Home office: O grande erro cometido por empresas de contabilidade

Traduzido e adaptado por Roberto Dias Duarte*

Em um período muito curto, empresas de contabilidade de todo o mundo foram lançadas no mundo do trabalho remoto. Houve uma correria para criar práticas de trabalho remoto e ajudar os funcionários a montar escritórios improvisados ​​em suas salas de jantar, salas de estar e quartos.

Até as empresas mais tradicionais estão sendo forçadas a enfrentar os desafios que surgiram em relação ao trabalho remoto e os anteriormente existentes estão sendo ampliados.

Há um erro muito comum que as empresas estão cometendo no momento: tentar replicar suas práticas de comunicação existentes em sua equipe recém-distribuída.

Quando você está sob o mesmo teto, passar por um colega no corredor ou bater no ombro dele para esclarecer que algo é uma ocorrência diária. Isso não acontece quando você está remoto.

Uma solução de videoconferência, como o Zoom, é brilhante para substituir as reuniões presenciais, e ferramentas de mensagens instantâneas, como o Slack ou o Microsoft Teams, podem ser úteis para divulgar algo rapidamente ou como um ‘bebedouro' virtual.

Mas essas ferramentas por si só não equipam sua empresa para trabalhar remotamente. Especialmente quando são usados ​​ineficazmente.

Se é nisso que a sua empresa se apoia, é muito provável que você esteja agora:

• Enviando e recebendo mais e-mails do que nunca;
• Enfrentando pontos cegos de comunicação;
• Lidando com feudos de informações internas  sobre os clientes;
• Tendo mais reuniões do que nunca;
• Sendo constantemente interrompido por notificações;
• Mais estressado;
• Preocupado com as coisas que estão saindo do controle;
• Trabalhando mais horas apenas para acompanhar os processos.

Para trabalhar efetivamente como uma empresa distribuída sem criar mais estresse e trabalhar para todos, você precisa de menos ferramentas, sem feudos de comunicação e melhor comportamento da equipe.

A comunicação está no centro do trabalho remoto

Para toda a discussão sobre mudanças e as ferramentas certas para trabalhar remotamente, seu foco principal deve estar na maneira como você se comunica.

Você provavelmente já utiliza ferramentas em nuvem para gestão financeira dos seus clientes, proccessamento contábil/fiscal/trabalhista. Também já está usando o bate-papo por vídeo, Whatsapp e emails.

O desafio crucial no trabalho remoto para sua empresa de contabilidade é a colaboração eficaz dentro de sua equipe.

• Como você garante que a equipe não esteja duplicando esforços?
• Como os funcionários permanecem responsáveis ​​pelas tarefas enquanto estão fora do escritório?
• Como você mantém a cultura da equipe e mantém a equipe motivada sem a conversa no escritório?

Mensagens instantâneas e a ilusão de comunicação

Um aplicativo de mensagens instantâneas, como Whatsapp, Slack ou Microsoft Teams, faz muito sentido à primeira vista. Em teoria, ele pode manter todos acessíveis, exatamente como no escritório. E todo mundo usa algum tipo de mensagem em sua vida normal fora do trabalho, por isso deve ser fácil de implementar.

Basta gravar uma mensagem rápida e terminar com isso, certo?

E isso é verdade na prática, mas apenas algumas vezes. Na realidade, na maioria das vezes, as mensagens não são a melhor ferramenta de comunicação. Aqui estão algumas de suas armadilhas.

Interrupção constante. O piscar constante de notificações pode ser perturbador para dizer o mínimo. A maioria simplesmente não pode ignorar uma nova notificação e examiná-la imediatamente. Isso leva à diminuição da produtividade e à confusão quando se trata de prioridades. As chances são de que o que sua equipe estava trabalhando antes de receber essa notificação era o que eles deveriam estar trabalhando em primeiro lugar.

Está fora de contexto do trabalho real. O bate-papo instantâneo é um sistema totalmente novo, completamente separado das ferramentas que sua equipe usa para realizar seu trabalho. É difícil discutir algo quando os detalhes críticos não estão na cabeça. Ou para falar sobre a resposta a um e-mail de cliente difícil quando esse e-mail não está lá. Ou então, para recorrer ao comentário de um colega da semana passada que você não consegue localizar no momento.

É cansativo. Seguir uma conversa em grupo sem uma direção clara é cansativo, ineficiente e estressante. Em vez de usar todo o seu foco para realizar o trabalho, você acaba dividindo-o com uma conversa que, embora provavelmente seja importante, não era urgente.

