Traduzido e adaptado por Roberto Dias Duarte*
Três letrinhas estão provando que podem oferecer grandes benefícios às empresas de contabilidade na busca por maior automação de processos.
Digite RPA no Google
A automação de processos robóticos, mais conhecida como RPA, envolve software de programação para automatizar processos manuais em todos os aplicativos. O objetivo: reduzir o ônus de tarefas simples e repetitivas para os funcionários. O impacto potencial: grande.
A tecnologia ganhou mais atenção nos últimos anos, à medida que mais empresas buscam aumentar a eficiência e melhorar os fluxos de trabalho por meio da automação. Apesar disso, a adoção do RPA pela profissão permanece nos estágios iniciais, segundo especialistas.
“Quanto à adoção, acho que ainda é um pouco lento. Certamente, nas grandes empresas, parece que as pessoas estão caminhando nessa direção, e certamente integrar o RPA com outras tecnologias parece ser algo que faz sentido”, disse Andrew Spikes, acionista da Topeka, Kansas. Mize CPAs.
Gary Baumgartner, CIO da Armanino em San Ramon, Califórnia, acrescentou: “Acho que todo mundo concorda que está nos estágios iniciais de explorar o que o RPA traz para a mesa. Neste momento, estou excluindo as Big Four simplesmente por causa do volume de investimentos que eles têm disponíveis. Mas, em geral, acho que todos estão nos estágios iniciais. ”
O cenário de uso de RPA na contabilidade pode mudar em breve.
Um relatório de 2019 da consultoria Protiviti descobriu que as empresas, incluindo as da área contábil e financeira, planejam aumentar a aposta no RPA. De acordo com os resultados, 67% das organizações de serviços financeiros disseram que estão na fase de planejamento / implementação e 29% estão na fase de maturação / avançado. Mais da metade (53%) dos entrevistados disseram que esperam estar no estágio de maturação / avançado em dois anos.
RPA não está vindo para tirar o trabalho do contador
Vamos dar uma olhada no que é RPA e o que não é.
O RPA é implantado para automatizar o trabalho repetitivo e burocrático e melhorar o fluxo de trabalho. Ele não procura imitar a inteligência humana, como inteligência artificial, nem reunir novas idéias, como análises. E, assim como outras tecnologias emergentes, o RPA não foi projetado para substituir os funcionários, mas para aumentar suas funções e permitir que eles se concentrem no trabalho de maior valor.
Tomemos, por exemplo, o exemplo descrito por Baumgartner: “A maneira como vemos a RPA está fornecendo essa conexão com várias soluções. Ao alavancar a RPA, podemos atribuir trabalho a um trabalhador digital por meio de uma solução de gerenciamento de tarefas, recuperar informações do cliente, por exemplo, em nosso sistema de declaração de impostos, registrar a declaração de imposto preparada e informar a equipe quando o IRS (Internal Revenue Service, órgão equivalente à Receita Federal nos Estados Unidos) aceitar a restituição . Uma quantidade significativa de automação pode ser aplicada em uma transação de volume muito alto, como declaração de impostos ”, afirmou ele.
Conforme descrito no relatório da Protiviti, os maiores benefícios do RPA incluem aumento de produtividade, uma posição de mercado competitiva mais forte, maior satisfação do cliente e melhor qualidade.
Uma empresa que está vendo os benefícios do RPA em primeira mão é o Mize CPAs. “Realmente consideramos o RPA como uma maneira de remover alguns dos processos manuais de nível inferior que realizamos e permitir que nossa equipe possa trabalhar em itens de nível superior que agregam mais valor aos nossos clientes”, disse Spikes.
