A cobrança de honorários contábeis é fundamental para o funcionamento pleno do seu escritório de contabilidade, afinal, mantém o seu fluxo de caixa ativo e aumenta a sua produtividade. Por isso, é importante saber como realizar essa cobrança sem abalar o relacionamento com o cliente.
Você leu corretamente: a redução de inadimplência aumenta a produtividade da empresa! Uma das formas de medir a produtividade é dividir a receita gerada por um negócio sobre os custos de produção.
Quando você trabalha para um cliente que não paga, o custo foi realizado, porém a receita não. Na prática, sua empresa ficou menos produtiva.
Normalmente as condições, como valor, data e forma para pagamento, estão explicadas no próprio contrato de prestação de serviços. Sendo assim, com base nesse padrão é que sua equipe vai lidar com o cliente caso ele tenha algum pagamento em atraso.
E como fazer a cobrança é desafiador, resolvemos trazer várias dicas para que você e sua equipe saibam lidar melhor com essa ação que pode ser um tanto quanto desconfortável, mas totalmente necessária. Veja!
Entenda e conheça quem é o responsável por pagar a dívida
Dentro da sua política de cobrança, é preciso saber primeiro a quem a dívida é direcionada. Então, antes mesmo de fechar contrato saiba o perfil desse cliente, busque por meio de seus dados do CNPJ o histórico da empresa em relação a débitos.
Empresas especializadas nesse tipo de pesquisa podem te ajudar nisso e fazer com que você evite clientes problemáticos. Ou ainda, faça ter mais atenção com o referido cliente, sabendo quais são aqueles com maior tendência a atrasar os pagamentos dos honorários.
O histórico da empresa em relação aos seus pagamentos de fornecedores e prestadores de serviços, a postura dos gestores sobre isso, tudo conta para compreender a empresa. Veja se quer arriscar ou não no fechamento do contrato, ficando mais atento nesse relacionamento.
As empresas de contabilidade podem criar serviços “de entrada” para aprender mais sobre o perfil do cliente, antes mesmo de fechar o contrato principal. Ou seja, faça diagnósticos, consultorias, serviços eventuais para conhecer bem o cliente. Isso permite que ambos tenham um conhecimento recíproco, melhorando a relação de parceira no longo prazo.
Forneça todas as informações sobre os recebimentos no contrato
O contrato é peça fundamental para dar os primeiros passos nesse relacionamento com o cliente, afinal, o documento prova tudo o que foi combinado entre as partes para a prestação do serviço. Por causa disso, é preciso que as informações detalhadas sobre o pagamento dos honorários estejam presentes lá.
A forma de pagamento , o valor, a data para pagamento e o responsável por isso devem ser dados constantes no contrato. São fatores que colaboram para um trabalho mais assertivo da sua equipe de cobrança, que pode trabalhar usando dados concretos sobre a prestação de serviços.
Ademais se torna uma garantia de que o seu cliente não vai questionar as ações do seu time, já que tudo foi acordado antes e formalizado no documento. Isso acontece em caso de cobrança de boletos em atraso, por exemplo, constando valores de multa e juros, o que pode ser alvo de questionamento por parte dos clientes, sobretudo os que atrasam pela primeira vez.
Aproveite a tecnologia usando softwares de gestão de cobranças
Evite a prática de ações manuais na realização da cobrança por parte da sua equipe, além de levar mais tempo do que o necessário, abre margem para erros humanos. Imagine o recebimento de uma cobrança indevida de um cliente por causa de um boleto não compensado.
Certamente é um erro que abala o relacionamento com o cliente e que pode ser facilmente evitado com a ajuda de softwares de gestão. A tecnologia oferece esse suporte para sua equipe de cobranças, trazendo mais segurança e mais agilidade.
Diferente de planilhas, por exemplo, os sistemas precisam apenas de alimentação de informações para realizarem as tarefas sozinhos, como a formação de relatórios. Fatores que fazem toda a diferença no dia a dia em que o colaborador precisa checar a lista de inadimplentes para realizar as cobranças.
Além disso, sistemas que controlam bem a gestão financeira de uma empresa permitem a implantação de uma régua de cobrança automatizada.
Mantenha sua equipe aberta a negociações com os clientes
Precisamos citar mais uma vez a importância do relacionamento com o cliente no momento da cobrança, por isso é necessário ter a mente aberta para negociações. As empresas possuem suas burocracias internas, pode ser que o responsável pelos pagamentos não tenha se comunicado com o responsável constante no contrato, por exemplo.
Assim, há situações esporádicas que pedem uma flexibilidade por parte da sua empresa. É o caso, por exemplo, de retirar multa e juros na emissão de um boleto antes vencido, visto que o cliente nunca tinha atrasado e acabou se esquecendo uma vez de pagar.
É uma situação específica, de um perfil de cliente que não é um mau pagador. Portanto, é interessante conhecer sua clientela, se comunicar com todos a fim de entender em quais situações ser flexível é a melhor alternativa, evitando constrangimentos e dedicando tempo em cobrar de fato os devedores.
Cuidado com cobranças realizadas
Concentrando informações sobre o assunto em um único tópico, vamos finalizar falando sobre cuidado na hora de realizar a cobrança. Como citamos antes, a cobrança de juros e multa é algo presente no contrato, sendo assim, seu colaborador tem liberdade para inserir nos boletos vencidos dos clientes.
Ainda assim, a abordagem na hora de inserir essa cobrança deve ser cautelosa, porque mesmo cientes, seus clientes podem interpretar de forma constrangedora. Com isso, o que é algo rotineiro pode até se tornar um processo judicial com alegação de agressão e constrangimento.
Daí a necessidade de insistir em ter profissionais treinados para ocupar cargos ligados à cobrança de clientes, porque impacta em toda a dinâmica do relacionamento. Pensando nesse fator, cuidado com cobranças abusivas, postura agressiva dos colaboradores, além de estar aberto a negociações, tudo isso ajuda na hora da cobrança.
A cobrança de honorários contábeis é um assunto delicado, porque vimos como influencia diretamente da relação do seu escritório contábil com a carteira de clientes. Então, quanto mais informações sobre o assunto tiver, mais ajustada a postura será e conseguirá evitar problemas no futuro.
Bem como uma lista vasta de inadimplentes ou mesmo passar por processos judiciais envolvendo esse assunto. Apoie-se, portanto, na realização de um contrato com todas as informações sobre o assunto, de maneira clara e acordada entre as duas partes.
Trabalhe a partir dessas informações, contando com ferramentas tecnológicas e sua equipe de acordo com as necessidades em torno da prática de cobrança. Daí a sua empresa consegue dar conta de cobrar seus clientes sem ter problemas, resolvendo de fato a inadimplência e contribuindo para cada vez menos devedores.
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