto e dinâmico quanto às suas atividades do dia a dia. Quer saber mais sobre o assunto? Então, confira o nosso post até o final e veja 3 dicas para automatizar o RH do seu escritório.
Afinal, o que é automação de processos?
Em geral, a automação é o conceito de fazer uso da tecnologia para que os processos de um escritório possam ser agilizados de maneira eficiente. Dessa forma, o setor de Recursos Humanos, embora ofereça uma função mais estratégica, ainda possui métodos complexos e burocráticos para resolver durante o dia a dia. Com base nessa realidade, entendemos que a automatização oferece inúmeras vantagens.
Dessa forma, os profissionais desse setor passam a ganhar ainda mais tempo, enquanto conseguem reduzir chances de erros através de atividades excessivamente manuais. Em consequência dessa integração, o RH consegue focar em atividades que ofereçam bem-estar aos colaboradores do escritório, retendo, assim, ainda mais talentos.
Quais são as principais vantagens e benefícios da automação no setor de RH?
Agora que você já sabe o conceito e a importância da automação, confira abaixo suas principais vantagens e benefícios no setor de RH:
1. Otimização no tempo de produção
Uma das primeiras vantagens que podemos observar com a introdução da automação no setor de RH é na otimização de atividades. Por esse motivo, quando falamos de automação nesse setor, o tempo é um dos pontos mais fundamentais. Atualmente, os negócios que entendem a vantagem de economizar tempo em suas atividades internas conseguem se destacar ainda mais no seu mercado de atuação.
Isso ocorre porque elas detêm um controle ainda maior sobre suas atividades e conseguem acompanhar as tarefas mais de perto. De forma prática, essa otimização pode ser encontrada na busca de um documento, nos serviços de computação em nuvem como Google Drive e Dropbox, por exemplo. Sem contar na otimização de envio de holerites e ferramentas de gestão.
2. Menor incidência de erros
Além de a empresa encontrar os meios necessários para automatizar processos no RH, ela também perceberá que o investimento em tecnologia também oferece a redução de erros. Isso porque, com o excesso de trabalhos exclusivamente manuais, muitas vezes os pequenos erros e gargalos acabam passando despercebidos.
Sendo assim, um sistema mais automatizado no RH oferece um controle de gestão ainda mais eficiente, sobretudo na facilitação de tarefas extremamente repetitivas. Quando o processo é manual, colaboradores podem perder o timing e a concentração, contribuindo com a redução de erros que a médio e a longo prazo podem oferecer prejuízos aos colaboradores.
3. Mais facilidade para analisar dados
Outro aspecto importante que podemos observar na automação de processos no RH é a facilidade para analisar dados. Isso porque as ferramentas de automação permitem um acesso ainda mais fácil aos dados e informações, sem contar que também oferecem mais facilidade no compartilhamento desses dados. Softwares e programas de gestão conseguem abrigar informações em um só lugar, tornando o trabalho de análise ainda mais fácil.
4 dicas para automatizar o RH do seu escritório
Entendendo a dinâmica da automação nos processos de RH do negócio, confira abaixo as principais dicas para automatizar o RH do seu escritório contábil:
1. Análise de Big Data
Caso você não saiba, o termo Big Data refere-se a um conjunto de informações que, quando são analisadas de forma eficiente, conseguem mostrar percepções a respeito de um determinado tema. Logo, na área de Recursos Humanos, o Big Data fará com que os gestores tenham uma visão mais macro a respeito de todos os processos relacionados a esse setor.
Sendo assim, através do Big Data como dica de automação, o RH terá vantagens, como por exemplo:
• Contratação de funcionários mais alinhados à empresa;
• Consegue aumentar a retenção de funcionários;
• Identifica falhas;
• Oferece acompanhamentos de processos mais completos;
• Entre outros relacionados.
2. Registro de colaboradores
Um processo que requer um envolvimento ainda maior de colaboradores do RH – sem contar na ocupação de espaço físico – é a constante atualização dos registros e cadastros dos funcionários do escritório. E como sabemos, esse processo é totalmente necessário, pois o negócio regularmente faz a consulta de dados dos funcionários para diversas atribuições, no que tange a gestão de pessoas.
Assim, a necessidade de espaço físico pode ser substituída por registros eletrônicos, que além de tudo conseguem facilitar a atualização e consulta de informações e documentações pessoais. Dessa forma, o tempo de pesquisa por esse setor também é otimizado.
3. Treinamentos
Quando o assunto é treinamento de novos colaboradores ou a introdução de novas habilidades e competências aos funcionários mais antigos, o uso da automação pode se tornar uma excelente aliada. Isso porque os negócios, de um modo geral, possuem metas de qualificação em seu planejamento interno, indicando áreas ou processos que mais precisam de treinamentos.
De forma prática, o uso de vídeos interativos e online, bem como plataformas de gamificação e outros tipos de ferramentas de interatividade para desencadear novas habilidades podem ser excelentes para uma boa rotina no seu escritório. Marcas que desejam competir no mercado devem investir em treinamentos e capacitação.
4. Segurança da informação
Ao invés do funcionário conduzir manualmente os programas de segurança e firewall de sistemas em rede, através da automação, esse processo pode ser feito de forma independente. Assim, a condição de arquivos e documentos em nuvem se torna muito mais enxuta, uma vez que o monitoramento é constante e não necessita de intervenção humana em grande parte dessas atividades.
E aí, gostou das dicas? Agora que você entende um pouco mais sobre a automação no RH do seu escritório, que tal ampliar o seu conhecimento sobre o assunto? Acesse agora mesmo o nosso site e confira outras dicas exclusivas sobre o tema.