Ganhe produtividade com Rituais Táticos de Resultados em Escritórios de Contabilidade

A tentação de seguir o caminho mais fácil está sempre presente. É tão fácil quanto ficar na cama de manhã e dormir até tarde. Mas a disciplina é fundamental para o sucesso final e a vitória de qualquer líder e de qualquer equipe. Jocko Willink

“A tentação de seguir o caminho mais fácil está sempre presente. É tão fácil quanto ficar na cama de manhã e dormir até tarde. Mas a disciplina é fundamental para o sucesso final e a vitória de qualquer líder e de qualquer equipe.”

Jocko Willink

A contabilidade estratégica no ambiente corporativo moderno é mais do que apenas uma prática rotineira, é uma ferramenta crucial para tomar decisões e definir diretrizes para o crescimento dos negócios. Uma das principais ferramentas neste processo é o ritual tático de resultados, um procedimento efetivo para avaliar o desempenho, identificar falhas e traçar planos de ação. Este artigo oferece um guia completo para a implementação desse ritual em escritórios de contabilidade, sugerindo ferramentas para tornar o processo mais eficiente.

1. Coleta de Dados das Métricas de Cada Setor

O primeiro passo para este processo é coletar dados sobre as métricas-chave de cada setor: contábil, fiscal e trabalhista. As métricas são indicadores numéricos que medem o desempenho de cada setor. Por exemplo, para o setor fiscal, um indicador vital seria o “percentual de obrigações entregues no prazo acordado com o cliente”. Se este número estiver abaixo do desejável (por exemplo, menos de 90%), indica que existem problemas que precisam ser resolvidos.

Software de contabilidade (OneFlow, Fortes, Keevo, SCI, Tron, por exemplo) , gestão de tarefas (G-Click, por exemplo) e ERP’s (Omie), podem ser usados para recolher esses dados. As métricas devem refletir o desempenho de cada setor, como o percentual de obrigações entregues no prazo acordado com o cliente no setor fiscal.

2. Apresentação dos Resultados Coletados

Após coletar os dados, o próximo passo é apresentá-los de maneira gráfica, mês a mês. Isso oferece uma visão clara do desempenho e identifica tendências ao longo do tempo. Gráficos de linha ou barras são eficazes para este fim, mostrando claramente como os resultados mudam mês após mês. Ferramentas como Microsoft Excel, Google Sheets ou Tableau podem ajudar.

3. Reunião Gerencial de Resultados Mensais

Em seguida, é realizada a reunião gerencial de resultados mensais presenciais ou remotas, utilizando plataformas de videoconferência como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Cada líder de setor apresenta seus resultados, fornecendo uma visão abrangente do desempenho de cada área.

4. Avaliação dos Resultados e Definição de Metas

Na reunião, a diretoria avalia os resultados e estabelece metas de melhoria, baseadas nos princípios SMART. Softwares de gestão de projetos como Asana, Trello ou Monday.com podem auxiliar no estabelecimento e no acompanhamento dessas metas.

5. Análise das Causas dos Resultados Indesejados

Após a reunião, cada líder analisa, com sua equipe, as causas dos resultados indesejados. Ferramentas de brainstorming e diagramação como MindMeister ou Lucidchart podem ser utilizadas para a criação de diagramas de causa e efeito (ou diagramas de Ishikawa), auxiliando na identificação das causas.

Por exemplo, no setor contábil, a pontualidade na entrega dos balancetes mensais pode ser uma métrica crucial. Estas situações exigem uma investigação profunda, e o uso das ferramentas apropriadas pode facilitar esse processo.

6. Elaboração do Plano de Ação

Depois de identificar as causas, o líder elabora um plano de ação. Ferramentas de gerenciamento de projetos como Jira, Asana ou Trello são ideais para a organização e acompanhamento do plano, pois permitem a atribuição de tarefas, definição de prazos e monitoramento do progresso.

7. Inclusão do Plano na Apresentação

Na reunião de resultados seguinte, o plano de ação deve ser incluído na apresentação, utilizando ferramentas como PowerPoint, Google Slides ou Canva. Isso permite que a equipe acompanhe o progresso das ações propostas.

8. Definição de um Propósito para Cada Setor

Por fim, é recomendado que cada líder estabeleça um propósito para seu setor, que esteja alinhado com o propósito do escritório de contabilidade. Ferramentas de colaboração como Miro ou Google Jamboard podem ser usadas para facilitar o brainstorming e ajudar as equipes a definir um propósito coeso.

