Se durante os períodos relativamente normais, embalados pelos altos e baixos da economia a boa comunicação faz muita diferença dentro de uma empresa, imagine em crises como a atual, deflagrada pela pandemia de COVID-19.

É justamente em momentos assim que o engajamento dos colaboradores deve se intensificar, e um dos meios mais eficazes para isto é a boa qualidade do fluxo interno de informações.

Isto requer, sem dúvida, que os gestores não se limitem às reuniões a portas fechadas ou lives de acesso restrito, verdadeiros criadouros de boatos e teorias conspiratórias na chamada Rádio Peão.

Em contrapartida, sabendo realmente o que se passa e qual o seu próprio papel para a superação destes tempos difíceis, cada colaborador pode realmente dar o melhor de si e, desta forma, continuar remando a favor da maré, apesar das águas revoltas.

Também é num ambiente assim, permeado pela transparência e a manutenção de um canal de comunicação permanente, que surge terreno fértil às sugestões da equipe para atenuar as dificuldades gerais.

A exemplo do ocorrido em épocas normais, prover uma comunicação interna eficaz no seu escritório contábil mantém em alta a noção de pertencimento e o orgulho do time em vestir a camisa da casa, desta vez para virar o jogo.

Mais ainda que nas épocas de calmaria, é preciso agora apresentar resultados, pedir sugestões, ser transparente e incentivar o trabalho em equipe, atitudes pródigas em fazer empresas crescerem e, certamente, não sucumbir em crises como a atual.

Estas são algumas das posturas capazes de levar pessoas a elogiar seu emprego, colegas e os resultados colecionados pela organização onde atua.

Isto ocorre em função da maior integração dos colaboradores, o melhor entendimento das metas da empresa, aspectos valiosos para que os mais diversos projetos sejam bem-sucedidos.

Como remar para o mesmo lado, se no barco cada um tem um destino?

Não se trata apenas de senso-comum. Esta tese já foi comprovada por trabalhos científicos como o realizado por Elaine Bez Birolo.

No trabalho de conclusão do curso de Secretariado Executivo, na Universidade do Extremo Sul Catarinense, ela abordou o processo de comunicação interna de uma empresa do ramo alimentício em Jacinto Machado, interior do Estado.

Lá, a estudiosa constatou que apenas 22% dos funcionários compreendiam por completo as mensagens recebidas da direção, o que realça com toda a intensidade a importância da clareza e assertividade naquilo que se transmite à equipe.

As consequências de uma comunicação deficiente nestes pontos elementares incluem um preocupante desalinhamento entre os objetivos da organização e o comportamento dos seus Recursos Humanos, que além de desmotivados, ficam bem mais sujeitos a erro e retrabalho.

Mas como posso melhorar resultados?

Na visão da especialista em comunicação corporativa Margarida Kunsch, professora titular e pesquisadora da Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo (ECA-USP), o melhor caminho é envolver todas as áreas da organização no processo.

Boas práticas de comunicação interna, segundo ela, invariavelmente têm reflexos positivos também fora da empresa, melhorando com isto sua imagem junto a clientes, fornecedores e ao mercado de uma forma geral.

Por exemplo: a preocupação demonstrada com os funcionários e sua instrução repercute de forma altamente positiva em todo o ecossistema ao qual a empresa pertence.

E o primeiro mandamento, na opinião de praticamente todos os estudiosos do assunto, é a clara divulgação dos valores da empresa, bem como de seus objetivos, e não apenas os de curto prazo.

Para um bom aproveitamento dessas ações é igualmente fundamental saber muito bem o perfil da persona, isto é, com quem exatamente estamos nos comunicando.

E ainda, deixar clara a importância de todos nesta escalada, independentemente da função exercida.

Obter o feedback após cada uma dessas ações também vale a pena, possivelmente por intermédio de breves entrevistas para aferir o êxito ou a necessidade de reparos na iniciativa.

Na segunda hipótese, podem-se corrigir rumos antes que uma eventual falha de comunicação tenha seus efeitos ampliados, muitas vezes sem volta.

O que evitar a todo custo

Agora que você já sabe alguns dos passos principais para manter uma boa comunicação interna em “tempos de paz ou guerra” atente para alguns erros comuns neste campo.

Menos burocracia    

Poucas coisas distanciam mais os colaboradores uns dos outros do que processos excessivamente burocráticos.

Acaba-se perdendo um tempo precioso em labirintos de instruções e procedimentos, até mesmo no momento luminoso em que se detecta algo passível de ser melhorado nas rotinas diárias,

Principalmente, se o colaborador tiver de preencher formulários, falar com várias pessoas, mandar outros tantos e-mails até ver sua crítica ou sugestão chegar aos ouvidos certos.

Linguagem direta

Tão importante quanto simplificar a forma de tocar o serviço diário é falar com os colaboradores de maneira clara e direta, sem pedantismos ou conteúdos que requeiram uma segunda explicação.

Afinal, o objetivo de toda comunicação é atingir, de forma eficaz, o maior número possível de pessoas, e isto só se consegue por meio de palavras que não as obriguem a pegar um dicionário a cada mensagem recebida.

Além de impróprio, este procedimento pode acabar se constituindo numa forma velada de discriminação, privilegiando os funcionários mais graduados.

Cabeça fria

Até mesmo o mais inofensivo e-mail, post ou mensagem de WhatsApp pode assumir um efeito devastador, se enviado no calor das emoções.

Está certo que todos se encontram com os ânimos alterados, neste segundo ano de pandemia, mas o momento requer a máxima sobriedade em todas as modalidades de comunicação com a equipe.

Manifestações emitidas por impulso constituem campo fértil para desentendimentos, desmotivação e – não raro – ações na Justiça do Trabalho.

Portanto, muita calma nessa hora, vamos juntos sair desta.

Multimídia

Comunicar-se bem pode ser comparado a uma guerra, com várias batalhas diárias até que se obtenha a vitória final, ou seja, os resultados pretendidos.

Então, não economize munição nesta hora, pois vale a pena atuar em todas as áreas onde sua empresa está aparelhada.

Isto significa lembrar-se do jornal mural exposto no refeitório, na newsletter enviada por e-mail, no clipping distribuído por WhatsApp, nos vídeos enriquecidos com a linguagem corporal de seus apresentadores, e assim por diante.

Agora sim, você e seu escritório de contabilidade têm tudo para prosseguir no caminho certo em que já se encontra.

Ou então, descobrir alternativas para tornar sua comunicação interna melhor ainda

Mãos à obra!