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O trabalho do profissional em um escritório de contabilidade pode ser repetitivo, maçante e burocrático. Ao lidar com documentos, atas, tabelas e outros arquivos, sejam eles digitais ou impressos, o contador utiliza um tempo que poderia ser usado de maneira mais estratégica.
Por isso, vamos falar hoje sobre a automatização de processos na otimização de tempo dos colaboradores de escritório de contabilidade. Se você está interessado neste assunto, acompanhe conosco!
A tecnologia a serviço da eficiência de sua empresa
A tecnologia tem sido aliada de milhões de empresas no mundo todo, de diferentes áreas de atuação, com escopos diversos e portes do micro ao mega.Ela também tem sido uma importante ferramenta para os escritórios de contabilidade terem menos custos, mais eficiência e melhores resultados.
Como um trabalho essencialmente presencial e documental, a contabilidade gera uma carga imensa de informações que precisam ser sistematizadas, organizadas, disponibilizadas, publicadas e hierarquizadas. A lida manual com todos esses dados custa tempo e pode ocupar boa parte da jornada diária de um profissional de contabilidade, prejudicando a eficiência do escritório.
Contudo, escritórios de contabilidade não são apenas empresas burocratas. Há muita inteligência de negócio, estratégia, planejamento financeiro e outras ações que exigem uma inteligência estritamente humana, cognição, poder de decisão, experiência e até mesmo um grau de subjetividade que não podem ser replicados por máquinas – pelo menos até agora.
Mas como os colaboradores de seu escritório de contabilidade terão o poder de ação e decisão se estão presos para lidarem com uma tonelada de tabelas, ofícios, atas, documentos fiscais e outros arquivos? Deixar o trabalho burocrático e repetitivo para um humano fazer em um escritório de contabilidade significa jogar dinheiro fora e desperdiçar o tempo dos seus funcionários, especialmente os que tenham maior grau hierárquico.
A automatização do seu escritório de contabilidade pode ser mais simples do que se imagina. O primeiro passo é selecionar um software de gestão especializada na administração de escritórios contábeis. Prefira aplicativos de empresas que você conhece e confia, com certificações de segurança, dados criptografados e constante processo de inovação em soluções.
Esses programas costumam ser comercializados no formato Saas – Software As a Service: a sua empresa pode ou não pagar uma taxa de implementação/migração e depois paga taxas mensais para a manutenção do sistema no escritório. Normalmente, o valor é calculado de acordo com a quantidade de colaboradores que a empresa possui.
Com dados na nuvem, esses programas oferecem uma sólida segurança de dados, não comprometem a estrutura informacional de seu escritório, porque utilizam servidores hospedeiros on-line, além de permitir que os colaboradores trabalhem de qualquer lugar que possua acesso a internet. Em tempos de popularização do home office, juntar automatização e teletrabalho pode ser uma boa combinação.
Como exatamente a automatização otimiza o tempo dos seus colaboradores?
Os softwares de gestão para escritórios de contabilidade acompanham as exigências legais e estão em constante inovação para que assim possam atender as demandas dinâmicas deste mercado. Uma das prioridades desses aplicativos é a otimização do tempo e do trabalho dos colaboradores, e isso acontece principalmente das seguintes maneiras:
Organização de processos de gestão
A automatização dos escritórios contábeis promove uma maior organização dos processos gerenciais dos colaboradores sem que seja necessária uma intervenção humana para isso. À medida que os colaboradores realizam suas tarefas, os sistemas atualizam automaticamente os status das ações, permitindo aos funcionários desempenhar novas atividades no mínimo de tempo.
Sendo assim, o escritório tem maior controle das tabelas dos clientes, em tempo real. Você, gestor ou proprietário, tem uma visão ampla e atualizada do que cada colaborador está fazendo, para qual cliente, qual o prazo para terminar e se há objeções ou obstáculos que precisam ser superados para a conclusão da ação.
Com essa organização, os colaboradores podem trabalhar de maneira mais autônoma, sem depender das ordens dos líderes diretos ou de coordenadores de setor, realizando balancetes, notas fiscais e outras atividades de forma digital em tempo recorde.
Menos riscos de perda e extravio de dados
Um problema recorrente no trabalho de escritórios de contabilidade pouco ou não-automatizados é a perda e o extravio de informações e documentos. Como muitos destes arquivos têm validade legal, a perda de um documento de cliente ou até mesmo um memorando interno do escritório pode representar uma dor de cabeça, prejuízo ou retrabalho.
Os sistemas de automatização para escritórios de contabilidade evitam esses erros ao promover uma transmissão unificada das informações. Além disso, permite acesso dos dados apenas aos colaboradores autorizados e seus gestores, de forma que o trabalho com estes documentos seja mais seguro e assertivo.
Menos erros de execução na rotina do trabalho
Atividades burocráticas e repetitivas, além de manter o seu colaborador ocupado por muito tempo, também o induz a cometer erros involuntários. Isso é muito comum, por exemplo, quando o funcionário está preenchendo uma planilha manualmente, adicionando cada um dos dados e aplicando as fórmulas no Excel.
Imagina uma coluna de 100 células na qual é preciso fazer uma Soma ou Média. Se apenas uma destas cédulas for digitada incorretamente, a equação já terá alterações no resultado que podem prejudicar o seu trabalho. Se ele for verificar a conta para fazer uma prova real, levará o dobro do tempo.
Os softwares de automação têm como uma das suas principais funções realizar o preenchimento automatizado de tabelas, planilhas, documentos, notas e balancetes. Atendendo aos parâmetros pré-definidos e arquivos já registrados, ele faz todas essas ações em frações de segundo, mantendo um registro atualizado para que o colaborador veja o que foi feito, caso queira verificar.
Relatórios e indicadores
A otimização promovida por softwares dessa natureza não se manifesta apenas sobre o trabalho do colaborador, mas também sobre a própria gestão de Recursos Humanos. Com a automação, o software gera relatórios e indicadores sobre o desempenho dos colaboradores. Isso permite às lideranças entender melhor as forças e fraquezas de cada funcionário.
Diante disso, podem tomar as ações necessárias, como uma promoção, uma advertência, uma capacitação ou o desligamento.
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