Por que otimizar processos no escritório contábil é essencial?

A contabilidade mudou com as novas tecnologias. Foi-se o tempo da calculadora e papel e chegou a hora dos computadores e ferramentas digitais. Leia o texto e descubra a importância de otimizar os processos contábeis.

Otimizar no escritório contábil é essencial tanto para os clientes, quanto para o próprio escritório. Uma de de qualidade garante que as necessidades dos clientes sejam atendidas, sem comprometer a qualidade do serviço ou a imagem do escritório no mercado.

A otimização dos não passa apenas pela implementação de novas tecnologias e da automação de tarefas. Envolve também a melhor organização do fluxo de trabalho, a atribuição de responsabilidades para a equipe e a redução dos erros.

internos, realizados com mais agilidade e menos erros, influenciam diretamente na satisfação do cliente. Sendo que, clientes satisfeitos continuam sua parceria com o e atuam como pontes para a prospecção de novos clientes.

Sinais de que precisa otimizar no escritório contábil

Uma situação comum em escritórios que precisam otimizar seus é a insatisfação do cliente. Isso porque, as atividades demoram mais para serem realizadas graças ao retrabalho.

Também não é incomum a perda de prazos para a apresentação de dados e documentação à Receita. Situação que pode gerar multas para os clientes.

Alguns dos sinais que indicam ser preciso otimizar no escritório contábil são:

— Informações não integradas: integração significa que as informações estão reunidas em um único sistema. Dessa forma, todos os dados necessários para as atividades do escritório estão organizados em uma única plataforma acessada por todos.

Isso facilita a comunicação entre os funcionários, diminui a quantidade de retrabalho e agiliza a conclusão das atividades. Além disso, a automação dos sistemas de integração diminui as possibilidades de ocorrerem falhas durante o processo.

— Falta de padronização: sem uma de processos, as características das atividades ficam a critério do colaborador responsável por executá-la. Isso não quer dizer que ela esteja errada, mas que a forma de apresentar o resultado para o cliente diferirá toda vez.

Nesse caso, o cliente pode ter dificuldade de entender o porquê dos relatórios serem diferentes ou de interpretar suas informações. Assim, o escritório precisará dedicar mais tempo para consultorias a fim de explicar cada documento.

— Perda de prazos: um fluxo de trabalho desorganizado leva ao atraso na conclusão das atividades e, consequentemente, da entrega final. No caso dos escritórios de essa situação gera grandes prejuízos.

O escritório precisa aumentar o gasto com horas extras de funcionários para conseguir entregar as atividades no prazo. Já os clientes, estão sujeitos a aplicação de multas quando as obrigações contábeis são atrasadas.

— Falta de engajamento com o cliente: o gestor do escritório contábil foca sua atenção apenas para as atividades internas e acaba esquecendo do seu cliente.

Os clientes são importantes fontes de feedbacks, sejam eles positivos ou negativos. Se eles não receberem a atenção que precisam, vão interromper a parceria. Isso acaba causando outra característica comuns em escritórios sem de processos, a grande rotatividade de clientes.

Otimizar no escritório contábil é a solução para esses problemas. Adotar medidas para organizar e melhorar a dos é essencial para que os escritórios se ajustem à nova realidade do mercado e consigam atender as necessidades dos clientes.

Eliminar os gargalos

Para otimizar no escritório contábil, a primeira coisa a fazer é identificar e eliminar os gargalos do fluxo de atividades. Os gargalos são as dificuldades do dia a dia que acabam interferindo na produtividade da equipe.

Nesse caso, pode ser a falta de capacitação de um profissional, a maneira como determinada tarefa é realizada ou a falta de sistemas que ajudem nas atividades cotidianas. O importante é identificar esses gargalos e resolvê-los.

Uma boa conversa com a equipe do escritório ajudará a reconhecer os problemas de produtividade e a encontrar as melhores soluções para a empresa.

Investir em um sistema de gestão

Os sistemas de gestão são excelentes ferramentas para otimizar no escritório contábil. Isso porque, ele economiza tempo e diminui a quantidade de erros.

Além disso, sua utilização traz mais segurança e agilidade para as atividades que precisam ser realizadas. Já que melhora o monitoramento das atividades, permite o acompanhamento dos indicadores de desempenho, melhora a comunicação e cria relatórios gerenciais mais completos para auxiliar na tomada de decisão.

Adoção de novas ferramentas

O mercado está repleto de ferramentas digitais para tornar o trabalho em equipe mais eficaz. Por exemplo, programas 100% online que permitem a colaboração, em tempo real, de várias pessoas na elaboração de um único documento.

Isso facilita a integração da equipe e a comunicação entre os profissionais. Além disso, melhora a troca de dados e o envio de documentos, reduzindo o tempo gasto com possíveis deslocamentos e reuniões desnecessárias.

Outra ferramenta útil são os programas de gestão de tarefas. Seu objetivo é otimizar e organizar o fluxo de trabalho e os prazos para as entregas dos profissionais.

Esses programas otimizam o trabalho em equipe e simplificam o processo colaborativo entre os profissionais do escritório. Isso, aumenta a produtividade da equipe e melhora a qualidade dos serviços entregues ao cliente.

Adoção de metodologias produtivas

As metodologias produtivas são um conjunto de técnicas e atividades utilizadas pelas indústrias para aumentar a produtividade e diminuir os gastos. Apesar de terem sido pensadas para o “chão de fábrica”, elas podem ser adaptadas para qualquer tipo de negócio, inclusive um escritório de contabilidade.

A ideia é unir os conceitos de organização e das metodologias produtivas com as novas tecnologias para otimizar no escritório contábil.

Na verdade, muitas das ferramentas de gestão utilizadas hoje se baseiam nessas metodologias. Por exemplo, a metodologia Kanban consiste em um quadro de sinalização para controlar o fluxo de atividades. Algumas ferramentas de gestão de tarefas utilizam uma série de quadros coloridos para indicar o que precisa ser feito e por quem.

Outra metodologia que pode ser aplicada é a Kaizen, cujo objetivo é melhorar continuamente os processos. Ela conta com a participação intensa dos funcionários e a realização de pequenas mudanças diárias para simplificar as atividades e aumentar a produtividade.

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