“Os rituais de gestão estratégica permitem que os escritórios de contabilidade permaneçam focados e alinhados com suas metas de longo prazo, ao mesmo tempo em que se adaptam às mudanças no ambiente de negócios.”
Roberto Dias Duarte
Os escritórios de contabilidade têm um papel crucial no desenvolvimento dos negócios, fornecendo consultoria financeira, ajudando as empresas a cumprirem suas obrigações fiscais e trabalhistas e orientando-as em decisões estratégicas. Para isso, é crucial uma gestão eficiente desses escritórios. Neste artigo, vamos explorar a metodologia desenvolvida por Roberto Dias Duarte, que estrutura a gestão de um escritório de contabilidade de maneira estratégica e eficaz.
Roberto Dias Duarte é conhecido por suas contribuições significativas para o gestão de empresas de contabilidade. Ele acredita que, para um escritório de contabilidade prosperar, é preciso ir além do funcionamento básico e mergulhar profundamente na cultura organizacional, nos objetivos e nas métricas de desempenho. Vamos explorar seus dez passos para uma gestão eficaz:
1. História dos fundadores
Todo escritório de contabilidade tem uma história única. E, de acordo com Duarte, é importante entender a trajetória dos fundadores desde o início. Isso não apenas fornece um contexto para o estado atual do negócio, mas também traz à tona os momentos mais marcantes e desafiadores enfrentados. As lições aprendidas ao longo dessa jornada, e como elas moldaram a empresa, são fundamentais para a definição de sua identidade.
2. Propósito e Valores
A partir da história dos fundadores, é possível derivar o propósito da empresa e seus valores fundamentais. Esses aspectos formam a base da cultura empresarial e são fundamentais para a gestão baseada em resultados. Eles servem como uma bússola moral para a tomada de decisões, orientando as metas e métricas da empresa.
O propósito e os valores não são apenas palavras bonitas escritas em um quadro de avisos. Eles são os limitadores das decisões baseadas em metas e métricas. Em outras palavras, todas as decisões tomadas devem ser coerentes com o propósito e os valores da empresa, agindo como guardiões da integridade organizacional.
3. Visão de Longo Prazo
A partir do sonho dos fundadores, é possível estabelecer uma visão de longo prazo. Isso fornece um horizonte para a empresa, um destino almejado que inspira e orienta todas as ações e decisões.
4. Objetivos de Curto Prazo
Paralelamente à visão de longo prazo, é importante estabelecer objetivos de curto prazo. Esses podem variar de 12 a 24 meses e podem incluir metas como aumentar a receita, expandir a base de clientes, melhorar a lucratividade, fidelizar os clientes, oferecer novos serviços, desenvolver sucessores e melhorar o engajamento da equipe.
5. Rituais de Gestão Estratégica
Além dos objetivos de curto prazo e da gestão tática, Roberto Dias Duarte também ressalta a importância dos rituais de gestão estratégica. Esses são momentos em que as métricas de sucesso são periodicamente avaliadas.
Essas métricas podem incluir uma variedade de indicadores-chave de desempenho (KPIs) que são cruciais para a saúde financeira e operacional do negócio. Eles podem englobar a receita, a lucratividade, a taxa de inadimplência, a taxa de cancelamento de clientes e o ticket médio.
Cada uma dessas métricas fornece uma perspectiva única sobre o desempenho do negócio. Por exemplo, a receita e a lucratividade dão uma visão do desempenho financeiro, enquanto a taxa de cancelamento de clientes e a inadimplência podem indicar problemas na retenção de clientes ou na gestão do crédito.
Os rituais de gestão estratégica não são apenas para os líderes internos. Na verdade, Duarte recomenda a participação de conselheiros externos nesses rituais. Os conselheiros externos, com sua perspectiva mais ampla e experiência diversificada, podem fornecer insights valiosos e desafiar o pensamento interno, ajudando a empresa a identificar oportunidades e ameaças que podem ter sido negligenciadas.
Ao incorporar esses rituais de gestão estratégica, os escritórios de contabilidade podem garantir que estejam sempre alinhados com suas metas de longo prazo, enquanto se adaptam e respondem às mudanças no ambiente de negócios.
6. Métricas de Gestão Tática
Duarte destaca a importância de estabelecer métricas de gestão tática. Essas são ferramentas eficazes para avaliar e melhorar a produção, o prazo de entrega ao cliente, a qualidade das entregas, o custo de produção e a experiência do cliente.
