Uma pequena grande conversa sobre gestão de escritório de contabilidade

Programa Transformação Contábil!

 

Entenda o que pode revelar o panorama dos 20% maiores e os 80% menores escritórios sobre o futuro da de escritório de contabilidade!

Programa Transformação Contábil! No artigo de hoje, vamos entender como você pode otimizar a de escritório de contabilidade, sabendo analisar a sua margem de operação, Lifetime e a sua produtividade!

Para isso, uni forças com um admirado amigo, Vicente Sevilha, para te ajudar a potencializar seus resultados. Esta conversa foi transmitida no Canal da Fortes Tecnologia.

O estudo sobre a de escritório de contabilidade

A algum tempo atrás, em 2017 realizei uma pesquisa e os números que mostram o desempenho dos escritórios de contabilidade do Brasil…

Só para você ter uma ideia, na média, os escritórios de contabilidade têm um ticket médio de R$ 986. Sendo que a a margem operacional (a margem por cliente/mês) – em números relativos – é 34%, o que significa um custo de 66%.

O que, segundo as palavras do próprio Sevilha, significa:

“Margem pequena e custo alto.”

Outro ponto que foi avaliado, foi o Lifetime – ou seja, o tempo de vida do cliente – que, calculado, deu 18 anos…

O que eu creio que não tenha sido tão bem compreendido pela amostra, uma vez que grande parte dos contadores não considera inadimplência como cancelamento – contudo, o que eu avalio é: quando o cliente deixa de pagar por mais de 30 dias, significa que ele cancelou.

Eu sei que você gosta de fazer trabalho voluntário – eu também gosto…

Mas acontece que, quando o cliente simplesmente deixa de pagar e você segue trabalhando por ele, ele já cancelou o contrato, só você não descobriu ainda…

Nesse sentido, por tanta gente não considerar esses números, é que o Lifetime ficou tão grande.

E deu um LTV (Lifetime value) médio, por cliente,  de R$ 74 mil. O que significa que cada escritório, em média, tem um LTV total de R$ 5,9 milhões, ou seja, um escritório que fatura por ano, em média, R$ 900 mil, em tese, tem um LTV de quase R$ 6 milhões.

Vicente Sevilha

Vamos arredondar: um milhão por ano de faturamento, dá R$ 6 milhões de LTV.

Roberto Dias Duarte

Dá, por conta da baixa taxa de cancelamento e não por causa da margem, contudo, é neste momento que consideramos a ciência da estatística: 

Estatística é o seguinte:

Se você coloca o seu pé no freezer e a sua cabeça na geladeira… 

Na média: você está na temperatura ambiente; 

Na prática: você morreu.

Então, eu fiz uma separação, eu peguei os 20% maiores escritórios e os 80% menores, e, a partir dessa separação, os número estão completamente diferentes.

A gestão de escritório de contabilidade dos 80% menores

Os 80% menores escritórios de contabilidade do Brasil: 

  • Faturam por ano R$ 360 mil; 
  • Têm um ticket médio de R$ 580; 
  • Têm uma margem operacional – que é mesma dos maiores – de 34%. 

Portanto, como forma de otimizar esses números – e, consequentemente, a gestão de escritório de contabilidade – os escritórios, se você pegar como uma regra geral, têm quatro estratégias, que são: 

  1. Aumentar o ticket; 
  2. Aumentar a margem operacional; 
  3. Reduzir o cancelamento; ou 
  4. Aumentar a quantidade de clientes. 

Contudo, dificilmente eu recomendo o aumento de clientes!

Na verdade, tem que olhar cada caso…

Por exemplo, para você aumentar a quantidade de clientes com um ticket médio de R$ 580, temos que considerar um negócio que se chama CAC (Custo de Aquisição por Cliente).

Sendo assim, você não consegue adquirir um cliente novo com menos de “3X”! 

“O que é ‘3X’ ?” 

“3X” são três vezes o valor da mensalidade do cliente! 

Contudo, para esse argumento, pensando no CAC, você pode até me responder:

“Ah! Mas eu consigo ter indicação, o que reduz o meu CAC!” 

Porém, indicação é esporádica, sendo assim, se você fizer um processo contínuo de captação de novos clientes, você terá que investir, ou seja, terá que “colocar a mão” ou desempenhar algum tipo de ação e isso exige investimento, o que representa dinheiro inicial.

