Guia simples sobre a estrutura organizacional dos escritórios contábeis

Acredite: Ninguém que está no mundo tem plena certeza do que está fazendo. Afinal de contas, a vida não necessariamente uma receita de bolo. Cristiana Arcangeli

Muitos não sabem, mas os contam com rotinas distintas e completamente diversificadas, com tarefas que vão desde a entrega de declarações, até a atualização de mudanças legislativas.

Segundo os dados do Conselho Federal de Contabilidade, só em agosto de 2020, havia mais de 71 mil funcionando no Brasil.

Dessa forma, o êxito de um escritório dependerá de uma estrutura organizacional efetiva, flexível e desburocratizada, capaz de se comunicar fluentemente com todos os eixos da empresa.

Portanto, neste artigo, você conhecerá tudo sobre a estrutura organizacional dos escritores contábeis. Afinal, se você busca alinhar o seu escritório com as práticas mais utilizadas do mercado, esse guia será de grande ajuda.

Vem com a gente!

Curva de Consolidação

A Curva de Consolidação (Endgame Curve) é uma estrutura definida no livro “Winning the Merger Endgame”, baseando-se na teoria de que as indústrias se consolidam através de um curso dividido em quatro etapas:

– Abertura;
– Escala;
– Foco;
– Equilíbrio e Aliança

1- Fase de abertura

Nessa fase, a estratégia do negócio é simplesmente sobreviver. Dessa forma, os de produção e o controle de qualidade são mínimos ou até mesmo artesanais.

Além disso, os sistemas e planejamentos formais são raros ou inexistentes, já que a preocupação da indústria é gerar lucro suficiente para cobrir as demandas.

2- Fase de escala

Nesse estágio, as empresas passam a mudar o foco da elaboração de novos produtos e serviços para os resultados financeiros.

Com isso, a qualidade e a produção do produto são refinadas, de forma que atenda as expectativas definidas pelo mercado.

Portanto, há um aprimoramento dos processos, por mais que a empresa não tenha capacidade de lidar com um crescimento repentino.

3- Fase de Foco

Na fase de foco, o objetivo da empresa é ampliar a eficiência operacional. Sendo assim, há uma simplificação do planejamento operacional ao longo desse estágio.

É comum haver iniciativas de redução de custos, de modo que a gestão passe a se importar cada vez mais com o controle da lucratividade.

Dessa forma, os sistemas do negócio estarão completamente estabelecidos para acomodarem as próximas operações e o crescimento planejado a longo prazo.

4- Fase de equilíbrio e aliança

Nesse ponto, surge um risco iminente de comoditização da concorrência. Afinal, para que a empresa continue obtendo sucesso, é essencial investir na inovação.

Sendo assim, as indústrias passam a planejar orçamentos, análises estratégicas, melhorias de gestão e sistemas de custos, a depender da necessidade.

Além disso, nesse momento de consolidação, diversos autores abandonaram algumas premissas ultrapassadas relacionadas à estratégia corporativa, como:

– Não existe um tamanho de empresa máximo ou ideal;
– As empresas precisam crescer continuamente se elas desejam sobreviver;
– As fusões são inevitáveis, e um negócio não pode contar apenas com o crescimento orgânico se ela quiser ser bem-sucedida e superar a concorrência;
– Nenhum nicho de mercado é imbatível.

O mercado de no Brasil

Segundo o estudo de mercado realizado por Roberto Dias Duarte, o Brasil já passou pela fase de abertura e se encontra no momento em uma curva de consolidação (Endgame curve).

Nesse sentido, o estudo revela que já existem players estabelecendo controles de qualidade em seus de produção. Segundo Roberto:

– 20% das empresas de no Brasil possuem, ao menos, uma pessoa responsável em tempo integral pelos e controle de qualidade;
– Outros 20% visam implementar controles de qualidade nos próximos 12 meses;
– Um terço dos serviços contábeis no Brasil pretende, nos próximos 12, implementar sistemas a fim de controlar tarefas e processos;
– Mais da metade das empresas buscam melhorar o ao cliente.

Além disso, com o alto percentual de indústrias interessadas em novas aquisições e fusões ao longo prazo, tudo indica que o mercado brasileiro está seguindo para uma fase de concentração.

Entretanto, o estudo alerta que o surgimento de novas tecnologias, bem como as mudanças comportamentais do consumidor, pode levar todo o mercado a retroceder para um novo estágio de abertura, demonstrando a necessidade de uma monitoração contínua, de modo a prevenir qualquer surpresa.

As linhas intermediárias do escritório de

De modo simplificado, as linhas intermediárias dos são organizadas por três unidades, cada qual com seu respectivo gestor: setor de legalização, setor fiscal e setor contábil. Além disso, em negócios de maiores portes, existe a figura do gerente de RH.

1. Área de legalização

Quando ocorre o contrato entre o escritório e o cliente, os documentos necessários para o início do processo da abertura do negócio (em caso de empresas recém-criadas) são remetidos à área de legalização.

Sendo assim, o escritório precisa dar entrada na junta comercial, mais especificamente no município onde a organização passará a exercer as suas atividades, além da emissão do CNPJ no Ministério da Fazenda.

