A Assertif, uma empresa especialista em mineração de créditos, realizou uma pesquisa que apontou que 79% dos escritórios de contabilidade de pequeno porte ainda estão atrasados quando o assunto é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Ela foi criada como uma consequência do aumento do acesso das pessoas às novas tecnologias e por causa do aumento da preocupação com a utilização dos dados distribuídos no ambiente digital.
A LGPD regulamenta as formas para armazenamento, coleta, compartilhamento e tratamento dos dados pessoais. Sua criação foi muito influenciada pela General Data Protection Regulation (GDPR), lei semelhante que regulamenta o uso de informações na Europa.
Nesse post iremos mostrar um passo a passo para que o seu escritório contábil se adapte às regras da LGPD. Leia até o final e compartilhe!
O que é a LGPD?
A LGPD (Lei nº 13.709/2018) foi publicada em 14 de agosto de 2018. Ela regulamenta as atividades de tratamento de informações pessoais nos meios digitais e físicos, tanto por pessoas jurídicas quanto físicas.
O seu objetivo principal é a proteção dos direitos fundamentais de privacidade e de liberdade, incluindo o livre desenvolvimento de personalidade.
Na prática, a LGPD determina que qualquer dado pessoal (documentos, nome, ocupação, gênero, estado civil, idade etc.) só pode ser coletado em alguns casos. Entre eles, por meio do consentimento da pessoa.
A lei foi aprovada em 2018 e entrou em vigor no começo de 2021. No entanto, as sanções aos abusos começarão a ser aplicadas somente a partir de agosto.
Isso foi necessário para que as empresas pudessem se adaptar às novas regras e criassem políticas internas para melhor tratamento dos dados pessoais dos usuários.
As punições para aqueles que não cumprirem as normas variam entre multas e advertências, incluindo a proibição e a suspensão do tratamento de informações pelos infratores. As multas podem até mesmo chegar ao total de R$ 50 milhões por infração, com um limite de 2% no faturamento bruto de uma empresa.
A regulação e a fiscalização ficarão sob a responsabilidade da Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD). O órgão poderá penalizar todos aqueles que de alguma forma descumprirem a legislação.
A LGPD e os escritórios contábeis
Os escritórios contábeis estão afetados diretamente pela LGPD. Isso porque eles lidam com informações sensíveis de pessoas e de empresas. O cuidado com esses dados terá que ser redobrado.
Caso aconteça algum descumprimento das normas, os escritórios contábeis podem sofrer a proibição de tratamento de informações. Sendo assim, esses negócios podem ficar inviabilizados de exercer suas funções. Por isso, para os escritórios contábeis todo cuidado é pouco, pois não há como fazer a contabilidade de uma pessoa ou empresa sem seus dados.
Mesmo se o descumprimento das regras da LGPD tenha acontecido com uma empresa cliente do escritório contábil, por exemplo, a responsabilidade é solidária. Isto quer dizer que o escritório também será penalizado.
A responsabilidade de um contador profissional no cumprimento de suas atividades fica enorme, podendo acontecer dele ter que responder com seu próprio patrimônio por danos causados.
Devido a tudo isso, os prestadores de serviço do setor de contabilidade precisam também adotar políticas adequadas. Elas incluem treinamentos para funcionários, aprovação expressa do uso dos dados pessoais pelos clientes e sistemas de controle, entre outras medidas.
Passo a passo para adaptar um escritório à LGPD
A seguir vamos trazer um passo a passo muito importante para que seu escritório contábil consiga se adaptar às regras da LGPD:
1. Compreenda a LGPD:
É preciso que as regras da LGPD sejam entendidas e que se compreenda exatamente como ela funciona. Isso fará com que o escritório tome medidas preventivas e crie processos de adaptação que sejam mais adequados.
Tudo aquilo que precisa ser sabido está indicado na Lei 13.709/2018. Ela precisa ser lida e relida cuidadosamente.
2. Eleja alguém para ser o encarregado:
A LGPD tem como exigência a nomeação de um profissional que será o encarregado de dados. Ele irá atuar como uma espécie de canal de comunicação entre o escritório contábil, os donos das informações e a ANPD.
Para essa função, é preciso que se escolha um profissional atento aos detalhes e sério. Ele precisa entender como a LGPD funciona e ainda conseguir corrigir e acompanhar os processos internos do escritório.
3. Crie e implemente um programa de privacidade de dados:
Crie e implemente no escritório de contabilidade um programa de privacidade sobre as informações. Ele precisa abranger tudo o que for citado pela lei. Por exemplo:
· Um cronograma para retenção de informações;
· O consentimento do dono dos dados;
· Um treinamento contínuo dos funcionários;
· Os registros de resultados de avaliações do impacto quanto a privacidade de dados;
· O contrato sobre processamento de informações.
4. Estabeleça um programa de governança no escritório:
Cabe ao escritório contábil criar um programa de governança. Ele deve estabelecer as normas internas quanto ao tratamento dos casos em que haja vazamento de informações, com procedimentos de notificação e de resposta caso ocorram esses incidentes.
Os padrões técnicos para o uso dos dados, o regime de funcionamento e as condições de organização também podem ser criados internamente, para que haja a diminuição de riscos.
5. Melhore os processos de maneira contínua:
A LGPD ainda pode passar por atualizações no futuro. Do mesmo jeito, podem aparecer novas maneiras de se tratar e proteger com mais eficácia as informações pessoais.
Como em qualquer outro processo de gestão em uma empresa, as práticas e políticas de uso e guarda de dados precisam ser revisadas de maneira contínua. Só com esse tipo de cuidado será possível encontrar as falhas. Assim o escritório evitará maiores problemas e manterá suas rotinas alinhadas com as normas de hoje.
Siga esse passo a passo para que seu escritório contábil não passe por nenhuma surpresa quanto a nova lei.
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