Dessa forma, o custo de aquisição por clientes é muito difícil de ser 3 vezes menor do que o ticket médio.

Ilustrando em números

Se você pegar um escritório que tem 52 clientes e quer dobrar de tamanho, ele terá, simplesmente, que investir R$ 1752 por cliente, vezes 50:

3X = R$ 1752 * 50

Ou seja, ele tem que investir três meses de faturamento – são quase R$ 100 mil. 

Sendo assim, para o escritório que fatura R$ 300, isso significa 1/3 do faturamento dele – ele não vai ter esse dinheiro guardado. 

Então dificilmente eu recomendo para o escritório de contabilidade, nessas configurações, crescer da base – até porque ele vai crescer ineficiente. 

Desse modo, primeiro, seu papel é fazer caixa, como forma de otimizar a gestão de escritório de contabilidade. 

Como fazer caixa para otimizar a gestão de escritório de contabilidade

Para fazer caixa, você reduz o cancelamento e, em tese, estará solucionado o problema.

Dessa forma, você começa a vender para o cliente que já está dentro da casa, porque essa é a maneira mais eficiente de fazer caixa – reduzindo os seus custos.

Não desperdice o seu dinheiro com ações que não são efetivas no momento.

Sendo assim, Isso é : 

Definir o que você vai fazer, para depois fazer. 

E por que eu destaco isso? 

Porque tem gente torrando dinheiro – ainda mais os escritórios de contabilidade nesse perfil pequeno – com ações de para aumentar a base, ao invés de aumentar a eficiência!

Então, como aumentar a eficiência do escritório de contabilidade?

Vicente Sevilha

Muita gente imagina que para aumentar a eficiência, somente a basta, mas eu acredito que a é apenas um dos pilares, sendo que hoje em dia nós temos outros dois: 

  • Investimento em Pessoas: Primeiro, é necessário que você tenha um bom investimento em pessoas, ou seja, uma equipe bem preparada, coesa, que conheça os propósitos da sua contabilidade e que esteja motivada. 
  • Análise dos Processo Internos: O segundo pilar é você dedicar energia para analisar os seus internos.

Dessa forma, você será capaz de entender a maneira como faz as coisas, antes mesmo de olhar para a . Assim, é possível identificar quais são os mais importantes e separá-los dos demais.

Portanto, dentro dessa construção de análise dos , é possível identificar quais são mais indicados para certos tipos de clientes e que são mais indicados para outros tipos de clientes.

Um dos maiores erros na gestão de escritório de contabilidade

Em geral, o que é muito comum entre os escritório contábeis, é o gestor pegar o cliente mais complicado e mais exigente que ele tenha e criar um processo para atender esse cliente, em específico.

O que não há nada de mal, até então! 

Contudo, este mesmo gestor pega uma nova empresa, do Simples Nacional, e para essa empresa, acaba aplicando o mesmo processo.

Analisando assim, por cima, temos uma imagem que até faz sentido, afinal, se está bom para o cliente que é mais complexo, imagine então para o cliente mais simples…

“Vai funcionar muito bem e é super seguro!” 

Bom, esse raciocínio pode até fazer sentido, mas, pelo ponto de vista de eficiência de custos de processo, não faz sentido nenhum! 

Para ser sincero, não faz muito sentido até mesmo para o próprio cliente, até porque, têm coisas que servirão para um cliente, mas você não precisará fazer para o outro.

Sendo assim, é preciso ver os processos antes mesmo de olhar para . 

O fundamental é desenhar um funil de processos simples o suficiente, e se for preciso desmembrar o processo da empresa do Simples de um jeito e o processo para a empresa de Lucro Real, Internacional, que tem um processo de alíquota de Substituição Tributária, IPI, PIS/Cofins, monofásico, de outro.

De forma que você não aplique o mesmo processo para ambas. 

Dessa maneira, você: 

  • Melhora, capacita e investe na equipe; 
  • Melhora, capacita e investe  nos processos; e, então, 
  • Pode buscar por investir na tecnologia, para que aprimore mais ainda esse conjunto.

Assim, com os processos adequados e tecnologia correta, você não reduz apenas o custo operacional, como reduz também o tempo de execução de tarefas e otimiza a gestão do escritório de contabilidade.

Processo de segmentação de mercado

Roberto Dias Duarte

Você sabe como se chama tudo isso que o Vicente Sevilha falou?

