ERP para pequenas empresas: Um guia para contadores

Estratégia sem tática é o caminho mais lento para a vitória. Tática sem estratégia é o ruído antes da derrota.”

SUN TZU

Muito se fala sobre a importância do uso de um ERP (Enterprise Resource Planning) dentro das empresas para melhorar a gestão e otimizar processos. No entanto, o que não é amplamente discutido é como esse sistema pode auxiliar e transformar a vida dos contadores, especialmente aqueles que trabalham com pequenas empresas. Neste post, vamos explorar as características e funcionalidades de um ERP que podem ser benéficas para os contadores e seus clientes.

Entendendo o ERP

Primeiramente, ERP é a sigla para “Planejamento dos Recursos da Empresa”. Trata-se de um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob duas perspectivas: funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc) e processual (sistema de processamento de transações, controle de processos, fluxo de trabalho, gestão de desempenho dos processos etc).

Um sistema ERP é construído em torno de um único banco de dados definido, de modo que as informações possam ser compartilhadas entre todos os componentes do processo. Assim, elimina-se a necessidade de interfaces separadas e a integração entre sistemas, aumentando a eficiência e a eficácia das operações organizacionais.

Características de um ERP para pequenas empresas

Para pequenas empresas, um ERP deve ser flexível, escalável, fácil de usar, acessível e capaz de se integrar com outros sistemas usados pela empresa. Além disso, deve oferecer um bom suporte ao cliente, ter recursos específicos do setor, garantir a mobilidade, assegurar a segurança de dados e possuir recursos para geração de relatórios e análises.

Essas características são especialmente relevantes quando consideramos a relação da pequena empresa com o seu contador. A flexibilidade e escalabilidade do ERP permitem que o sistema cresça junto com o negócio do cliente, enquanto a facilidade de uso permite que os proprietários de empresas sem experiência técnica consigam lidar com o software. A capacidade de gerar relatórios detalhados e realizar análises de dados é uma característica importante, pois pode fornecer aos contadores informações valiosas para a tomada de decisões financeiras.

Funcionalidades de um ERP voltadas para contabilidade

No Brasil, devido à complexidade da legislação tributária, muitas pequenas empresas terceirizam seus processos contábeis e fiscais para escritórios de contabilidade. Assim, o ERP para essa realidade deve possuir funcionalidades específicas. Entre elas, podemos destacar:

Integração com sistemas de contabilidade

A capacidade de integrar com sistemas de contabilidade usados pelo escritório terceirizado é fundamental. Isso inclui a exportação de dados financeiros e transacionais em formatos que podem ser importados diretamente para o sistema contábil.

Geração e gestão de notas fiscais

O ERP deve ter a capacidade de gerar notas fiscais eletrônicas (NFe) e de serviço (NFSe) e gerenciar a circulação destes documentos fiscais, além de estar atualizado com as mudanças na legislação e nas regras de cada município e estado.

Calculadora de impostos

O sistema deve ter uma calculadora de impostos que pode calcular automaticamente os impostos devidos em cada transação com base nas regras fiscais atuais.

Conformidade com as normas fiscais e regulatórias

As regras fiscais e regulatórias brasileiras mudam frequentemente, portanto, o ERP deve ser atualizado regularmente para garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas mais recentes.

Relatórios fiscais e contábeis

Os relatórios precisos gerados pelo ERP podem ser enviados diretamente para o contador. Isso inclui relatórios como o Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados, Livros Fiscais, entre outros.

SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)

A capacidade de gerar e enviar os arquivos do SPED (como o EFD-Contribuições, EFD-ICMS/IPI e ECD) é fundamental, já que estes são obrigatórios para muitas empresas no Brasil.

Controle de Retenções na Fonte

Para empresas que prestam serviços, o sistema ERP deve ter controle sobre as retenções na fonte que ocorrem, como ISS, INSS, PIS, COFINS e CSLL.

Conclusão

A escolha de um ERP para uma pequena empresa é uma decisão estratégica que pode ter impactos significativos na eficiência e na conformidade da empresa. Para os contadores, um ERP eficaz pode facilitar a comunicação com os clientes, melhorar a precisão dos dados financeiros e ajudar a garantir que as empresas estejam em conformidade com as leis fiscais e regulatórias. Um ERP que merece sua atenção é o Omie, que foi idealizado para maximizar o potencial do ecossistema dos contadores e seus clientes.

A busca por um ERP que atenda às necessidades específicas de uma empresa e de seu contador deve ser uma decisão conjunta, baseada na compreensão clara das necessidades da empresa, da complexidade dos processos de negócios e da legislação fiscal. Ao fazer a escolha certa, as pequenas empresas e seus contadores podem colher os benefícios de uma gestão empresarial mais eficiente e eficaz, e de um relacionamento mais colaborativo e produtivo.