Para aprofundar o tópico das métricas de gestão tática, Roberto Dias Duarte sugere que elas sejam divididas em cinco categorias principais: produção, prazo, custo, qualidade e experiência. Cada uma dessas métricas fornece uma visão única sobre o desempenho do escritório e oferece uma ferramenta eficaz para avaliar e melhorar a operação.
1) Métricas de Produção
As métricas de produção ajudam a medir a eficiência e a eficácia da produção do escritório. Isso pode incluir a quantidade de vidas processadas nas folhas de pagamento, a quantidade de obrigações fiscais processadas e a quantidade de balancetes processados. Essas métricas ajudam a rastrear a produtividade do escritório e identificar áreas onde melhorias podem ser necessárias.
2) Métricas de Prazo
Estas se referem ao percentual de tarefas realizadas no prazo por setor. Essas métricas ajudam a avaliar a eficiência e a pontualidade da equipe, permitindo que os gestores identifiquem possíveis gargalos que possam estar atrasando o fluxo de trabalho.
3) Métricas de Custo
Estas métricas avaliam o custo operacional de vidas/obrigações/balancetes processados. Ao monitorar essas métricas, os escritórios podem identificar oportunidades para reduzir custos e aumentar a lucratividade.
4) Métricas de Qualidade
Essas métricas incluem o percentual de tarefas auditadas e o percentual de erros detectados nas tarefas auditadas. Elas permitem avaliar a qualidade do trabalho realizado e identificar áreas que necessitam de melhorias ou treinamento adicional.
5) Métricas de Experiência
As métricas de experiência, como o Net Promoter Score (NPS), fornecem uma avaliação da satisfação do cliente com os serviços prestados. Um NPS alto indica que os clientes estão satisfeitos e são prováveis promotores da empresa, enquanto um NPS baixo pode indicar problemas que precisam ser resolvidos para melhorar a experiência do cliente.
Ao estabelecer e monitorar essas métricas de gestão tática, os escritórios de contabilidade podem garantir um alto nível de eficiência, eficácia e satisfação do cliente, promovendo a melhoria contínua de seus serviços.
7. Rituais de Gestão Tática
Esses rituais envolvem reuniões regulares com líderes para avaliar os resultados, priorizar melhorias, identificar causas e controlar as ações de melhoria. Essas sessões permitem que os líderes monitorizem o progresso em direção às metas e tomem decisões informadas.
8. Rituais Culturais
Os rituais culturais são ocasiões em que a história dos fundadores é contada, e os eventos atuais que personificam o propósito e os valores da empresa são destacados. Esses rituais reforçam a cultura da empresa e mantêm o propósito e os valores vivos na mente dos colaboradores.
9. Rituais de Gestão Operacional
Os rituais de gestão operacional são realizados diariamente para o acompanhamento das tarefas, desenvolvimento da equipe e solução imediata de problemas operacionais. Isso garante que os processos estejam funcionando de maneira eficiente e que os problemas sejam resolvidos rapidamente.
10. Celebração e Compartilhamento de Conquistas
Por último, mas não menos importante, Duarte enfatiza a importância de celebrar e compartilhar as conquistas. Isso ajuda a construir uma cultura de reconhecimento e encoraja a equipe a se esforçar para alcançar mais.
Conclusão
A metodologia de Roberto Dias Duarte para a gestão de escritórios de contabilidade não surgiu do nada. Em vez disso, é o resultado de um profundo entendimento e adaptação de práticas de gestão já consolidadas no mundo dos negócios. Duarte extraiu conceitos do gerenciamento da qualidade, gestão baseada em resultados, gestão da rotina do trabalho, planejamento estratégico, entre outros.
Sua importância está em como ele efetivamente adaptou essas práticas robustas e testadas ao tempo para a realidade única dos escritórios de contabilidade. Ele reconheceu a necessidade de uma abordagem que equilibre as peculiaridades técnicas e operacionais da contabilidade com os imperativos estratégicos e gerenciais do negócio.
Por meio da implementação desta metodologia, os escritórios de contabilidade podem se beneficiar das melhores práticas de gestão, personalizadas para suas necessidades específicas. Com isso, eles são capacitados a oferecer serviços de maior qualidade, aumentar a satisfação do cliente, melhorar a eficiência operacional e, finalmente, conduzir a prosperidade sustentável.
Portanto, para todos os escritórios de contabilidade que buscam a excelência, a metodologia de Duarte oferece um mapa comprovado para o sucesso. As ferramentas e técnicas incorporadas em seu método são tanto práticas quanto poderosas, oferecendo a oportunidade para cada escritório de contabilidade se tornar o melhor em sua área.