Processo de segmentação do mercado! 

Ou seja, é onde você alinha a sua máquina de captação, produção e a entrega para um determinado público.

Afinal, não adianta você usar espingarda de chumbo para matar um elefante e nem usar uma AR-15 para matar um coelho. 

Portanto, você alinha a sua empresa para um determinado !

E a para ter com a gestão de escritório de contabilidade, nesse quesito, é falar mais “não” do que “sim”. 

Então, caso cheguem 10 clientes em seu escritório, você fala “não” para 9. 

“Mas por quê?”

Porque se não você cria complexidade em sua linha de produção e não consegue ter eficiência no processo de captação, produção e entrega.

Desse modo, descarte a possibilidade de expansão da base neste caso. A simplesmente não serve para essa base.

Agora, analisando a estratégia de fidelização de clientes, também se consideramos aqui que os 80% menores escritórios têm um cancelamento só de 6% ao ano -ou seja, a cada 50 clientes ele perde 3 ao ano – o esforço de fidelização é muito grande perto ao número de perda.

Sendo assim, restam duas variáveis a serem trabalhadas para otimizar a gestão de escritório de contabilidade pequeno: 

  • Trabalhar a margem operacional, que é justamente isso que falamos – criar eficiência no processo -, e 
  • Aumentar o ticket médio – fazer novas .

Como aumentar o ticket médio do

Falando de um meme meu, você não pode simplesmente aumentar o ticket chegando no seu cliente e dizendo: 

“Eu podia estar matando, eu podia estar roubando, mas eu só estou aqui, pedindo para aumentar o contrato porque o meu custo aumentou.”

O seu cliente simplesmente dirá:

“Cada um com seus problemas! Se o seu custo aumentou o problema é seu!”

Diga Vicente, como podemos aumentar a eficiência?

Vicente Sevilha

Existe uma decisão que é interessante falar, já que estamos abordando o tema “Gestão de escritório de contabilidade”…

Portanto, recapitulando, você está me falando que a margem operacional dos escritórios de contabilidade de pequeno porte que você realizou o estudo é de 34%.

Então vamos imaginar que, usando as dicas que eu dei agora a pouco, a empresa investiu em: 

  • Qualificar mais as pessoas que têm;
  • Canalizar e melhorar seus processos, seja simplificando-os ou diferenciando-os por segmentação; e
  • Tecnologia. 

Tendo como resultado desses três investimentos um aumento da margem que era de 34% para 54%!

Sendo assim, com essa otimização da gestão de escritório de contabilidade, a empresa teve um aumento de 20%, ou seja, um aumento da margem operacional.

A pergunta seguinte é: 

O que fazer com esta margem operacional?

Portanto, quando a margem aumenta, eu tenho algumas opções, por exemplo: 

  1. Primeiro, os sócios podem levar mais dinheiro para casa – que, no caso, não é a opção mais indicada;
  2. A segunda opção é: a margem que aumentou, eu, de alguma maneira, invisto em desenvolver outras soluções na minha empresa e re-invisto em meu negócio; e 
  3. A terceira maneira, eu dou esse aumento de margem para o cliente na forma de redução de preço.

As caixinhas do investimento

Roberto Dias Duarte

Portanto, já que entramos nesse assunto, é importante falar das caixinhas de investimento, como forma de otimizar a gestão de escritório de contabilidade.

Dessa forma, nós temos três caixinhas na mesa:

  • A caixinha das dificuldades, os imprevistos;
  • A caixinha dos investimentos, o desenvolvimento do negócio; e
  • A caixinha dos sonhos, a aposentadoria.

Portanto, na questão da aposentadoria, o empresário tem a aposentadoria, a empresa tem investimentos. 

Então, o que sobra é parte que você tem de guardar para investir, porque se não você nunca vai conseguir se desenvolver.

Por exemplo: na gestão da eficiência, você nunca vai conseguir partir para segunda etapa –  você não vai ter grana para colocar na segunda etapa – se você não for capaz de guardar investimentos na sua caixinha.

Outro ponto, você tem que ter uma caixinha para o COVID-19…

Contudo, você pode me questionar:

“COVID? Como que eu iria prever o COVID?”

E então eu respondo…

Gente que mundo vocês estão vivendo? 