Pensamentos cortados. Só porque todo mundo está digitando muito e várias mensagens estão sendo enviadas não significa que todo mundo está se comunicando ou estão todos na mesma página. A natureza das mensagens instantâneas não é propícia ao compartilhamento de pensamentos completos.

Como você já deve ter percebido, o efeito de confiar demais em mensagens instantâneas é uma equipe distraída, estressada e ineficiente.

Uma maneira melhor de trabalhar juntos quando você está separado

Se a mensagem instantânea não é a resposta, o que é? Como você pode manter sua equipe alinhada quando eles são distribuídos?

Primeiro, você precisa aumentar o uso da comunicação assíncrona.

Comunicação assíncrona é quando você se comunica sem a expectativa de uma resposta imediata. Um exemplo seria responder um email algumas horas após recebê-lo, ou mesmo um dia inteiro depois, sem afetar o trabalho. Isso é diferente de a uma mensagem direta em uma plataforma colaborativa. Há uma sutil, porém  grande, diferença entre os dois.

A mudança para um tipo de comunicação mais assíncrona resulta em funcionários controlando quando respondem de volta. Isso lhes dá mais tempo para um trabalho profundo e ininterrupto – onde é realizado um trabalho da mais alta qualidade. E permite às pessoas mais tempo para agir e refletir.

O contexto é crítico para a colaboração

Mesmo com todos os elementos fundamentais para se comunicar, ninguém pode funcionar a 100% sem o contexto apropriado. Imagine tentar montar um quebra-cabeça (em equipe) em diferentes locais. Alguém tem algumas centenas de peças, um companheiro de equipe tem várias dúzias e assim por diante. Mas somente você tem a imagem completa do quebra-cabeça.

Esta ilustração mostra o valor do contexto quando equipes remotas colaboram em um projeto. Cada bit de comunicação; um e-mail, telefonema ou até entregas são peças para o projeto geral ou “quebra-cabeça”.

O uso de várias ferramentas e formas de comunicação deve ser facilmente organizado e visto no contexto dos amplos planos e projetos da sua empresa.

Comunicar sobre o trabalho na mesma plataforma que sua equipe realiza é exatamente como as equipes remotas ganham contexto. Existem ferramentas permitem que sua equipe remota colabore em projetos, trabalhe com clientes e se comunique, em contexto, entre si em um único local.

A ferramenta certa para o trabalho em home office

Agora que mostramos que o trabalho assíncrono faz sentido, escolher a ferramenta certa para que isso aconteça na sua empresa é o próximo passo lógico.

As ferramentas de colaboração do fluxo de trabalho são projetadas para estruturar, organizar e acompanhar o progresso do trabalho, onde é necessário um trabalho em equipe de alto nível para concluir todos os aspectos principais das tarefas.

Você pode tentar fazê-lo funcionar com email, planilhas ou uma ferramenta genérica de fluxo de trabalho, mas a realidade é que eles não são adaptados às necessidades exclusivas das empresas de contabilidade. E isso provavelmente significa adicionar mais aplicativos à sua pilha de tecnologia existente.

Quando você experimenta ferramentas de colaboração genéricas, corre o risco de:

• Investir em ferramentas que possuem recursos que você não precisa
• Encontrar-se adicionando lixo desnecessário aos processos já existentes
• Acabar usando ferramentas que não possuem os recursos essenciais que você realmente precisa

É por isso que escolher uma ferramenta de colaboração do fluxo de trabalho projetada especificamente para empresas de contabilidade faz sentido. Obtenha tudo o que precisa e nada do que não é necessário.

Sem soluções “gambiarra”

A crise do COVID-19 mudou o que é “normal”, tanto no local de trabalho quanto em como você vive o seu dia-a-dia.

Não sabemos quanto tempo durará a situação atual, mas todas as indicações mostram que esse será o novo normal por algum tempo. Não introduza ferramentas ou práticas como um paliativo.

As empresas mais inteligentes tratarão esse período como uma oportunidade.

Use isso como uma força para fazer algumas mudanças necessárias. Adicione os sistemas certos que o beneficiarão a longo prazo. Introduzir hábitos de trabalho positivos. Mantenha sua equipe feliz. E permita que eles façam o melhor trabalho possível.

*Original em: https://karbonhq.com/resources/the-big-mistake-being-made-by-newly-remote-accounting-firms/