por Dr Amantha Imber*
Em 2018, descobri um meme que estava se tornando viral na Internet. Dizia:
“Você tem o mesmo número de horas no dia como Beyoncé.”
Duvido que alguém tenha se tornado mais produtivo ou alcançado mais sucesso como resultado dessas palavras, mas isso me fez pensar.
Os grandes empreendedores encaram seus dias e seu trabalho de maneira diferente da maioria das pessoas? Como eles se tornam tão eficientes e produtivos?
Para explorar essa questão, comecei a entrevistar vários músicos, artistas, empresários e líderes empresariais para meu podcast, How I Work .
Falei com eles sobre suas rotinas, rituais, práticas e truques de trabalho para entender como eles conseguem fazer muito mais (mesmo durante a pandemia) do que uma pessoa normal.
Quatro dicas se destacaram.
1) Reúna suas reuniões 🙂
Verificar e-mails em lote tornou-se uma dica de produtividade comum. A ideia é que você só olhe para sua caixa de entrada duas a três vezes por dia ou pause as notificações por um período de tempo para que possa se concentrar no trabalho sem distrações.
Reunir em lote, chamadas ou eventos virtuais pode ser igualmente eficaz.
Uma pesquisa da Ohio State University mostrou que, quando temos uma reunião nas próximas uma ou duas horas, temos 22% menos trabalho realizado em comparação com quando não temos nenhuma reunião próxima.
Pense nisso. O que você faz antes de uma ligação do Zoom com seu cliente?
Uma reunião de atualização da equipe virtual ou uma reunião individual com seu chefe?
Você provavelmente estará pensando no que vai dizer para o cliente, ou ensaiando algum tipo de apresentação.
É difícil concentrar-se quando você sabe que há uma grande interrupção nos próximos minutos.
O professor Adam Grant da Wharton me disse que encontrou uma maneira de contornar isso.
“Em um dia de aulas, eu mantenho todas as minhas horas de expediente no mesmo período” , disse ele. “Eu agendo um intervalo de cinco minutos entre cada um apenas para colocar o e-mail em dia e ter um tempo de segurança no caso de uma reunião se prolongar. Outros dias, não tenho reuniões e posso realmente me concentrar e ser produtivo.”
Considere a criação de regras em torno de sua própria programação. Se você estiver mais alerta no período da manhã, tente agendar suas tarefas e reuniões mais exigentes com antecedência, e deixe as tardes abertas para alguns horários de trabalho silenciosos.
2) Evite usar o mouse.
Um estudo da Brainscape descobriu que a maioria das pessoas perdem em média dois segundos por minuto de trabalho usando o mouse em vez dos atalhos do teclado. Que totaliza oito dias por ano!
Os benefícios de aprender atalhos de teclado podem ser enormes para sua produtividade.
Felizmente, a maioria dos softwares compartilha os mesmos atalhos, o que significa que quanto mais você aprende, mais rápido se torna.
“Quase nunca toco no mouse ” , disse-me Rahul Vohra, fundador do Superhuman (um software de e-mail que afirma oferecer a experiência de e-mail mais rápida do mundo).“E essa’uma regra que eu obedeço, não apenas na forma como construímos o Superhuman, mas em quase todos os softwares que uso ” , disse Vohra.
3) Evolua para um melhor comportamento cotidiano.
Matt Mullenweg, co-fundador do WordPress e da Automattic, me disse que pequenas evoluções comportamentais podem levar a grandes recompensas.
“Se o que está mais próximo da minha cama quando eu acordo for o Kindle e não o telefone, eu fico mais propenso a ler” , disse Mullenweg.“Mas se o telefone está em cima do Kindle fico mais propenso a olhar para o telefone.”
Em outras palavras, considere quais hábitos você deseja mudar e pense sobre como você pode alterar seu ambiente para influenciar esses comportamentos.
Por exemplo, você ‘Provavelmente já ouvi dizer que desligar o telefone ou colocá-lo no modo avião ajudará você a se concentrar mais no trabalho.
Da mesma forma, fazer pequenas altercações ao seu redor pode inspirá-lo a agir melhor e evitar em coisas que você naturalmente quer fazer.
Se você quiser ler mais, coloque uma pilha de livros em cada cômodo. Se você quiser cortar junk food, esconda seus doces e exponhas as maçãs na tigela de frutas para que, toda vez que você sentir vontade de comer algo, veja uma opção mais saudável primeiro.
Se você quiser verificar as mídias sociais com menos frequência, exclua ou descarregue esses aplicativos do seu telefone.
Se você quiser evitar verificar e-mails o dia todo, pause sua caixa de entrada para que você’não se distraia com cada nova notificação.
Captou a ideia?
4) Leia seu trabalho em voz alta.
Quer você goste ou não, somos todos escritores. Todos os dias, nosso sucesso no trabalho ou na escola é em parte determinado por quão bem podemos comunicar nossos pensamentos por e-mail, relatórios, projetos e talvez até artigos ou livros.
Se você é um estudante, por exemplo, grande parte do seu sucesso é definido por como você realiza o trabalho e pela comunicação clara e precisa.
Comunicar-se bem é ter metade da batalha ganha.
“Quase tudo o que escrevo importante, vou ler em voz alta ”, disse-me o autor do best-seller do New York Times, Dan Pink .“Para mim é um teste real se o que escrevi está excelente ou só razoável”.
Mesmo que seja demorado e trabalhoso, Pink diz que o processo o ajuda a redigir melhor sua escrita.
Ele sugere procurar palavras que são difíceis de ler e substituí-las por uma linguagem mais simples para que sua escrita seja mais fácil de digerir e entender.
Ler o trabalho em voz alta também permite uma revisão mais precisa .
Você pode identificar uma frase que não agrege valor ao conteúdo, além de encontrar o ritmo ideais para o seu trabalho.
Se você tropeçar nas próprias palavras enquanto lê, você saberá que não está funcionando bem.
E, se não está funcionando para você, gcertamente também não ficará bom outra pessoa, o que pode levar a uma falha de comunicação que acaba ocupando ainda mais o seu tempo para ser resolvida depois.
Embora possa parecer tedioso, ler meu trabalho em voz alta me ajuda a tornar minha escrita mais clara, concisa e, em última análise, mais impactante.
Conclusão
Ser produtivo não é fazer mais, mas fazer as coisas de maneira eficiente. A partir de agora, invista tempo nessas estratégias simples e faça pequenas mudanças para aproveitar melhor o seu dia.
*Dr Amantha Imber is the founder of behavioral science consultancy Inventium and the host of How I Work, a podcast about the habits and rituals of the world’s most successful people.
Traduzido e adptado de: https://hbr.org/2020/12/what-super-productive-people-do-differently