  • Crise da Zélia Cardoso de Melo, que rapou o dinheiro da poupança;
  • Duas crises do Sarney – para quem não foi fiscal do Sarney não lembra, faltou tudo;
  • Apagão de 2001 no FHC; 
  • Crise do subprime;
  • Crise de 2014 porque o Governo gastou muito mais do que arrecadava e acabou que não tinha de onde tirar dinheiro, a taxa de juros foi para cima e o país explodiu; e agora pandemia.

Sendo assim, a cada 5 anos tem uma crise.

Vicente Sevilha

Os economistas dizem que de 7 em 7 anos existe um ciclo.

Roberto Dias Duarte

Só que esse ciclo está encurtando…

Eu faço minha caixinha, aqui, a cada 2 anos, porque caso não vier uma crise, eu tiro da caixinha da crise e coloco na caixinha do investimento.

  • Eu planejo, sobrou? Eu coloco o dinheiro na caixinha da crise;
  • Eu coloco dinheiro na caixinha da crise, sobrou? Eu coloco na caixinha do investimento;
  • Eu coloco na caixinha do investimento, sobrou? Eu coloco na caixinha do sonho – que no caso da pessoa jurídica é distribuir para os sócios.

Então, o que sobra você não distribui diretamente aos sócios!

Definindo o pró-labore para escritório de contabilidade

Contudo, outro erro que muitas pessoas cometem – não você, porque está acompanhando este artigo de como otimizar a gestão de escritório de contabilidade – é colocar o pró-labore dos sócios como se fosse o CEO da Apple, mas ele executando a função de coordenação fiscal! 

Isso é um erro grave que drena a empresa de contabilidade.

Vou dar um exemplo real: 

O sócio tem o pró-labore de R$ 130 mil, mas ele está na função de coordenador fiscal… 

É isso que o mercado paga para o coordenador fiscal?

Vicente Sevilha

Onde ele vai arrumar um emprego de coordenador fiscal por esse salário?

 Aliás, isso é uma coisa que eu sempre digo para todos os empresários – não somente para os empresários de contabilidade. 

Olha, na hora que você for definir o seu pró-labore, olhe primeiro para o mercado e veja quanto custa contratar um funcionário para fazer o que você vai fazer, com a mesma capacidade que você faz… 

O limite do seu pró-labore deve ser o que você encontrar!

Roberto Dias Duarte

Exatamente, é você se contratando!

E você ainda tem sorte que a entrevista de emprego vai ser mais fácil, afinal, você já sabe o que vão te perguntar!

Estratégia de Aumento de Eficiência Operacional e Estratégia de Aumento de Ticket como forma de otimizar a gestão de escritório de contabilidade

Lembrando que estratégia de aumento de ticket não é falar para o cliente que podia estar matando, que podia estar roubando, que podia estar usando tóxico, mas só está aqui pedindo para aumentar o seu honorário, porque o COVID-19 comeu a sua renda!

Não é assim!

Você tem que criar novos produtos para oferecer para seu cliente… 

Então, agora vem outro questionamento: 

Você tem que ser um gênio da lâmpada, sentar na cadeira e meditar durante três horas para descobrir uma ideia genial para vender para o seu cliente,e é assim de fato?

O professor Gilberto ensinou para gente como é que faz..

Vicente Sevilha

Se o Gilberto ouvir o Roberto falando assim, ele vai bater nele e em mim!

Para quem não conhece, o professor Gilberto Cunha – um grande abraço para ele – é um homem que conhece muito sobre o mercado – até ensina no nosso – e tem toda uma técnica para criação de produto…

Portanto, de acordo com ele, a criação do produto tem que levar em conta as necessidades do cliente! 

Sendo assim, pode acontecer de alguém pensar que é fácil: é só ligar para o cliente e perguntar o que ele precisa – o que já seria bom demais, porque normalmente quando a gente cria produto nos fechamos em uma sala, temos uma ideia que achamos brilhante e só então tentamos convencer o cliente daquela ideia brilhante, geralmente, assim que eu vejo o procedimento geral de criação de produto.

Então, o Gilberto realmente diz que você tem que falar com cliente… 

Nesse ponto você pode até pensar: 

“Tá bom, ok, vou aceitar a dica e vou ligar para o cliente e perguntar o que ele precisa!”

Contudo, o próprio Gilberto questiona… 

Imagine que Henry ford tivesse perguntado para os meus clientes o que eles queriam quando ele criou a Ford… eles teriam dito que queriam cavalos mais rápidos, não que eles queriam carros!