2. Área fiscal

Após a formalização da abertura, o negócio já está liberado para emitir notas fiscais. Com isso, todas as notas eletrônicas devem ser encaminhadas para um setor específico do escritório contábil, o fiscal, responsável pela apuração dos impostos conforme o mês e a escrituração das notas.

Nesse sentido, é o setor fiscal que efetua a escrituração, considerando o CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações), analisando os requerimentos da legislação fiscal e cuidando do enquadramento do negócio no regime de apuração correto.

3. Área contábil

Após os tributos serem apurados, é o momento de todos os dados fiscais e de faturamento serem remetidos para a área contábil. É esse departamento que realizará a análise das movimentações financeiras, bem como as mutações patrimoniais da organização, sempre de acordo com as normas regulamentadas pelo CFC (Conselho Federal de Contabilidade).

Além disso, a área contábil precisa garantir que os impostos apurados no setor fiscal estejam alinhados tanto com o faturamento, quanto com as alíquotas previstas na legislação.

4. Área de processamento trabalhista

Essa área, normalmente chamada de “Departamento Pessoal” é um setor   responsável pela execução dos processos burocráticos referentes à gestão de pessoas.

Dessa forma, a área é especializada em administrar as questões relacionadas aos funcionários, como folha de pagamento, férias e licenças, e obrigações legais determinadas pela legislação trabalhista e previdenciária.

De modo geral, o Departamento Pessoal é quem assume as tarefas mais burocráticas para garantir o cumprimento de leis, normas e a relação formal entre empresa e colaboradores.

– Business Process Outsourcing

Muita gente fala sobre BPO, certo? Mas, o que é o BPO?

Business Process Outsourcing (BPO) é a terceirização de processos de negócios que, em geral, usam (ou deveriam usar) intensamente a da informação.

Todos os escritórios de são empresas de serviços de BPO. Eles fornecem serviços de terceirização de processos contábeis, trabalhistas, tributários e paralegal.

Por esse motivo, a estrutra organizacional básica de um escritório reflete a linha de produção dos serviços de BPO.

Mais recentemente, devido ao caráter inovador do empresário da brasileiro, muitas empresas contábeis estão ofertando aos seus clientes outras modalidade de BPO, como por exemplo:

  • Financeiro: abrange a execução das rotinas de contas a pagar, contas a receber, faturamento e gestão de caixa;
  • do e-commerce: refere-se execução de tarefas operacionais administrativas para venda de mercadorias por meio do comércio eletrônico, por exemplo: controle de estoques, faturamento, precificação e até mesmo o relacionamento administrativo com os marketplaces.
  • do RH: esse vai além da terceirização dos processos de DP. São fornecidos serviços relacionados com recrutamento, seleção, desenvolvimento e engajamento de colaboradores.

Importante destacar que estes serviços mais inovadores têm o caráter interdisciplinar, são mais consultivos e demandam aplicação intensiva de tecnologia.

Gestão de pessoas nos

Em qualquer setor, seja de pequeno, médio ou grande porte, a gestão de pessoas é fundamental para o sucesso do negócio. Nesse sentido, como foi visto acima, a estrutura de uma empresa contábil nem sempre será simples, fazendo com que a fluidez e o trabalho em equipe sejam cruciais.

Por isso, é por meio da gestão de pessoas que os colaboradores ficarão motivados, otimizando o trabalho em equipe e integrando diversas funções de alta importância para o bom funcionamento do escritório. Veja a seguir algumas dicas de gestão de pessoas em escritórios contábeis:

1. Equipe motivada

A rotina de um escritório contábil pode acabar sendo muito corrida, de forma que os trabalhadores se sintam constantemente pressionados ou isolados demais. Dessa forma, para haver um equilíbrio, é essencial buscar maneiras de encorajar constantemente a equipe.

Portanto, para que os funcionários apresentem a performance desejada, é necessário que eles sintam que pertencem ao negócio. Em outras palavras, eles precisam sentir que fazem parte de uma verdadeira equipe e que todo o seu esforço está sendo útil para uma causa maior.

2. Endomarketing

O endomarketing é, resumidamente, o marketing interno de um negócio, voltado para a satisfação dos funcionários. Essa estratégia pretende não apenas motivar os funcionários, como também garantir que a comunicação interna ocorra de forma clara e objetiva.

Além disso, por meio de um endomarketing bem implementado, o colaborador terá um espaço para levantar suas sugestões e dúvidas, de forma que a sua opinião seja sempre ouvida pelos gestores.

3. Desenvolvimento e capacitação

Uma boa contratação não servirá de nada se o funcionário não receber a capacitação e o adequado na empresa.

Por isso, de modo que o colaborador atinja o seu potencial máximo, o gestor passará a liderá-lo de acordo com as suas competências, não hesitando em dar o necessário para ele atingir resultados ainda mais promissores.

A importância de um bom software para os

Você já deve ter percebido a complexidade da rotina de um escritório contábil. Agora imagine se todos os esses processos fossem resolvidos manualmente, sem qualquer tipo de tecnologia.

Por isso, a utilização de softwares é extremamente importante, pois além de agilizar diversas tarefas, elas evitam erros que podem acabar com a vida do cliente. Afinal, as normas tributárias brasileiras são extremamente complexas, e um sistema de informação efetivo auxiliará o escritório a dar conta da burocracia envolvida nos procedimentos contábeis.