Etapas de implementação do OKR em um escritório contábil

A transparência semeia a colaboração. John Doerr

São algumas as etapas de implementação do OKR em um escritório contábil, o que nada mais é do que uma base para tirar seus planos para a empresa do papel. Muitas empresas atuam com base em objetivos, mas muitas erram ao não analisar os resultados da maneira certa.

Afinal, hoje temos muitas ferramentas que permitem mensurar dados em tempo real e criar novas estratégias quando isso se faz necessário. Então, se você vê a sua empresa diferente e aperfeiçoada daqui a 5 anos, por exemplo, pode continuar a leitura para aprender essa maneira de traçar objetivos. Confira!

O que é e como funciona o método OKR?

Primeiramente, a sigla significa Objectives and Key Results, expressão que podemos traduzir como Objetivos e Resultados-chave. Quanto aos objetivos, sabemos que as empresas já possuem o hábito de estabelecer metas a serem alcançadas.

O processo costuma ser criar o objetivo, traçar caminhos e obter recursos para que isso seja possível, um período para realização e comunicação com os envolvidos. Pensando nisso, o diferencial no processo com uso do OKR é a utilização dos resultados-chave.

Com isso, é preciso criar 3 a 5 parâmetros que possam ser mensurados em cada um desses objetivos. Serão usados para medir os resultados-chave durante o período estipulado para atingir o objetivo. Em outras palavras, se o período é de um trimestre, a equipe vai analisar mensalmente os parâmetros para avaliar se o resultado final está em curso.

Para isso existem várias perguntas a serem feitas, mostrando principalmente as ações que estão sendo executadas, avaliando a necessidade de outras estratégias. Aqui há uma valorização maior em torno do processo e análise de cada passo.

Onde está o seu escritório contábil?

Uma das etapas para implementar a metodologia OKR é fazer uma análise da sua empresa a funda. Isso considerando seus valores, missão, o propósito, lembrando o que você imaginou quando dava os primeiros passos na criação do modelo de negócio.

Resgate os valores que foram verdadeiros motivadores para que seu escritório estivesse fora dos planos do papel. A partir daí saiba lista tudo o que te difere nesse mercado, quais as razões para que seus clientes permaneçam consumindo os seus serviços.

A sua equipe hoje reflete essa impressão sobre a sua empresa? Para que o método dê certo é preciso que todo o seu time esteja alinhado com seus valores, missão e tudo o mais que citamos. Veja se a personalidade das pessoas que atuam no escritório refletem o que a empresa deseja imprimir em sua reputação.

Chegue ao fim da sua análise considerando, com base em tudo o que falamos, quais seriam os pontos fracos e fortes do escritório contábil. A partir daí você consegue um olhar que permite chegar em objetivos que precisam ser alcançados de forma estratégica.

Ainda sobre a análise da situação atual, é imprescindível que se verifique algumas métricas econômicas/financeiras, como: evolução mensal da receita recorrente, inadimplência,  taxa de cancelamentos, lucratividade, margem operacional, ticket médio, custo de aquisição de clientes etc. A empresa contábil precisa dessas informações com exatidão, para isso é importante utilizar um sistema de gestão abrangente. O sistema Omie, por exemplo, é gratuito para empresas de contabilidade e funciona perfeitamente para esse tipo de negócio.

O que você deseja para a sua empresa?

Com o pensamento que segue a linha de raciocínio desde o primeiro tópico, você já tem condições de imaginar onde sua empresa deve estar a longo prazo. Considerando esse período nos próximos 5 anos pelo menos, criando objetivos que podem girar em torno de diversos campos.

Pense no aumento do lucro, crescimento da carteira de clientes, melhora dos seus serviços, agregar algo socialmente, enfim. E como pensamos no futuro, pode pensar alto, porque terá tempo de planejar cada etapa do processo para atingir os resultados que você deseja.

Listando o que você pretende alcançar, é preciso criar um caminho para chegar lá, dividindo em etapas que serão vividas durante cada ano. Os objetivos do ano serão os de curto prazo e podem contar com o método OKR para darem resultado.

Tire os seus OKR do papel

Partindo para a parte mais prática dessa caminhada, temos os objetivos anuais divididos em trimestres, período no qual várias análises serão feitas mensalmente ou com prazo menor. O segredo aqui é não exagerar na quantidade de objetivos, criando cerca de 3 a 4 por ano, com 4 resultados-chave para cada um.

Dessa forma, você vai estabelecer pontuações para verificar os resultados, lembrando que os resultados-chave são números, dados que permitem analisar a situação. No final do trimestre você e sua equipe vão mensurar quais foram os números envolvidos nos resultados.

A chave nesse caso é lembrar que para atingir o objetivo principal, daqui 5 anos, o segredo está nas atividades realizadas no dia a dia dos seus colaboradores hoje. Daí a importância de saber como dividir em etapas e objetivos menores a cada trimestre e mês.

Entenda o processo e não tenha medo

Pode ser que muitos pensem em todo o trabalho envolvido em planejar tantos objetivos em tanto tempo, pensando ao mesmo tempo na empresa hoje e no futuro. Mas isso é ser ousado e trazer resultados diferentes daquilo que já existe no mercado, aperfeiçoando os seus serviços a cada análise de resultado-chave.

Há momentos nos quais a zona de conforto pode te incomodar e mostrar que está na hora de fazer uma análise da empresa que você um dia vislumbrou e confrontar com seu escritório hoje. Pense no que falta para atingir o patamar que você deseja na qualidade dos seus serviços.

Ao mesmo tempo em que você vai imaginar uma meta que gostaria de alcançar, tem a chance de tornar tudo realidade com muita estratégia e pé no chão. Apenas aproveite o método para que consiga tirar do papel os planos que já tinha em mente para crescimento do negócio.

Essas são as etapas de implementação de OKR em um escritório contábil. É muito interessante aproveitar essa metodologia para aperfeiçoar sua prestação de serviços e até aumentar seu lucro e carteira de clientes, porque tudo é feito pensando em cada detalhe do processo.

A partir desses conhecimentos você é capaz de conciliar um desejo de crescimento com estratégias reais, aproveitando para manter seu time a par de tudo. Afinal, os colaboradores são parte fundamental na análise dos resultados-chave e no alcance das metas para o trimestre, para o ano e claro, para o futuro.