Roberto Dias Duarte

Neste contexto, eu fico imaginando McDonald’s quando veio para o Brasil na década de 80 perguntando assim: 

“O que vocês querem comer?”

Todo mundo falaria assim: arroz, feijão, bife, batata frita, alface, e tomate. Ninguém falaria: dois hambúrgueres, alface, queijo, molho especial, cebola e picles em pão com gergelim!

Vicente Sevilha

Mas agora quem está lendo este artigo deve estar confuso, Roberto, afinal: 

“Eu pergunto ou não pergunto para o meu cliente?”

E a resposta é:

Você pergunta, mas não é para perguntar: “o que você quer cliente?” 

Você deve conversar como ele ou ela e entender a realidade dele ou dela! 

Portanto, uma coisa que eu chamo de sabedoria superior é você se colocar no lugar do cliente e entender:

  • O dia a dia dele; 
  • As dores dele; 
  • As dificuldades que ele passa.

E encontra neste conjunto uma oportunidade de você oferecer ajuda dentro das suas capacidades e das suas ações.

Então, vou dar um exemplo de como uma contadora entendeu o seu cliente e criou um novo produto, otimizando assim a gestão de escritório de contabilidade:

Outro dia eu estava conversando com uma contadora em Tocantins e ela estava me dizendo que não foi uma escolha dela, mas acabou acontecendo que um dia ela teve uma clínica médica como cliente.

Essa clínica médica trouxe para ela mais uma clínica médica como cliente – e daqui a pouco ela tinha um monte de clínicas médicas clientes. 

Os serviços padrões que ela fazia para essas clínicas médicas eram apurações de tributos, folha de pagamentos e contabilidade…

Era isso que ela fazia como padrão e assim que ela vivia a vida dela naquele meio.

Acontece que ela começou a perceber, conversando com uma clínica médica e com a outra após outra, que a maioria das clínicas atende por convênio… 

E o convênio, para pagar as consultas, exige que a clínica mande um relatório dos pacientes que atendeu, o que exige uma série de informações. 

A clínica submete este relatório ao convênio para que sejam pagas as consultas que essa clínica atendeu. 

Porém, à medida que isso vai acontecendo, a maioria das clínicas caem no que eles chamam de glosa, ou seja, ela recebia só 80% das consultas, os outros 20% eram recusados pelo convênio, devido a algum erro de preenchimento do formulário, porque tinha alguma informação incorreta…

Percebendo isso o que ela fez? 

Ela ofereceu às clínicas um serviço segmentado:

“Você não quer que a minha equipe e eu façamos a prestação dos seus serviços para o convênio e a conciliação para saber se você está recebendo tudo direitinho ou não, além da cobrança e o trato com o convênio?”

E a maioria das clínicas aceitou!

Então, ela foi capaz de entender uma necessidade das clínicas e foi a capaz de, a partir disso, criar uma solução que ela vendeu como um serviço novo – que ela tratou de criar este negócio para ajudar seus clientes!

Roberto Dias Duarte

A primeira parte é viver a vida do cliente. 

Você que é do mercado de contabilidade, participa de eventos no , certo?

Então, eu te pergunto: 

“Você participa de eventos e conversas da área do seu cliente?”

Pois é… 

Se você não está próximo dele, muito pouco provável você conseguirá criar novos bons produtos!

Vicente Sevilha

Até porque se você não está próximo dele, não irá enxergar o que ele precisa e não conseguirá fazer um bom produto… 

Você tem que ver o que ele precisa!

Roberto Dias Duarte

Esse é o principal quesito, mas tem outro aspecto que é o seguinte: 

Normalmente, os contratos e a venda dos serviços contábeis é igual quando você vai em um resort all inclusive…

Ou seja, lá tem de tudo! 

O cliente come camarão com Whisky 12 anos e paga R$ 1600! 

Portanto, o ponto, aqui, é: se você não tiver um pacote com clareza do que o cliente está comprando… Um pacote P, M e G – igual à pipoca de cinema – você não vai conseguir fazer um upgrade de pacotes – não vai conseguir fazer uma venda de novos pacotes para os clientes. 

Então outro ponto importante é esse empacotamento dos serviços. 

E empacotamento não tem mistério, não tem magia por trás! É só dizer o que está incluído e o que não está incluído e ponto! 