Exemplos de métricas táticas

Departamento Fiscal:

  1. Total de CNPJs Atendidos por Mês: Mede a quantidade de clientes atendidos pelo departamento fiscal.
  2. Receita Total Processada pelo Departamento Fiscal por Mês: Representa o valor total da receita gerada pelos clientes atendidos pelo departamento fiscal.
  3. Total de Tributos Processados por Mês: O número total de declarações de impostos e outras obrigações tributárias processadas.
  4. Quantidade de Obrigações Fiscais Processadas por Mês: Mostra a quantidade total de obrigações fiscais processadas pelo departamento fiscal.
  5. Taxa de Obrigações Fiscais Processadas no Prazo por Mês: Representa a porcentagem de obrigações fiscais que foram processadas e submetidas dentro do prazo legal.
  6. Taxa de Obrigações Fiscais Processadas Fora do Prazo Legal por Mês: Esta é a porcentagem de obrigações fiscais que foram processadas e submetidas após o prazo legal.
  7. Custo Operacional do Departamento Fiscal por Mês: Mostra os custos totais associados à operação do departamento fiscal.
  8. Custo Médio por Obrigação Fiscal Processada por Mês: O custo médio para processar cada obrigação fiscal.
  9. Quantidade de Obrigações Fiscais Auditadas por Mês: O número de obrigações fiscais que foram submetidas a uma auditoria interna ou externa.
  10. Taxa de Erro em Obrigações Fiscais Auditadas por Mês: A porcentagem de obrigações fiscais auditadas que continham erros.

Departamento Trabalhista:

  1. Quantidade de Vidas Processadas na folha de pagamento por Mês: Mostra o número total de funcionários cujos salários e benefícios foram processados.
  2. Quantidade de Eventos Trabalhistas Processados por Mês: O número total de eventos trabalhistas processados, como contratações, demissões, licenças, entre outros.
  3. Volume Total de Salários e Benefícios Processados por Mês: A soma total de todos os salários e benefícios processados.
  4. Custo Total do Departamento de Processamento Trabalhista por Mês: Os custos totais associados à operação do departamento de processamento trabalhista.
  5. Custo Médio Operacional por Vida Processada por Mês: O custo médio para processar os salários e benefícios para cada colaborador.
  6. Taxa de Tarefas Trabalhistas Processadas no Prazo por Mês: Representa a porcentagem de tarefas trabalhistas que foram concluídas dentro do prazo.
  7. Taxa de Tarefas Trabalhistas Fora do Prazo Legal por Mês: A porcentagem de tarefas trabalhistas que foram concluídas após o prazo legal.
  8. Quantidade de Folhas de Pagamento Auditadas por Mês: O número de folhas de pagamento que foram submetidas a uma auditoria interna ou externa.
  9. Taxa de Erro em Folhas de Pagamento Auditadas por Mês: A porcentagem de folhas de pagamento auditadas que continham erros.

Departamento Contábil:

  1. Quantidade de CNPJs Atendidos pelo Setor Contábil por Mês: Mede a quantidade de clientes atendidos pelo departamento contábil.
  2. Quantidade de CNPJs que usam ERP por Mês: O número de clientes que utilizam algum tipo de sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP).
  3. Quantidade de CNPJs que Integram Informações com a Contabilidade por Mês: O número de clientes que integram seus sistemas financeiros e contábeis com o seu escritório de contabilidade.
  4. Quantidade de Balancetes Processados por Mês: O número total de balancetes preparados pelo departamento contábil.
  5. Quantidade Acumulada de Balancetes Não Entregues: O número total de balancetes que não foram entregues aos clientes no prazo acordado.
  6. Custo Operacional do Departamento Contábil por Mês: Mostra os custos totais associados à operação do departamento contábil.
  7. Custo Médio por Balancete Processado por Mês: O custo médio para processar cada balancete.
  8. Quantidade de Balancetes Auditados por Mês: O número de balancetes que foram submetidos a uma auditoria interna ou externa.
  9. Taxa de Erro em Balancetes Auditados por Mês: A porcentagem de balancetes auditados que continham erros.

Estas métricas táticas permitirão que você acompanhe o desempenho dos diferentes departamentos do seu escritório de contabilidade e identifique áreas onde podem ser feitas melhorias operacionais.

Conclusão

A adoção do ritual tático de resultados é, sem dúvida, um caminho inteligente para maximizar a eficiência e a produtividade em escritórios de contabilidade. Este artigo destacou as etapas deste ritual e como a integração de ferramentas específicas pode facilitar e aprimorar a implementação de cada uma dessas etapas. Desde a coleta de dados até a definição de um propósito para cada setor, há um conjunto de ferramentas que podem tornar o processo mais fácil, mais eficiente e, por fim, mais eficaz.

Contudo, é importante ressaltar que, embora as ferramentas certas possam facilitar a operacionalização do ritual, a transformação real vem do comprometimento da liderança e da equipe em melhorar continuamente. A capacidade de identificar problemas, analisá-los profundamente e agir com base nas descobertas é a chave para melhorar o desempenho.

Lembre-se: as ferramentas são úteis, mas são os processos bem definidos e a mentalidade de melhoria contínua que realmente levam a resultados tangíveis e duradouros. Assim, o mais importante é aprofundar a compreensão das etapas deste ritual, aplicá-las de forma consistente e estar sempre pronto para aprender e adaptar-se.

Portanto, comece hoje mesmo a implementar esse ritual tático de resultados em seu escritório de contabilidade. Faça uso das ferramentas sugeridas e veja como elas podem auxiliar você e sua equipe a alcançar metas e objetivos estratégicos, melhorando os processos e o desempenho do escritório. Desta forma, você não apenas aprimorará os serviços de contabilidade que oferece, mas também fortalecerá a reputação de seu escritório como um parceiro estratégico para seus clientes.