Um dos primeiros projetos, disse Spikes, era usar o RPA para recuperar faturas do site de um fornecedor usado por muitos de seus clientes e depois processar essas faturas através do software de pagamento de contas da empresa. “Uma tarefa que costumávamos fazer manualmente: mais de vinte e cinco pessoas por mês indo e retirando faturas, classificando-as e fazendo lançamentos contábeis. Ao mudar para a RPA, basicamente nos livramos de todo esse processo, mas também elevamos nosso processo ”, disse Spikes. “No passado, nossos clientes conseguiam analisar as despesas escrituradas com 30 dias. Agora, eles podem ver os detalhes de cada fatura por meio do nosso sistema imediatamente. Portanto, reduz algumas das questões relacionadas aos custos associados a esse fornecedor e, para nós, economizou provavelmente pouco mais de 2.500 horas de trabalho por ano. ”
Já faz um ano que o uso da RPA ganhou força no escritório Mize CPAs, que desenvolveram a tecnologia internamente. Hoje, existem mais projetos relacionados à RPA atualmente em andamento na empresa, disse Spikes. Entre os mais recentes, está um projeto para usar o RPA para automatizar a criação de pacotes de impostos para clientes, economizando tempo da equipe e agilizando a entrega de pacotes de impostos para clientes ao departamento tributário. Além disso, a Mize CPAs está atualmente trabalhando com seu departamento de TI interno para desenvolver soluções RPA para ajudar no trabalho mensal de preparação das demonstrações financeiras da empresa e na criação de conjuntos de índices de final de mês para os clientes.
“Então, atualmente temos cerca de cinco [projetos de RPA] em curso, com foco em redução de trabalho para o cliente. Temos também vários focados no trabalho internos. Um projeto interno envolve verificações de integridade em nossos servidores. Atualmente, temos funcionários que fazem isso, mas agora podemos realmente fazer com que os robôs façam o próprio monitoramento, além de monitorar e criar diferentes estruturas de arquivos para armazenamento de documentos ”, disse Spikes.
Spikes observou que atualmente a empresa economiza cerca de 3.200 horas por ano em tarefas cotidianas. Depois de concluir os demais projetos de RPA atualmente em andamento, espera economizar cerca de 7.500 horas por ano. É o tempo e a energia que a equipe pode redirecionar para um trabalho de maior valor.
Desafios e lições aprendidas
Apesar dos benefícios, a jornada para a RPA pode estar cheia de desafios. Segundo a Protiviti, os principais obstáculos à adoção do RPA incluem:
- Dificuldade para priorizar possíveis iniciativas de RPA (40%);
- Preocupações com segurança cibernética / privacidade de dados (40%);
- Altos custos de implementação (37%); e,
- Dificuldade em escalar as aplicações (37%).
Para superar esses obstáculos, a Protiviti destacou as lições aprendidas pelos mais avançados no uso do RPA. Esses incluem:
- Comece com processos simples de automatizar através do RPA;
- Torne os processos o mais eficientes possível antes de automatizá-los;
- Tenha planejamento e orçamento para manutenção contínua;
- Considere a escalabilidade do aplicativo e se ele pode suportar tecnologias avançadas de IA;
- Avalie antecipadamente quaisquer riscos de segurança cibernética e privacidade de dados associados ao aplicativo RPA planejado;
- Verifique se você está comprando o software RPA correto; e,
- Analise e acompanhe a relação custo-benefício de cada aplicativo RPA.
Para ajudar os executivos que desejam implementar essa inovação em seus negócios de contabilidade, além de alavancar os aprendizados internamente, a Armanino lançou recentemente seu AI Lab, que tem como objetivo adotar uma abordagem prática para integrar a IA no ambiente de trabalho diário usando três componentes principais : análise preditiva, RPA e assistentes virtuais. Ele fornece aos membros acesso a modelos de AI de prova de conceito prontos para implantar que podem ser modificados e personalizados de acordo com suas necessidades organizacionais específicas.
Mais tempo para serviços contábeis de alto valor
“Os serviços e o valor agregado que queremos oferecer aos nossos clientes finais também tentamos usar internamente em qualquer lugar que faça sentido. Hoje, nosso laboratório de IA está focado em democratizar a IA e a automação e torná-la acessível aos nossos clientes. Tudo deve ter o foco nos clientes, embora, novamente, desejemos aproveitar os aprendizados que estamos entregando aos clientes e também redirecioná-los para a organização e vice-versa ”, disse Baumgartner. “Especialmente importante é ajudar [clientes] a dimensionar um programa RPA corporativo. Ser capaz de passar de uma prova de conceito, para uma escala, para um modelo operacional mais maduro não é simples. ”
O AI Lab, por exemplo, ajuda os clientes a resolver problemas como selecionar um fornecedor, selecionar os casos de uso certos, configurar a plataforma tecnológica e desenvolver recursos internos de desenvolvimento. “No nosso caso, a equipe Armanino ajudou as empresas a superar esses obstáculos e fornecer suporte durante a jornada de RPA”, disse Baumgartner.