Exemplo: 

  • Pacotes básicos: via chat, com processamento de tantos funcionários, com o processamento de tantos documentos; 
  • Pacote médio: isso tudo, mais uma reunião mensal de avaliação de resultados;
  • Pacote “Big Ultra Mega Power”: está incluído tudo isso, mais implantação de sala de guerra, por exemplo, ou acompanhamento estratégico. 

Ou seja, dê clareza para que o cliente entenda em qual pacote está incluído e você possa fazer mais, de acordo com seu ticket médio.

Lifetime Total

Voltando à nossa pesquisa, o Lifetime Total dos 80% menores deu R$ 2 milhões.

Vicente Sevilha

Então um escritório que fatura R$ 360 mil por ano, mantidas estas proporções, tem um lifetime value de R$ 2 milhões.

Roberto Dias Duarte

Então você deve estar se perguntando: 

“Por que que ele não é vendido por este preço?”

E a resposta é a seguinte:

Existe uma lei que muita gente tenta revogar no mundo, que é a lei de oferta e procura, a oferta e demanda ou então a famosa lei da escassez… 

Imagine que você tem um automóvel e esse automóvel vale R$ 50 mil… 

Por que agora você não consegue vender um automóvel por esse valor e só consegue vender por um valor mais baixo? 

Porque, agora, ninguém está querendo comprar! Está todo mundo querendo fazer imobilização de dinheiro.

Portanto, por conta da falta de dinheiro, têm menos pessoas comprando e, consequentemente, o seu ativo vale menos. 

Agora, imagine que você vai pegar esse automóvel que vale R$ 50 mil e vai anunciar lá na OLX, dizendo assim: 

“Só vendo para outro !”

Nesse caso será ainda pior porque você diminuiu o tamanho do público que poderia comprar!

Contudo, é claro que esta é uma explicação empírica, uma vez que eu não tenho embasamento científico para comprovar – estou trabalhando isso no mestrado da FCU – mas que justifica o fato de que uma loja de chocolates vale mais do que um escritório de contabilidade… 

Porque a de chocolate você vende para qualquer um, o escritório de contabilidade você só pode vender para outro . 

Mas então começa a dar nó na cabeça das pessoas, e elas pode até se perguntar:

“Mas isso não era bom?”

E na mesma medida que era, já não é mais…

Isso por uma razão muito simples:

Antigamente, no tempo do seu avô, o filho seria aquilo que o pai fazia. Desse modo, você tinha uma proteção contra entradas novas no mercado. 

Hoje, não necessariamente seu filho vai querer ser de contabilidade, mas, antes, no tempo da sua avó, pelo menos, um filho seguia a carreira do pai – algo que não é mais comum. 

“Ah, mas no mundo inteiro é assim!”

Não, mundo inteiro não é assim! Na verdade, hoje, quem é dono de um hospital não precisa ser médico, quem é dono de uma construtora, não precisa ser engenheiro, porque a exigência é que o diretor técnico seja o médico e que setor técnico seja o engenheiro, que vai cuidar da operação.

Aliás, em Portugal já é assim! 

A ordem dos contabilistas de Portugal deram um passo adiante com relação ao Brasil e você pode constituir uma empresa de serviços contábeis – até essa empresa pode ser uma sociedade anônima – desde que o diretor técnico sejam um contabilista certificado – o que seria equivalente, aqui no Brasil, a ter um registro no CRC. 

Isso aumenta o valor de mercado de um escritório! 

A mesma coisa é o carro: eu não preciso necessariamente usá-lo, mas vou ter que dar uma manutenção para um dia conseguir vendê-lo. 

Portanto, é inevitável que um dia você vá precisar de investidores, justamente para promover uma ação dessas, e então, se você precisar de investimento que seja de outro profissional – fora da área da contabilidade, fica muito difícil. 

Desse modo, ainda falta governança e acaba que os sócios sangram a empresa, como quando tira o dinheiro da empresa e investe em outras coisas para sua própria aposentadoria, como comprar imóveis, fazenda, automóveis ou até mesmo telefones – como antigamente, porque não acredita no negócio que tem.

Vicente Sevilha

É muito interessante isso não é mesmo? 

Em vez de do sujeito investir no próprio negócio, investe em outros negócios paralelos.

Roberto Dias Duarte

É a dura realidade! 

