Com o aumento da digitalização, do uso de dispositivos móveis e de computadores para realização das tarefas, o e-commerce é um formato de negócio que vem crescendo bastante. Porém, não é tão simples fazer a gestão deste tipo de negócio.
Empresas sérias do ramo precisam de enorme organização e planejamento para oferecerem serviços cada vez mais completos. Para isso, dependem de vários acertos na administração. Por exemplo, na contabilidade.
Mas quais são os pontos mais importantes a serem abordados neste aspecto? Para quem é gestor de e-commerce, este conteúdo pretende ajudar a responder esta pergunta.
Apresentaremos alguns tópicos básicos que precisam ser levados em conta no momento de organizar a contabilidade de uma loja virtual, mas que muitos empreendedores não consideram.
Importância de ter um CNPJ cadastrado
Para começar da organização e abertura do e-commerce, é importante saber que ter um CNPJ pode trazer benefícios e melhor controle para o negócio. Não é uma obrigatoriedade por lei, as vendas até poderiam ser feitas a partir de um CPF. Mas fazer um cadastro como CNPJ traz boas vantagens.
Por exemplo, porque permite emissão de notas fiscais. Este tipo de documento facilita bastante a organização contábil do negócio e permite maior transparência para as vendas, o que ajuda bastante o trabalho do setor contábil em longo prazo, no momento de declarar renda etc.
Isso sem falar que, com um CNPJ cadastrado e ativo, a negociação por empréstimos em bancos é facilitada, com melhores condições de juros e outros pontos.
Para a organização contábil, ter as melhores condições de empréstimos e pagamentos é essencial. Logo, fica claro como o cadastramento de uma empresa fará diferença positiva para o trabalho deste setor, em comparação com vendas sendo feitas a partir do CPF de um dono, por exemplo.
Decisão sobre os regimes tributários
As decisões sobre qual regime tributário escolher para basear a gestão contábil também são fundamentais e precisam ser pensadas com muito cuidado. Vários detalhes pesam neste momento.
Primeiro, porque é preciso conhecer os meandros de cada sistema, o que exige um departamento contábil de qualidade. Não é qualquer gestor de e-commerce que terá esta capacidade, por não ser sua área de formação, necessariamente.
Pensando na realidade de boa parte dos e-commerces, que não são grandes corporações, dois modelos tendem a ser opções melhores: Simples Nacional e cadastro como MEI.
No caso do Simples Nacional, os cálculos para pagamento são feitos com base em rendimentos e atividade dos últimos 12 meses, completando o período de um ano.
Como o nome diz, o objetivo é simplificar a tributação, unificando os impostos federais, estaduais e municipais referentes ao negócio. Porém a coisa não é tão simples quanto parece. Há uma série de regras específicas por tipos de mercadorias, Estados e situações comerciais. Sem apoio de um especialista, você terá apenas uma certeza: vai pagar o que não deve e deixar de pagar o que deve. Neste último caso é ainda pior! Pode acreditar: o fisco irá cobrar a diferença com multa e juros.
No caso do MEI, o e-commerce precisa ter um faturamento máximo anual. Consulte um especialista para saber qual é o valor atualizado.
É um formato simples, que não exige tantas regras, sendo ideal para e-commerce no início da sua atividade.
Se, com o tempo, a empresa conseguir sucesso para se tornar um grande espaço de vendas online, há ainda dois formatos de grande porte: Lucro Presumido e Lucro Real. Neste caso, trata-se de formatos para lojas virtuais que faturem volumes relevantes.
O importante é entender que a contabilidade para e-commerce depende da escolha do sistema ideal para o tamanho do negócio. Se isso não acontece, o trabalho é dificultado e pode forçar erros na organização dos tributos e finanças.
Planejamento por períodos
Outro detalhe importante de ser conhecido nesta área é a capacidade de se organizar por períodos. Por exemplo, há o momento de organizar as finanças para a declaração de impostos. No caso dos e-commerces, não é diferente.
Por isso, saber definir os momentos de organizar os documentos é essencial. Isso deve ser feito ao longo do ano, mas não se pode perder os prazos de entregas obrigatórias.
Principalmente, é importante o planejamento para que não seja necessário correr com o prazo apertado. Isso pode levar a erros em declarações e dores de cabeça futuras.
Sendo assim, é fundamental identificar um escritório de contabilidade que possa ajudar nessa organização.
Negócio que pode ser acessado de qualquer lugar do mundo
Um aspecto importante que o setor de contabilidade precisa ficar atento é o fato de a loja virtual poder ser acessada de qualquer lugar do mundo. Isso muda algumas abordagens, é importante saber sobre isso.
A partir do momento em que as pessoas podem acessar, a empresa de e-commerce pode escolher ampliar seu negócio, aceitando vendas para países estrangeiros. É uma forma de aumentar lucros e expandir uma marca, algo essencial nos dias atuais.
Porém, alguns detalhes contábeis precisam ser conduzidos de forma correta para evitar erros que levem a problemas maiores.
Primeiro, porque cada país terá suas próprias regras e impostos sobre cada venda, diferenças em relação aos negócios feitos de forma online, entre outras eventuais particularidades.
Ou seja, a partir do momento que a empresa pensa em se tornar multinacional, pela facilidade de acesso que os e-commerces trazem, em comparação às lojas físicas, é preciso que o setor contábil entre em ação.
Os gestores desta área devem analisar regras, contatar especialistas de determinado país, se necessário, e criar um padrão de atuação para cada território. Isso vai evitar erros que possam manchar a imagem da empresa naquele local, além de evitar eventuais processos e multas.
Além do básico
Você dar um passo além. Empresas de contabilidade especializadas contam com profissionais que podem ajudar também nestes desafios:
- precificar corretamente os produtos em cada canal de vendas;
- otimizar as compras;
- otimizar o fluxo de caixa;
- otimizar os estoques;
- criar métricas importantes para o comércio eletrônico;
- ficar em conformidade com os aspectos tributários no faturamento para vendas nacionais;
- otimizar vendas identificando quais produtos vendem mais, com maior margem, em cada canal.
Estes são alguns pontos importantes relacionados à contabilidade para e-commerce. São muitos detalhes essenciais a serem pensados, todos importam para que a gestão deste tipo de negócio seja feita de maneira ideal.
Por isso é importante buscar um escritório contábil especializado que possa atender às suas necessidades e impulsionar o crescimento da sua empresa.
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