Ao discutir os benefícios do RPA, Baumgartner disse que vai muito além da economia de custos, embora esses possam certamente ser significativos. “Definitivamente aumenta a eficiência. Há também uma qualidade significativamente melhorada de entregas e a redução geral de erros relacionados a humanos “, disse ele, observando que” como construímos a integração entre vários sistemas pode ser maciçamente complementado por coisas como RPA “.
Daren Campbell, líder em inovação tributária das Américas na empresa Big Four EY, em Washington, D.C., disse que é importante olhar para a automação de forma holística e aproveitar as ferramentas certas para cada projeto específico. A EY aproveita o RPA em várias instâncias, como integrar novas contratações e automatizar atividades repetitivas de entrada de dados no back-end, bem como nos serviços ao cliente.
“A área número 1 em que as empresas parecem começar para automação ou uso de bots geralmente é a extração de faturas. … Principalmente relacionado a vendas e uso, onde as empresas precisam poder classificar faturas e audita-las para conformidade de processos. … Muitas empresas procuraram a RPA para fazer isso. Em relação às vendas vemos muitos que utilizaram RPA para gerenciar os processos e auditá-los”, disse Campbell. “Ganhamos muito ao conseguir extrair dados na origem – quando o cliente possui muitos sistemas ERP diferentes e precisam elaborar balancetes de avaliação de todos os sistemas ERP que serão sendo usados para provisão de impostos ou fins de conformidade tributária “.
Campbell acrescentou: “Nós o usamos interna e externamente em muitas reconciliações na comparação de relatórios do ano atual com os do ano anterior. Usaremos o RPA para reduzir os relatórios necessários. Muitas vezes, isso também é aplicado à integração de dados, mas os bots retiram as informações, as processam por meio de uma das ferramentas de integração de dados e, em seguida, o bot obtém os resultados, prepara a pasta de trabalho final e envia por e-mail para os revisores. […] Com isso, o humano no circuito é um elemento importante. ”
O futuro da RPA na contabilidade
A maioria dos profissionais de contabilidade concorda que a automação é a chave para o crescimento futuro. Mas, dado o aumento das interfaces de programação de aplicativos, a escolha entre RPA e APIs pode ser confusa. No entanto, conforme declarado em uma postagem no blog do fornecedor RPA UiPath, “Cada um tem vantagens e desvantagens. Em muitas situações, a resposta certa é uma estratégia híbrida que usa o RPA como a estrutura maior e integrações de API para funções específicas. ”
Campbell, da EY, observou o aumento das APIs, mas sustentou que o RPA ainda terá seu lugar como uma ferramenta crítica de automação. “No futuro próximo, haverá sistemas em que as APIs simplesmente não são possíveis. … Portanto, a utilização do RPA para poder interagir através do front end continuará sendo importante ”, afirmou ele.
Também reforça a posição da RPA, acrescentou, o fato de que as capacidades da RPA estão cada vez mais sendo trazidas para outras soluções. Ele citou como exemplos a SAP, que investiu na RPA para ajudar a automatizar processos repetitivos, e a recente aquisição da Softomotive pela Microsoft, fornecedora da RPA e criadora da WinAutomation.
Ao anunciar as notícias em maio, a Microsoft declarou: “Juntamente com o [Microsoft] Power Automate, o WinAutomation fornecerá aos clientes opções adicionais para criação de desktops RPA, para que qualquer pessoa possa criar um bot e automatizar tarefas baseadas no Windows”.
“Penso que cada vez mais veremos o RPA sendo incorporado como um recurso em outras ferramentas e produtos”, disse Campbell.
*Publicado originalmente em: https://www.accountingtoday.com/news/rpa-is-ready-for-its-close-up