Enfim, essa é a realidade dos pequenos escritórios de contabilidade do Brasil… 

Eu não estou dizendo que é melhor ou pior, o que eu estou dizendo é que há um ajuste estrutural a ser feito… 

Há um ajuste no marco regulatório que, na minha percepção, enquanto estudioso do mercado global – eu posiciono assim: eu não sou um profissional da contabilidade, eu estudo sobre o mercado da contabilidade, e por isso mesmo tenho bastante isenção para falar no mercado de prestador de serviços contábeis no Brasil e no mundo.

Então isso não diminui a capacidade empreendedora, só que nós precisamos melhorar alguns pontos. 

E para melhor o primeiro ponto é reconhecer que não somos bons em tudo! 

É necessário um ponto de humildade para reconhecer que nós precisamos melhorar algumas coisas. 

Contudo, vamos para o outro aspecto: o grupo dos 20% maiores.

A gestão de escritório de contabilidade dos 20% maiores

Portanto, nós temos agora o seguinte…

Os 20% maiores escritórios de contabilidade do Brasil possuem: 

  • Uma receita média anual de R$ 3,526 milhões; 
  • Margem operacional ligeiramente superior de 35%; e um outro aspecto interessante é que 
  • Contam com o Livetime maior de 21 anos.

E por que isso acontece?

Você já percebeu que, na internet mesmo, você compra o negócio baratinho e, caso não goste, é fácil assinar outro? 

Ou até mesmo quando você compra no Dropbox, não gosta e assina o Google Drive… 

Portanto, o que é barato você troca mais rápido… 

Então como o ticket médio dos 20% maiores é R$ 1447 a preço de 2017, isso significa um valor de R$600 (dos escritórios menores), contra R$ 1500 (dos escritórios maiores), é três vezes mais do ticket médio.

Vicente Sevilha

Sua tese então é a que como o ticket médio é mais alto a troca é mais lenta?

Roberto Dias Duarte

Isso é fato!

Quanto maior o contrato, mais difícil é de você trocar esse contrato. 

O que acontece, o que eles têm de diferente, então?

Eles têm mais caixa para investir, com uma margem ainda ruim de 35%. 

Na média, quando você pega o resultado de 35% de R$ 3 milhões, é muito melhor do que 35% de R$ 300 mil, sobra mais caixa para investir em clientes.

Portanto, o valor total do lifetime value desses 20% maiores é de R$ 200 milhões, o que significa R$ 3,6 milhões por ano, em média.

Por quê? Porque tem o faturamento muito alto e o lifetime muito alto. – São 21 anos, é muita coisa!

Agora, é engraçado quando vamos analisar os detalhes! 

Por exemplo, temos um escritório que tem um faturamento, em média, de R$ 13 milhões ao mês – é 5 vezes mais do que os escritórios dos 20% maiores, é um outlier. 

Contudo, o lifetime dele é de apenas 7 anos, o que é um lifetime muito pequeno… 

Então, por mais que ele tenha um faturamento de R$ 13 milhões, o lifetime value total dele é de R$ 21 milhões, porque o custo operacional dele tem uma margem bruta de 26% – o que é muito pouco.

Vicente Sevilha

Então, neste caso, a solução para ele é melhorar o processo, aumentar a tecnologia e reduzir custo operacional.

Exemplo de negócio que soube otimizar a gestão de escritório de contabilidade

Roberto Dias Duarte

Podemos pegar outro caso que é sensacional…

46% de margem bruta! 

É um escritório que tem receita anual de R$ 9 milhões e tem um tempo de vida dos contratos que beira o absurdo, porque ele tem apenas cento e poucos clientes – o que significa que teve um aumento grande, uma vez que, em um ano, ele conseguiu captar 40 e poucos clientes gigantescos – tendo um lifetime de 97 anos! 

É até absurdo! 

Aliás, ele tem um time de recovery do custo de aquisição por cliente, ou seja, a recuperação do CAC é de um mês e meio. 

E qual é a estratégia que ele usou que é sensacional e vocês têm que usar também? 

Ele fez uma parceria com uma empresa de software e dessa forma consegue clientes fazendo um trabalho junto com essa empresa. 

Revelando o mistério: ele faz BPO Outsourcing usando um único software!

Sendo assim ele cresceu muito rapidamente e tem uma margem muito grande, apenas com aquele software, então é extraordinário! 

Portanto, invistam na turma de software que vocês vão se dar bem, esta é a minha mensagem final!

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